project manager protocole et missions de service (AWEX & WBI) (m/f/x)
Envie de contribuer au rayonnement international de la wallonie et de la fédération wallonie-bruxelles ?
L’agence wallonne à l'exportation et aux investissement étrangers (awex) et wallonie-bruxelles international (wbi) travaillent en étroite synergie pour soutenir le développement international de leurs publics. Placées sous une gouvernance commune assurée par madame pascale delcomminette, les deux institutions recrutent actuellement deux project manager protocole et missions de service, l’un.e pour l’awex et l’autre pour wbi.
2 Place Sainctelette, 1080 Bruxelles
Le poste prévoit, en moyenne 2 à 4 déplacements par an à l'étranger (UE et hors UE) auxquels peuvent s’ajouter des missions ponctuelles.
Le Project Manager Missions de services et Protocole aura pour activités principales de :
- Gérer des missions complexes d’organisation d’actions/d’événements en bonne coordination avec les différents services (en Belgique et à l’étranger) et autres partenaires belges/wallons ou étrangers ;
- Gérer les aspects logistiques des Missions Princières / Royales, Visites d’Etat, et autres retours en Belgique du personnel expatrié ;
- Gérer, en synergie avec l'autre administration, le protocole des évènements AWEX-WBI qui le nécessitent.
- Coordonner, sous la tutelle du Directeur de service, une équipe d'agents du protocole et des missions.
À L'AWEX
La Direction Salons, événements et protocole (Direction SEP) est en charge de la mise en œuvre logistique et organisationnelle des actions (dont les salons, colloques, invitations d’acheteurs, événements divers) pour les partenaires et les clients de l'AWEX, en Belgique et à l'étranger afin de leur donner, et ainsi à la Wallonie dans son ensemble, la meilleure visibilité possible au travers des salons et événements.
La Direction SEP se charge aussi du protocole lié à ces actions ou à toute rencontre nécessitant un service protocolaire (accueil d’Ambassadeurs, Ministres et Ministres-Présidents, officiels, … lors d’événements, de Missions Princières / Royales et de Visites d’Etats, ...). Elle est également responsable des réservations de transport, logements et salles de séminaires/colloques liées à ces actions via sa cellule "Missions de service".
Le poste à pourvoir sera rattaché à la partie protocole et missions de service.
à Wbi
Le service Protocole et Missions de WBI est en charge d'une part du protocole lié aux activités de WBI ou à toute rencontre nécessitant un service protocolaire (accueil d’Ambassadeurs, Ministres et Ministres-Présidents, officiels, … lors d’événements, de Missions Royales et de Visites d’Etats, ...). Il est également responsable de la mise en œuvre logistique et organisationnelle des événements divers et des missions ministérielles, expositions universelles, missions 360, missions sectorielles, Missions Royales, Visites d’Etat (pour compte de WBI et conjointement avec l’AWEX et leurs opérateurs et clients), ... . Le service a également pour tâches les réservations de transport, logements et salles de séminaires/colloques liées à ces événements. Il travaille en étroite collaboration et en synergie avec le service protocole et missions de service de la Direction Salons, événements et protocole de son administration-sœur qu’est l’AWEX.
D'autre part, ce service est également en charge de la gestion des missions (réservation de logement/ transport / reddition des comptes) des agents WBI / experts / FWB / RW voyageant grâce au support de WBI.
Que fait un project manager protocole et missions de service à l’awex / à wbi ?
Être Project Manager Protocole Et Missions De Service Implique, Dépendamment Des Missions/actions/évènements Les Tâches Suivantes
- Collaborer en bonne intelligence avec les acteurs internes et externes concernés, que cela soit avec l'AWEX, WBI, des prestataires de service ou des services publics partenaires;
- Coordonner l’organisation des aspects protocolaires en ce compris assurer les accueils protocolaires ;
- Assurer les aspects logistiques liés aux déplacements des différents participants dans le cadre des actions de l'AWEX et/ou de WBI ;
- Identifier les besoins des voyageurs ;
- Demander et analyser des devis pour les transports, hébergements et salles de séminaires et effectuer les réservations ;
- Gérer des locations de véhicules ;
- Gérer des déplacements des officiels ;
- Utiliser des outils spécifiques de réservation et d’organisation en ligne mis à la disposition de la Direction Salons, Evénements et Protocole ;
- Assurer les contacts d’ordre logistique avec les opérateurs (entreprises, partenaires, décideurs/investisseurs, journalistes, membres académiques, etc.) ;
- Participer au suivi budgétaire des actions (suivi au sein du logiciel comptable et réalisation des bons de commandes) ;
- Effectuer la mise en concurrence des différents prestataires dans le cadre de marchés publics relatifs à l’organisation de missions (locations de véhicules, déplacements, logements, etc.) ;
- Gérer, préparer et assurer de la manutention des valises diplomatiques et du matériel protocolaire.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la fonction :
Opportunités de carrière : Project Manager Protocole et Missions de service (AWEX & WBI) (698)
Votre Poste Implique
- Un port de charge et des sessions debout
- D’être flexible au niveau des horaires La fonction implique en effet des prestations en soirée et occasionnellement le weekend (ces prestations seront compensées).
