Urban Reform Immobilier is seeking an organized, detail-oriented and dependable Administrative Assistant to support our commercial real estate brokerage team.
This is a hands-on administrative position focused on trade records, data entry, document management and general administrative support, with an additional component of marketing and communications support.
KEY RESPONSIBILITIESTrade Records, Data Entry & Administration
· Create and complete trade records using information provided by brokers.
· Collect required transaction documents from brokers and follow up on outstanding items.
· Ensure documents are properly named, organized and filed in the appropriate transaction files.
· Maintain accurate and up-to-date client, property, landlord and transaction information in the company’s CRM and internal systems.
· Follow established procedures and checklists to ensure files are complete and properly maintained for compliance purposes.
· Flag missing or incomplete documentation to the appropriate broker or Agency Executive Officer (AEO).
· Prepare and format correspondence, documents, presentations and spreadsheets.
· Assist with electronic signatures, PDFs, shared drives and general document management.
· Provide general administrative support to brokers and management.
Administrative & Broker Support
· Prepare LOIs and coordinate broker/client review, approval, signature and follow-up.
· Coordinate broker travel, hospitality, event registrations and expense submissions.
Brokerage & Tenant Representation Support
· Support assigned brokers on tenant representation and other mandates, including kick-off, strategic and recurring client meetings.
· Prepare and maintain accurate leasing and tracking reports for landlord and tenant mandates.
· Attend client meetings as required, record notes and action items, and coordinate follow-ups.
Commission Agreements
· Prepare commission agreements and coordinate broker/landlord review and signature.
· Maintain executed commission agreements within the company filing system.
Marketing & Communications Support
· Update and modify existing company templates for marketing materials, presentations, brochures, signage and other communications.
· Make basic design and formatting updates using Canva and Adobe InDesign.
· Prepare and distribute Mailchimp campaigns based on established company templates and content provided by the team.
· Maintain and regularly update Mailchimp distribution lists, client databases and contact information.
· Coordinate with team members to obtain information, images and content required for marketing materials and campaigns.
· Ensure materials follow established company branding and formatting standards.
Qualifications· College diploma, CEGEP credential, or University degree preferably in administration, business, marketing, communications or a related field.
· Fully bilingual in French and English, both written and spoken.
· 2+ years of administrative experience; experience in real estate, brokerage or professional services is an asset.
· Strong organizational skills and attention to detail.
· Strong working knowledge of Microsoft Office.
· Experience with Canva and Mailchimp.
· Working knowledge of Adobe InDesign.
· Experience with CRM or database systems as well as real estate transaction documentation, Centris and OACIQ forms is an asset.
About Us
At Urban Reform Immobilier, real estate is about more than the transaction. It’s about people, partnerships and creating real value.
As part of Urban Reform Realty, we are a team of experienced commercial real estate professionals who bring decades of market knowledge, strong industry relationships and a shared passion for retail. We work alongside some of Canada’s most recognized retailers, landlords and developers, approaching every mandate as a partnership and every project with the same level of commitment.
Our office reflects the way we do business: collaborative, dynamic, relationship-driven and hands-on. We work hard, we work together, and we genuinely enjoy what we do.
We’re continuing to grow and looking for someone who wants to grow with us; not simply fill a position, but become part of the team.
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Urban Reform Immobilier est à la recherche d’une personne organisée, minutieuse et fiable pour occuper le poste d’adjoint(e) administratif(ve) et soutenir notre équipe de courtage immobilier commercial.
Il s’agit d’un poste administratif concret et polyvalent, principalement axé sur les dossiers de transaction, la saisie de données, la gestion documentaire et le soutien administratif général, auquel s’ajoute un volet de soutien en marketing et communications.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉSDossiers de transaction, saisie de données et administration
- Créer et compléter les dossiers de transaction à partir des informations fournies par les courtiers.
- Recueillir auprès des courtiers les documents requis pour les transactions et effectuer les suivis nécessaires pour les éléments manquants.
- S’assurer que les documents sont correctement nommés, organisés et classés dans les dossiers de transaction appropriés.
