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Ajouté il y a 45 min
TT
Ingénieur Electrique de Chantier
Tundra Technical Solutions
Quebec, QC
- 80 000 $ à 90 000 $ CAD / an
- Temps plein
Are you a licensed Electrical Engineer or working toward your professional designation? IPS (Integrated Power Services) is looking for talented Electrical Engineers to support critical…
Ajouté il y a 2 heures
MB
Business Analyst/ Analyste d'affaires
Maison Battat Inc.
Montreal, QC
- Temps plein
…company. It also means joining a stimulating workplace, full of professional challenges and the possibility to develop and…
Ajouté il y a 3 heures
JP
Spécialiste, Validation / Specialist, Validation
Jubilant Pharma Limited
Montreal, QC · Greater Montreal Metropolitan Area
- Temps plein
A culture that values growth and professional development opportunities, a highly competitive base salary, comprehensive health, dental, and disability insurance programs, a group…
Ajouté il y a 3 heures
JP
Spécialiste, Validation AQ et gouvernance des données / Specialist, QA Validation & Data Governance
Jubilant Pharma Limited
Montreal, QC · Greater Montreal Metropolitan Area
- Temps plein
We are seeking a quality-driven professional with experience in validation and data integrity to join our team. In this key role, you will partner with Validation, Engineering, IT, Quality…
Ajouté il y a 5 heures
GC
Développeur(se) logiciel sénior, optimisation d'actifs 3D (C++) / Senior Software Developer, 3D Asset Optimization (C++)
Game Companies
Montreal, QC
- Temps plein
Help the team work out where AI tooling genuinely helps in geometry and systems work, and where it does not. We use it daily and are still figuring this out.
Ajouté il y a 8 heures
AA
Ingénierie en Chef - Systèmes avion (train d'atterrissage, freins, air, carburant) / Chief Engineering - Aircraft Systems (Landing Gear, Brakes, Air, Fuel)
Airbus Aircraft
Montreal, QC
- Temps plein
Aider les équipes de support client et de production à définir les causes profondes et les solutions aux problèmes affectant ces domaines;
Ajouté il y a 9 heures
V
Technicien·ne en éolien II / Wind Turbine Technician II - Lac-Mégantic, QC (Lac-Megantic, Quebec, CA)
Vestas
Lac-Mégantic, QC
- Temps plein
Ajouté il y a 9 heures
FH
Superviseur·euse Fairmont Or (H/F/D) – Temps plein
Fairmont Hotels & Resorts
Quebec, QC
- Temps plein
Ajouté il y a 10 heures
C
Coordonnateur(trice) aux opérations des installations / Facilities Operations Coordinator
CBRE
Longueuil, QC
- Temps plein
…drive the performance and reliability of critical building…
Ajouté il y a 10 heures
C
Conseiller(ère) senior en intégration de données – Secteur manufacturier
CGI
Montreal, QC
- Temps plein
CGI is seeking a Senior Data Integration Consultant with experience in manufacturing or industrial environments to support data integration, cloud data platforms, and digital transformation…
Ajouté il y a 14 heures
OT
Technicien(ne) de tests / Test Technician
OPAL-RT TECHNOLOGIES India Pvt. Ltd.
Montreal, QC
- Autre
Le poste est en présentiel, 5 jours par semaine
Ajouté il y a 14 heures
MA
Oliver Wyman - Software Developer - Data & Analytics (DNA) - Montreal
Marsh Agency
Montreal, QC
- Temps plein
