Besoin :
Commis sénior - liste de rappel
Tâches et responsabilités :
Recevoir les communications téléphoniques ou écrites du personnel, des personnes gestionnaires ou des services relativement aux absences ou aux modifications des besoins en effectifs;
Expliquer les procédures applicables selon les différents types d'absence et évaluer la possibilité de remplacer les personnes absentes en fonction des quotas établis;
Effectuer les remplacements à la pièce et répartir le temps supplémentaire conformément aux procédures établies et en fonction des disponibilités du personnel,
Affecter le personnel technicien ambulancier aux événements spéciaux et aux transports de longue distance, et saisir toute autre donnée nécessaire à l'établissement de l'horaire;
Recevoir les demandes d'échanges d'horaires, effectuer les vérifications de la demande, en fonction des règles de fonctionnement et saisir l'échange s'il y a lieu;
Convoquer les membres du personnel aux activités de formation;
Recevoir les appels téléphoniques, répondre aux demandes de renseignements et transmettre les appels ou les messages aux personnes concernées;
Recevoir, vérifier et saisir les disponibilités du personnel inscrit sur la liste de rappel;
Assurer l'impression des documents informatisés nécessaires au bon fonctionnement du service;
Effectuer le classement de l'ensemble des documents du service des horaires et transmettre diverses informations aux personnes concernées;
Informer lorsqu'il y a perte ou prolongation d'assignation et effectuer les conciliations nécessaires lors de retour progressif;
Effectuer les remplacements à long terme ainsi que ceux liés aux vacances par le personnel inscrit sur la liste de rappel, selon les disponibilités exprimées et les dispositions de la convention collective;
Effectuer la confection des horaires en conformité avec les règles de la convention collective;
Tenir à jour un registre des jours travaillés des nouvelles personnes employées jusqu'à la fin de leur période de probation afin d'attribuer les quarts de travail à tour de rôle;
Effectuer le traitement des demandes de fériés en période protégée et en continue;
Participer à la formation des nouvelles personnes employées.
Pré-requis :
Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou l’équivalent;
Minimum de deux (2) ans d''expérience dans un travail de bureau;
Rapidité au clavier de 30 mots/minute;
Excellente maîtrise de la langue française;
Expérience en gestion de liste de rappel ou en gestion d'horaire ainsi qu'une connaissance des conventions collectives du réseau de la santé serait un atout;
Bonne maîtrise de l'environnement informatique;
Souci du service à la clientèle;
Capacité d’analyse et de jugement;
Capacité de travailler sous pression et de gérer les priorités;
Capacité de travailler en équipe;
Grande autonomie et initiative.