- D’être disposé à se déplacer à l’étranger
Diplôme requis à la date limite d’inscription
La fonction est accessible aux titulaires d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court (niveau bachelier) obtenu en Belgique et reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles ou d'un titre de formation reconnu équivalent par l'autorité compétente. Cette condition doit être remplie au plus tard à la date d'entrée en fonction. Les candidats titulaires d'un diplôme obtenu à l'étranger doivent disposer, à cette même date, de la décision d'équivalence correspondante délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles. À défaut, un document prouvant que la demande est en cours fera l'affaire le temps de la procédure de recrutement. La condition de l'équivalence de votre diplôme doit être remplie au plus tard à la date d'entrée en fonction, sous peine de nullité ;
Vous êtes étudiant en dernière année de l’année académique 2025-2026 ?
Vous pouvez participer sous réserve. Si vous êtes lauréat de la sélection, vous ne pourrez entrer en service que si vous avez obtenu le diplôme requis dans une des filières précitées.
Compétences techniques
- ORGANISATION D’EVENEMENTS : Disposer d'expérience en organisation d’événements (gestion des inscriptions, gestion des déplacements, gestion des commandes techniques des salles et du catering notamment) ;
- GESTION DES RESERVATIONS : Avoir de l'expérience en gestion de réservation de transports et d’hôtels (connaissance des logiciels de réservation de voyages est un plus), connaissance des particularités liées au monde aérien (codes IATA, fonctionnement des classes d’avion) ;
- PROTOCOLE : Si possible, avoir de l'expérience en protocole (gestion des aspects protocolaires lors d’événements – à caractère administratif, public) et d’accueil de délégations ;
- GESTION DE PROJETS : Identifier les acteurs, les outils méthodologiques, les ressources nécessaires et les risques potentiels inhérents à un projet, le mettre en œuvre et en gérer les différentes phases de vie
- LANGUES : Disposer d'excellentes connaissances en anglais et être en mesure de comprendre le néerlandais lors de réunions bilingues. Toute autre langue supplémentaire est un atout ;
- INFORMATIQUE : Utiliser les fonctionnalités avancées d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation et messagerie électronique)
Compétences comportementales
- GESTION DU STRESS : Demeurer efficace en situation de stress en conservant sa capacité à prendre des décisions réfléchies et en maîtrisant ses émotions
- ADAPTABILITÉ : Ajuster sa méthode de travail à l’évolution des circonstances et des exigences de la situation
- ORIENTATION CLIENT : Faire preuve de sens commercial et mettre en priorité la maximisation de la satisfaction et de l’expérience des clients externes et internes
- POLYVALENCE : Passer aisément d’une activité et/ou d’un projet à un autre en fonction des besoins du service
- PLANIFICATION DU TRAVAIL : Organiser son travail en tenant compte des délais et des priorités
- RIGUEUR : Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision
- COORDINATION DU TRAVAIL : Coordonner et répartir le travail en étant attentif aux capacités et aux compétences de chacun
Conditions d’accès au poste
- Être de bonne conduite et de bonne moralité
- Posséder les aptitudes requises pour la fonction.
Pour Être Recevables, Les Actes De Candidature Doivent
- répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
- être adressés pour le 08-10-26 au plus tard via le formulaire en ligne Opportunités de carrière : Project Manager Protocole et Missions de service (AWEX & WBI) (698)
- comprendre :
- un CV à jour,
- une lettre de motivation spécifique à la fonction,
- une copie du diplôme requis pour la fonction (ou de l’attestation d’équivalence),
Ultérieurement, un extrait du casier judiciaire sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).
Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des CV. La procédure de sélection comportera plusieurs épreuves successives.
Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :
Selon Les Dispositions De L’article 4 De L’arrêté Du Gouvernement Wallon Du 18.12.2003 Relatif Aux Conditions D’engagement Et à La Situation Administrative Et Pécuniaire Des Membres Du Personnel Contractuel, Les Personnes à Engager Par Contrat De Travail Doivent Satisfaire Aux Conditions Suivantes
- Jouir des droits civils et politiques ;
- Satisfaire aux lois sur la milice ;
- Justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;
- Être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;
- Être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.