Il s’agit d’un poste hybride, nécessitant une présence d’au moins trois jours par semaine au bureau de Montréal ou sur place chez les clients
Ajouté il y a 15 heures
EI
Payroll Coordintor
Edmonton International Airport (YEG)
Edmonton, AB
- Temps plein
…always celebrated. As strong believers in the power of setting professional goals and continuously encouraging team members to do so on a regular basis, YEG appreciates feedback on how it…
Ajouté il y a 15 heures
D
Human Resource Operations Specialist / Spécialiste des opérations RH
dormakaba
Montreal, QC
- Temps plein
…administration, leave management, HR data governance, and employee support. The ideal candidate combines strong HR operations knowledge with exceptional customer service, attention to…
Ajouté il y a 15 heures
BP
Analyste en Financement du Commerce
BNP Paribas
Montreal, QC
- Temps plein
Une présence au bureau est requise au moins trois jours par semaine, dont l’un doit être un lundi ou un vendredi
Ajouté il y a 16 heures
MN
Microbiology Technician*
Mérieux NutriSciences - North America
Montreal, QC
- Temps plein
The incumbent must have a basic knowledge of science to accurately perform testing procedures and obtain accurate results · Compensation: $21.00 CAD per hour, plus an additional bonus for the evening shift
Ajouté il y a 16 heures
D
Dyson Expert - West Island
Dyson
Quebec, QC
- Temps plein
Provide the ultimate shopper experience in an engaging and well-informed professional fashion
Ajouté il y a 16 heures
A
Test Development Engineer
Actalent
Newmarket, ON
- 40 $ à 60 $ CAD / heure
- Contrat
…test solutions, deliver them to global production sites, and support local engineering teams during product launches. This is a project-based position within a structured team environment,…
Ajouté il y a 16 heures
WI
Ingénieur(e) électrique intermédiaire en moyenne et haute tension - Énergie renouvelable
WSP in Canada
Quebec, QC
- Temps plein
Participer aux activités de chantier, incluant le support à la construction, les visites de site et les mises en service, selon les projets;
Ajouté il y a 16 heures
G
Gérant(e) de magasin – GEOX – Rockland Centre
Geox
Montreal, QC
- Temps plein
Ajouté il y a 16 heures
Technicien(ne) de tests / Test Technician
OPAL-RT
Montreal, QC
Le poste est en présentiel, 5 jours par semaine
Ajouté il y a 16 heures
SD
Pharmacien(ne), rémunéré(e) à l’heure – PHX temps partiel Quarts de travail flexibles Embauche feu vert
Shoppers Drug Mart
Montreal, QC
- Temps partiel
Work for a local business owner while having the support of a strong retail brand. Benefit from a purchase discount program, flexible and varied schedules, competitive pay and online…
Ajouté il y a 17 heures
Payroll Coordintor
Edmonton Regional Airport Authority
Nisku, AB
…always celebrated. As strong believers in the power of setting professional goals and continuously encouraging team members to do so on a regular basis, YEG appreciates feedback on how it…
Ajouté il y a 17 heures
D
Building Operator
Dream
Laval, QC
- Temps plein
Ajouté il y a 17 heures
EW
Senior UX Designer / Concepteur UX Senior
Evolving Web
Télétravail, Canada
- Temps plein
- Télétravail
High proficiency in Figma: Expertise in using Figma for creating wireframes, prototypes, and design systems.

