TITRE DE L'EMPLOI : Technicien·ne, Comptes créditeurs
STATUT DE L'EMPLOI : Poste temporaire de 6 mois
DÉPARTEMENT: Accounts Payable
LIEU DE TRAVAIL : Montréal
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CE QUE VOUS FEREZ
Le ou la technicien·ne des comptes créditeurs est responsable d’assurer le bon fonctionnement du système de paiements en gérant les flux de trésorerie et en effectuant les paiements aux fournisseurs de manière exacte, efficace, ponctuelle et conforme aux échéances.
Cette personne doit s'assurer que tous les paiements sont effectués conformément aux contrats saisis dans Hotelex par Vacances Air Canada. Elle est aussi responsable du calcul et de l’analyse de toutes les marges dans le cadre de la clôture de fin de mois. Le ou la technicien·ne des comptes créditeurs aura un impact quotidien sur les transactions financières, en assurant un suivi rigoureux des paiements et en maintenant de bonnes relations avec nos partenaires d'affaires.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
- Examiner rigoureusement les factures et vérifier la documentation avant tout paiement
- Calculer, vérifier, rapprocher et comptabiliser les factures dans le système comptable, tout en s’assurant que les paiements soient effectués selon les contrats et échéances
- Valider les paiements de primes de réservation hâtive et en assurer le traitement en temps opportun
- Vérifier et valider tous les contrats terrestres afin d'assurer l’exactitude des paiements
- Vérifier les informations de paiement des « partenaires d'affaires » pour assurer leur exactitude
- Veiller à ce que les frais soient correctement imputés dans le grand livre général
- Vérifier toutes les modifications d’hôtels et de programmes internes, et ajuster les paiements ou crédits en conséquence
- Ajuster les paiements selon les rapports de départ en cas d’absence ou d’annulation
- Effectuer des analyses et des rapprochements hebdomadaires des comptes
- Analyser les marges et corriger les erreurs avant la fin de mois
- Réviser les paiements des mois précédents, détecter les erreurs et effectuer les ajustements ou crédits nécessaires
- Vérifier que les taxes de vente sont correctement appliquées sur les factures concernées
- Effectuer l’analyse mensuelle rigoureuse des réservations complétées pour calculer les coûts produits
- Préparer et rapprocher les rapports de fin de mois pour tous les codes GL, le nombre de passagers et les dates de départ; transmettre les écarts à l’équipe des comptes clients
- Agir comme personne-ressource pour toutes les demandes internes et externes liées aux fournisseurs
- Rapprocher les états de compte créditeurs pour assurer l'exactitude des paiements
- Veiller à la récupération en temps opportun des contributions liées aux brochures
- Signaler toute anomalie aux superviseur·es
- Atteindre les objectifs mesurables définis avec le superviseur, permettant l'amélioration des processus et du service à la clientèle
- Traiter les demandes quotidiennes reçues dans la boîte courriel des comptes fournisseurs
- Créer les dossiers et assurer l’archivage électronique de tous les documents reçus
- Gérer les dossiers de groupes : rapprochement, validation des paiements selon les soumissions et contrats, analyse de fin de mois et finalisation du coût produit
- Assister les superviseur·es et les cadres financiers au besoin
- Appuyer l’entreprise dans l’optimisation de ses transactions financières et de ses systèmes
- Renforcer et entretenir des relations solides avec les fournisseurs par des paiements effectués dans les délais et des réponses rapides aux courriels
- Contribuer à l'amélioration continue et à la rationalisation du processus des comptes fournisseurs
- Faire preuve d’intégrité et de confidentialité dans l’application des règlements financiers
- Produire des analyses ponctuelles et accomplir toute autre tâche connexe demandée par la direction
CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES:
- Diplôme d’études collégiales en comptabilité ou dans un domaine connexe
- Minimum de deux (2) années d’expérience dans un service des comptes fournisseurs ou expérience équivalente
- Parfaitement bilingue (français et anglais)
- Excellentes aptitudes en organisation, en résolution de problèmes et en gestion des priorités
- Connaissance des principes de la comptabilité générale
- Maîtrise des outils informatiques, notamment Excel, Word et la suite Microsoft Office
- Une connaissance de l’industrie du voyage constitue un atout
- Capacité à travailler sous pression
- Esprit d’équipe et capacité à contribuer à l’atteinte des objectifs du département
- Faire preuve d’initiative et de flexibilité
- Faire preuve de bon jugement
- Excellentes aptitudes en communication et en analyse
- Capacité à travailler selon les priorités et à respecter les échéanciers
- Aptitude à gérer des situations complexes et à résoudre les problèmes rapidement et efficacement
- Capacité à travailler de façon autonome
- Bonne capacité à collaborer efficacement avec les membres de l’équipe
- Capacité à anticiper les besoins et à faire preuve d’initiative