- Maintenir à jour les renseignements relatifs aux clients, propriétés, propriétaires et transactions dans le CRM et les systèmes internes de l’entreprise.
- Suivre les procédures et listes de vérification établies afin de s’assurer que les dossiers sont complets et adéquatement tenus à des fins de conformité.
- Signaler tout document manquant ou incomplet au courtier concerné ou au dirigeant d’agence.
- Préparer et mettre en forme de la correspondance, des documents, des présentations et des feuilles de calcul.
- Offrir du soutien pour les signatures électroniques, les fichiers PDF, les espaces de stockage partagés et la gestion documentaire générale.
- Fournir un soutien administratif général aux courtiers et à la direction.
Soutien administratif et aux courtiers
- Préparer les lettres d’intention (LOI) et coordonner leur révision, approbation et signature par les courtiers et les clients, ainsi que les suivis nécessaires.
- Coordonner les déplacements des courtiers, les réservations, les inscriptions aux événements et les demandes de remboursement de dépenses.
Soutien au courtage et à la représentation locative
- Soutenir les courtiers attitrés dans le cadre de mandats de représentation locative et autres mandats, notamment lors des rencontres de démarrage, stratégiques et récurrentes avec les clients.
- Préparer et tenir à jour les rapports de location et de suivi pour les mandats de propriétaires et de locataires.
- Participer aux rencontres avec les clients, au besoin, prendre des notes, consigner les actions à entreprendre et coordonner les suivis.
Ententes de commission
- Préparer les ententes de commission et coordonner leur révision et leur signature par les courtiers et les propriétaires.
- Classer et conserver les ententes de commission signées dans le système de gestion documentaire de l’entreprise.
Soutien en marketing et communications
- Mettre à jour et modifier les modèles existants de l’entreprise pour les documents marketing, présentations, brochures, affichage et autres communications.
- Effectuer des modifications de base en matière de design et de mise en page à l’aide de Canva et Adobe InDesign.
- Préparer et diffuser des campagnes Mailchimp à partir des modèles établis de l’entreprise et du contenu fourni par l’équipe.
- Maintenir et mettre régulièrement à jour les listes de diffusion Mailchimp, les bases de données clients et les coordonnées.
- Coordonner avec les membres de l’équipe afin d’obtenir les informations, images et contenus requis pour les outils marketing et les campagnes.
- Veiller à ce que les documents respectent les normes établies de l’entreprise en matière d’image de marque et de mise en page.
Qualifications- Diplôme collégial, diplôme d’études collégiales (DEC) ou diplôme universitaire, préférablement en administration, gestion, marketing, communications ou dans un domaine connexe.
- Parfaitement bilingue en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit.
- Minimum de 2 ans d’expérience en administration; une expérience en immobilier, en courtage ou dans un environnement de services professionnels constitue un atout.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail.
- Excellente maîtrise de Microsoft Office.
- Expérience avec Canva et Mailchimp.
- Connaissance pratique d’Adobe InDesign.
- Une expérience avec les systèmes CRM ou les bases de données, ainsi qu’avec la documentation liée aux transactions immobilières, Centris et les formulaires de l’OACIQ, constitue un atout.
À propos de nousChez Urban Reform Immobilier, l’immobilier va bien au-delà de la transaction. Il s’agit avant tout de personnes, de partenariats et de créer une réelle valeur.
Faisant partie d’Urban Reform Realty, nous sommes une équipe de professionnels chevronnés en immobilier commercial qui réunit des décennies d’expérience du marché, de solides relations dans l’industrie et une passion commune pour le commerce de détail. Nous travaillons aux côtés de certains des détaillants, propriétaires et promoteurs les plus reconnus au Canada, en abordant chaque mandat comme un partenariat et chaque projet avec le même niveau d’engagement.
Notre bureau reflète notre façon de faire des affaires : collaborative, dynamique, axée sur les relations et concrète. Nous travaillons fort, nous travaillons en équipe et nous aimons réellement ce que nous faisons.
Nous poursuivons notre croissance et recherchons une personne qui souhaite évoluer avec nous - non pas simplement pour occuper un poste, mais pour véritablement faire partie de l’équipe.