Offre fermée

Urban Reform Realty Inc., Brokerage

Administrative Assistant, Commercial Real Estate

Montreal, QC, Canada

Temps plein

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L’offre originale est conservée ci-dessous à titre de référence.

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À propos de l’employeur

Détails de l’emploi

Type d’emploi: Temps plein
Date de clôture: 3 nov. 2026
Expérience: · 2+ years of administrative experience; experience in real estate, brokerage or professional services is an asset.
Langue de l’annonce: Anglais · Français
Publié: 4 oct. 2026

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Description originale de l’offre

Offre archivée. Les détails ci-dessous concernent un poste qui était à pourvoir.

Version française de cette offre bilingue.

Urban Reform Immobilier est à la recherche d’une personne organisée, minutieuse et fiable pour occuper le poste d’adjoint(e) administratif(ve) et soutenir notre équipe de courtage immobilier commercial.

Il s’agit d’un poste administratif concret et polyvalent, principalement axé sur les dossiers de transaction, la saisie de données, la gestion documentaire et le soutien administratif général, auquel s’ajoute un volet de soutien en marketing et communications.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Dossiers de transaction, saisie de données et administration

Créer et compléter les dossiers de transaction à partir des informations fournies par les courtiers.
Recueillir auprès des courtiers les documents requis pour les transactions et effectuer les suivis nécessaires pour les éléments manquants.
S’assurer que les documents sont correctement nommés, organisés et classés dans les dossiers de transaction appropriés.
Maintenir à jour les renseignements relatifs aux clients, propriétés, propriétaires et transactions dans le CRM et les systèmes internes de l’entreprise.
Suivre les procédures et listes de vérification établies afin de s’assurer que les dossiers sont complets et adéquatement tenus à des fins de conformité.
Signaler tout document manquant ou incomplet au courtier concerné ou au dirigeant d’agence.
Préparer et mettre en forme de la correspondance, des documents, des présentations et des feuilles de calcul.
Offrir du soutien pour les signatures électroniques, les fichiers PDF, les espaces de stockage partagés et la gestion documentaire générale.
Fournir un soutien administratif général aux courtiers et à la direction.

Soutien administratif et aux courtiers

Préparer les lettres d’intention (LOI) et coordonner leur révision, approbation et signature par les courtiers et les clients, ainsi que les suivis nécessaires.
Coordonner les déplacements des courtiers, les réservations, les inscriptions aux événements et les demandes de remboursement de dépenses.

Soutien au courtage et à la représentation locative

Soutenir les courtiers attitrés dans le cadre de mandats de représentation locative et autres mandats, notamment lors des rencontres de démarrage, stratégiques et récurrentes avec les clients.
Préparer et tenir à jour les rapports de location et de suivi pour les mandats de propriétaires et de locataires.
Participer aux rencontres avec les clients, au besoin, prendre des notes, consigner les actions à entreprendre et coordonner les suivis.

Ententes de commission

Préparer les ententes de commission et coordonner leur révision et leur signature par les courtiers et les propriétaires.
Classer et conserver les ententes de commission signées dans le système de gestion documentaire de l’entreprise.

Soutien en marketing et communications

Mettre à jour et modifier les modèles existants de l’entreprise pour les documents marketing, présentations, brochures, affichage et autres communications.
Effectuer des modifications de base en matière de design et de mise en page à l’aide de Canva et Adobe InDesign.
Préparer et diffuser des campagnes Mailchimp à partir des modèles établis de l’entreprise et du contenu fourni par l’équipe.
Maintenir et mettre régulièrement à jour les listes de diffusion Mailchimp, les bases de données clients et les coordonnées.
Coordonner avec les membres de l’équipe afin d’obtenir les informations, images et contenus requis pour les outils marketing et les campagnes.
Veiller à ce que les documents respectent les normes établies de l’entreprise en matière d’image de marque et de mise en page.

Qualifications

Diplôme collégial, diplôme d’études collégiales (DEC) ou diplôme universitaire, préférablement en administration, gestion, marketing, communications ou dans un domaine connexe.
Parfaitement bilingue en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit.
Minimum de 2 ans d’expérience en administration; une expérience en immobilier, en courtage ou dans un environnement de services professionnels constitue un atout.
Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail.
Excellente maîtrise de Microsoft Office.
Expérience avec Canva et Mailchimp.
Connaissance pratique d’Adobe InDesign.
Une expérience avec les systèmes CRM ou les bases de données, ainsi qu’avec la documentation liée aux transactions immobilières, Centris et les formulaires de l’OACIQ, constitue un atout.

À propos de nous

Chez Urban Reform Immobilier, l’immobilier va bien au-delà de la transaction. Il s’agit avant tout de personnes, de partenariats et de créer une réelle valeur.