Certificat De Milice
Le certificat de milice ne sera pas exigé.
Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique :
Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles .
Connaissance De La Langue Française
Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.
A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par
Travaillerpour.be. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement.
Pour vous inscrire à un examen linguistique, vous devez vous rendre dans votre compte en ligne et choisir la rubrique « Tests linguistiques ». Le système informatique vous demandera le type de tests concerné et vous proposera des dates d’inscription.
En cas d’urgence, vous pouvez contacter la cellule des tests linguistiques de Travaillerpour.BE via le mail
[email protected] ou par téléphone au +32 2 740 74 74 pour demander à réaliser ces tests plus rapidement.
Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Travaillerpour.be .
Titres De Séjour Et De Travail
Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail.
Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie .
Nous vous informons par ailleurs que cette fonction ne permet pas l’octroi d’un permis de travail, car il ne s’agit ni d’une fonction en pénurie , ni d’une fonction hautement qualifiée.
Toutefois, Dans Tous Les Cas, Vous Êtes Dispensé D’obtenir Un Permis De Travail Si Vous Êtes Dans L’une Des Situations Suivantes
- ressortissant de l’Espace Économique Européen (EEE) ou de Suisse, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique ;
- ressortissant britannique, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique, résidents en Belgique avant le 1er janvier 2021 et bénéficiaires de l’accord de retrait ;
- admis au séjour illimité (vous êtes en possession d’une carte d’identité d’une durée de 5 ou 10 ans) ;
- réfugié reconnu ;
- demandeur d’asile ;
- étudiant étranger résidant en Belgique et effectuant ses études en Belgique (max 20 heures de travail par semaine) ;
- étranger dont la demande de regroupement familial a été acceptée, ainsi que pendant les procédures de demande ou de recours en matière de regroupement familial.
Nous vous proposons un contrat à durée indéterminée.
POUR L’AWEX
- Vous bénéficierez du barème B3/1 (à partir de 3.336,30 € mensuel brut indexé) , (sans année d’ancienneté).
POUR WBI
- Vous bénéficierez du barème B3 (à partir de 2.916,35€ mensuel brut indexé)(sans année d’ancienneté).
avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte). Ces éléments sont non négociables.
Au terme de la procédure de sélection, une réserve de lauréats sera constituée (validité un an).
Les membres du personnel bénéficient des avantages suivants :
- Titres-repas de 6,60€ par jour de prestation ;
- Pécule de vacances et allocation de fin d'année ;
- Indemnité annuelle d'environ 1270€ (liée au protocole - à justifier sur base d’achats de vêtements) ;
- 27 jours de congés annuels dès l'engagement (proratisés en fonction de la date d'arrivée) ;
- Horaire variable avec pot de récupérations en cas de prestations supplémentaires ;
- Possibilité d'aménagement des prestations en télétravail (10j. max pour 4 semaines) en fonction des priorités du service (auxquels peuvent s'ajouter 10 jours de télétravail occasionnel par an, toujours en fonction des priorités du service) ;
- Gratuité de l'abonnement de transports en commun pour le trajet domicile–lieu de travail ;
- Remboursement total ou forfaitaire des km effectués et/ou des titres de transport non couverts par l'abonnement pour déplacements professionnels ;
- Ordinateur et téléphone de fonction ;
- Nombreuses possibilités de formations ;
- Avantages et réductions octroyés grâce à l'intervention du Service Social ;
- Gratuité de l'assurance hospitalisation de base.
Calculer votre salaire
Concernant la fonction et la procédure de sélection :
La Wallonie mène une gestion active de la diversité en garantissant l’égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats.
Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l’égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d’outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap… ne jouent aucun rôle dans l’évaluation de vos compétences.
Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité.
Toutes les fonctions s’adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.
Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?
Votre candidature peut être posée selon les modalités habituelles aux examens de recrutement organisés par les différents services publics. Toutefois, pour les examens organisés par l’AVIQ, des dispositions particulières, d’ordre pratique ou matériel, peuvent être prises pour tenir compte de votre handicap.
Type d'emploi : Contractuel (personnel engagé après une sélection au sein de l'administration concernée)
Type de contrat : Contrat à durée indéterminée
Date de clôture : 08/10/2026
Nombre de postes : 2
Région : Bruxelles
Lieu de travail : Bruxelles
Référence de l'offre : 698
Niveau de diplôme : NIVEAU B (niveau graduat - baccalauréat)
Employeur : Agence wallonne à l'Exportation et aux Investissements étrangers (AWEX)
Famille de fonction : Gestion
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