Faisant partie d’Urban Reform Realty, nous sommes une équipe de professionnels chevronnés en immobilier commercial qui réunit des décennies d’expérience du marché, de solides relations dans l’industrie et une passion commune pour le commerce de détail. Nous travaillons aux côtés de certains des détaillants, propriétaires et promoteurs les plus reconnus au Canada, en abordant chaque mandat comme un partenariat et chaque projet avec le même niveau d’engagement.

Notre bureau reflète notre façon de faire des affaires : collaborative, dynamique, axée sur les relations et concrète. Nous travaillons fort, nous travaillons en équipe et nous aimons réellement ce que nous faisons.

Nous poursuivons notre croissance et recherchons une personne qui souhaite évoluer avec nous - non pas simplement pour occuper un poste, mais pour véritablement faire partie de l’équipe.

Lire l’offre bilingue complète

Urban Reform Immobilier is seeking an organized, detail-oriented and dependable Administrative Assistant to support our commercial real estate brokerage team.

This is a hands-on administrative position focused on trade records, data entry, document management and general administrative support, with an additional component of marketing and communications support.

KEY RESPONSIBILITIES

Trade Records, Data Entry & Administration

· Create and complete trade records using information provided by brokers.

· Collect required transaction documents from brokers and follow up on outstanding items.

· Ensure documents are properly named, organized and filed in the appropriate transaction files.

· Maintain accurate and up-to-date client, property, landlord and transaction information in the company’s CRM and internal systems.

· Follow established procedures and checklists to ensure files are complete and properly maintained for compliance purposes.

· Flag missing or incomplete documentation to the appropriate broker or Agency Executive Officer (AEO).

· Prepare and format correspondence, documents, presentations and spreadsheets.

· Assist with electronic signatures, PDFs, shared drives and general document management.

· Provide general administrative support to brokers and management.

Administrative & Broker Support

· Prepare LOIs and coordinate broker/client review, approval, signature and follow-up.

· Coordinate broker travel, hospitality, event registrations and expense submissions.

Brokerage & Tenant Representation Support

· Support assigned brokers on tenant representation and other mandates, including kick-off, strategic and recurring client meetings.

· Prepare and maintain accurate leasing and tracking reports for landlord and tenant mandates.

· Attend client meetings as required, record notes and action items, and coordinate follow-ups.

Commission Agreements

· Prepare commission agreements and coordinate broker/landlord review and signature.

· Maintain executed commission agreements within the company filing system.

Marketing & Communications Support

· Update and modify existing company templates for marketing materials, presentations, brochures, signage and other communications.

· Make basic design and formatting updates using Canva and Adobe InDesign.

· Prepare and distribute Mailchimp campaigns based on established company templates and content provided by the team.

· Maintain and regularly update Mailchimp distribution lists, client databases and contact information.

· Coordinate with team members to obtain information, images and content required for marketing materials and campaigns.

· Ensure materials follow established company branding and formatting standards.

Qualifications

· College diploma, CEGEP credential, or University degree preferably in administration, business, marketing, communications or a related field.

· Fully bilingual in French and English, both written and spoken.

· 2+ years of administrative experience; experience in real estate, brokerage or professional services is an asset.

· Strong organizational skills and attention to detail.

· Strong working knowledge of Microsoft Office.

· Experience with Canva and Mailchimp.

· Working knowledge of Adobe InDesign.

· Experience with CRM or database systems as well as real estate transaction documentation, Centris and OACIQ forms is an asset.

About Us

At Urban Reform Immobilier, real estate is about more than the transaction. It’s about people, partnerships and creating real value.

As part of Urban Reform Realty, we are a team of experienced commercial real estate professionals who bring decades of market knowledge, strong industry relationships and a shared passion for retail. We work alongside some of Canada’s most recognized retailers, landlords and developers, approaching every mandate as a partnership and every project with the same level of commitment.

Our office reflects the way we do business: collaborative, dynamic, relationship-driven and hands-on. We work hard, we work together, and we genuinely enjoy what we do.

We’re continuing to grow and looking for someone who wants to grow with us; not simply fill a position, but become part of the team.

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PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Dossiers de transaction, saisie de données et administration

Créer et compléter les dossiers de transaction à partir des informations fournies par les courtiers.
Recueillir auprès des courtiers les documents requis pour les transactions et effectuer les suivis nécessaires pour les éléments manquants.
S’assurer que les documents sont correctement nommés, organisés et classés dans les dossiers de transaction appropriés.
Maintenir à jour les renseignements relatifs aux clients, propriétés, propriétaires et transactions dans le CRM et les systèmes internes de l’entreprise.
Suivre les procédures et listes de vérification établies afin de s’assurer que les dossiers sont complets et adéquatement tenus à des fins de conformité.
Signaler tout document manquant ou incomplet au courtier concerné ou au dirigeant d’agence.
Préparer et mettre en forme de la correspondance, des documents, des présentations et des feuilles de calcul.
Offrir du soutien pour les signatures électroniques, les fichiers PDF, les espaces de stockage partagés et la gestion documentaire générale.
Fournir un soutien administratif général aux courtiers et à la direction.

Soutien administratif et aux courtiers

Préparer les lettres d’intention (LOI) et coordonner leur révision, approbation et signature par les courtiers et les clients, ainsi que les suivis nécessaires.
Coordonner les déplacements des courtiers, les réservations, les inscriptions aux événements et les demandes de remboursement de dépenses.

Soutien au courtage et à la représentation locative

Soutenir les courtiers attitrés dans le cadre de mandats de représentation locative et autres mandats, notamment lors des rencontres de démarrage, stratégiques et récurrentes avec les clients.
Préparer et tenir à jour les rapports de location et de suivi pour les mandats de propriétaires et de locataires.
Participer aux rencontres avec les clients, au besoin, prendre des notes, consigner les actions à entreprendre et coordonner les suivis.

Ententes de commission

Préparer les ententes de commission et coordonner leur révision et leur signature par les courtiers et les propriétaires.
Classer et conserver les ententes de commission signées dans le système de gestion documentaire de l’entreprise.

Soutien en marketing et communications

Mettre à jour et modifier les modèles existants de l’entreprise pour les documents marketing, présentations, brochures, affichage et autres communications.
Effectuer des modifications de base en matière de design et de mise en page à l’aide de Canva et Adobe InDesign.
Préparer et diffuser des campagnes Mailchimp à partir des modèles établis de l’entreprise et du contenu fourni par l’équipe.
Maintenir et mettre régulièrement à jour les listes de diffusion Mailchimp, les bases de données clients et les coordonnées.
Coordonner avec les membres de l’équipe afin d’obtenir les informations, images et contenus requis pour les outils marketing et les campagnes.
Veiller à ce que les documents respectent les normes établies de l’entreprise en matière d’image de marque et de mise en page.

Qualifications

Diplôme collégial, diplôme d’études collégiales (DEC) ou diplôme universitaire, préférablement en administration, gestion, marketing, communications ou dans un domaine connexe.
Parfaitement bilingue en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit.
Minimum de 2 ans d’expérience en administration; une expérience en immobilier, en courtage ou dans un environnement de services professionnels constitue un atout.
Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail.
Excellente maîtrise de Microsoft Office.
Expérience avec Canva et Mailchimp.
Connaissance pratique d’Adobe InDesign.
Une expérience avec les systèmes CRM ou les bases de données, ainsi qu’avec la documentation liée aux transactions immobilières, Centris et les formulaires de l’OACIQ, constitue un atout.

À propos de nous

Chez Urban Reform Immobilier, l’immobilier va bien au-delà de la transaction. Il s’agit avant tout de personnes, de partenariats et de créer une réelle valeur.

Nous poursuivons notre croissance et recherchons une personne qui souhaite évoluer avec nous - non pas simplement pour occuper un poste, mais pour véritablement faire partie de l’équipe.

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Compétences

Transaction File Administration

Parrainage de visa

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