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Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l’Université de l’Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte. La participation à cette compétition est limitée aux candidats internes.
Ce concours est ouvert à toutes les personnes candidates; toutefois, la priorité sera accordée aux candidates et candidats internes répondant aux qualifications minimales, ou possédant une combinaison d'expérience, de compétences et d'aptitudes, avant que les candidatures externes ne soient prises en considération.
Ce poste a une date de fin fixée au 31 mars 2027.
Emplacement - Les travaux se déroulent principalement au Campus Saint-Jean, à Calgary.
Relevant du responsable de la liaison avec le Campus Saint-Jean, satellite de Calgary, le coordonnateur ou la coordonnatrice du site satellite du Campus Saint-Jean, satellite de Calgary apporte un soutien administratif et académique essentiel au bon fonctionnement des opérations quotidiennes du site satellite du Campus Saint-Jean situé à Calgary, notamment en exécutant un volume important de tâches essentielles et souvent urgentes.
Le coordonnateur ou la coordonnatrice aide le personnel académique et opérationnel du CSJ à Calgary, ainsi que les étudiants, afin de permettre leur compréhension des processus, des politiques et des procédures en vigueur; il ou elle est chargé(e) de résoudre les situations potentiellement problématiques afin garantir une résolution précise et efficace.
Le coordonnateur ou la coordonnatrice effectuera sa charge de travail en collaboration avec d’autres membres des équipes opérationnelles et de l’administration académique du Campus Saint-Jean à Edmonton, à savoir :
- l’agent de liaison du Campus de Calgary
- le directeur de l’infrastructure, des projets stratégiques, de la sécurité et de la gestion des risques
- le doyen
- le vice-doyen académique
- le directeur des opérations du campus (FGM)
- tout autre personne occupant le fonctions de direction ou de gestion ou responsable de la prestation de programmes ou de services spécifiques aux professeurs ou aux étudiants
Responsibilities
Soutien administratif et coordination
- Constituer le point de contact principal du personnel administratif pour plusieurs unités névralgiques de l’Université de l’Alberta, dont les services de sécurité du campus (Services de protection de l’Université de l’Alberta), Health Safety & Environment, Service des installations et des opérations (Facilities & Operations), Information System and Technology et tout autre point de service administratif de l’Université.
- Agir à titre de réceptionniste pour le site de Calgary.
- Superviser tous les accès aux bâtiments; il planifie et gère les horaires de verrouillage et de déverrouillage des points d’accès.
- Commander le matériel et les fournitures de bureau. Il ou elle assure la liaison avec le personnel des services d’approvisionnement de l’Université de l’Alberta afin de bien suivre l’évolution des commandes et des livraisons. Il ou elle tient à jour la liste du matériel, des numéros de série des appareils et tout autre information pertinente.
- Coordonner les réservations pour les événements internes et externes. Il ou elle communique avec le grand public, les organismes externes, les groupes étudiants et tout autre intervenant afin d’assurer la logistique de la planification des événements et de la réservation des salles.
- Être la personne-ressource principale pour les services du campus de Calgary ainsi que pour les questions liées à l’alimentation, à la lutte antiparasitaire, à la sécurité incendie et à d’autres questions courantes.
Support administratif et académique
- Fournir un soutien administratif aux étudiants actuels et aux futurs candidats en les orientant dans le processus d’admission et d’inscription.
- Orienter les étudiants vers les personnes-ressources appropriées des services aux étudiants au CSJ d’Edmonton.
- Aider les étudiants actuels et futurs à naviguer dans les portails Waitwell et FreshService.
- Répondre aux demandes des étudiants par courriel et par téléphone.
- Agir à titre de personne-ressource pour les étudiants inscrits à Calgary concernant tous les aspects de la vie étudiante, y compris, mais sans s’y limiter : la préparation de leur arrivée; l’accueil des étudiants; l’orientation; le soutien continu et le suivi; l’inscription aux cours; etc.
Soutien aux opérations
- Constituer le point de contact principal du service des installations et des opérations (F & O) de l’Université de l’Alberta.
- Gérer les installations et les infrastructures, et dirige les initiatives visant à prévenir et à résoudre les problèmes (réparation et travaux), et veille à assurer un fonctionnement harmonieux, efficace et sécuritaire des locaux de Calgary.
- Identifier les risques et les problèmes opérationnels pour les soumettre au représentant de liaison de Calgary.
- En collaboration avec l’agent principal, Innovation et technologie, cerner les besoins actuels et émergents en matière d’utilisation de la technologie dans les salles de classe.
Qualifications
- Diplôme d’études postsecondaires requis; diplôme de premier cycle universitaire privilégié.
- Au moins cinq années d’expérience en administration dans un rôle de soutien.
- Bonne compréhension des processus et procédures de l’Université.
- Capacité à opérer dans un environnement de travail complexe à la fois centralisé et décentralisé.
- Haut niveau de pensée critique.
- Excellentes aptitudes en matière de résolution de situations complexes et problématiques.
- Capacité à agir avec détermination et à faire preuve d’un haut degré d’initiative et de discernement sur un large éventail de questions.
- Capacité avérée à effectuer des recherches, à analyser et à synthétiser des questions complexes.
- Capacité à à traiter les renseignements sensibles et confidentiels de manière appropriée.
- Une compréhension exhaustive des enjeux particuliers d’une institution détachée de son campus principal et des enjeux culturels qui en découlent.
- Bilinguisme : maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit, et bonne compréhension et usage de l’anglais.
Application Instructions
Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération. Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous dire ce que cela signifie pour vous.
Ce poste est régi par toutes les dispositions applicables de la convention collective conclue entre les Governors of the University of Alberta et la Non-Academic Staff Association (NASA).
The University of Alberta, its buildings, labs and research stations are primarily located on the territory of Néhiyaw (Cree), Niitsitapi (Blackfoot), Métis, Nakoda (Stoney), Dene, Haudenosaunee (Iroquois) and Anishinaabe (Ojibway/Saulteaux), lands that are now known as part of Treaties 6, 7 and 8 and homeland of the Métis. The University of Alberta respects the sovereignty, lands, histories, languages, knowledge systems and cultures of all First Nations, Métis, and Inuit.
The University of Alberta is a community of knowledge seekers, change makers and world shapers who lead with purpose each and every day. We are home to over 14,000 faculty and staff, more than 40,000 students and a growing community of 300,000 alumni worldwide.
Your work will have a meaningful influence on a fascinating cross-section of people - from our students and community members, to our renowned researchers and innovators, making discoveries and generating solutions that make the world healthier, safer, stronger and more just. Learn more.
At the University of Alberta, we are committed to creating an inclusive and accessible hiring process for all candidates. If you require accommodations to participate in the interview process, please let us know at the time of booking your interview and we will make every effort to accommodate your needs.
We thank all applicants for their interest; however, only those individuals selected for an interview will be contacted.
All University employees have a responsibility to foster a workplace that prioritizes safety in all its forms - physical, cultural, and psychological. This is achieved by promoting a safe environment, adhering to all safety laws, policies and procedures, completing all required safety training, identifying hazards and implementing controls, reporting incidents, and contributing to a culture of belonging and respect, while endeavoring to ensure that all colleagues feel valued and safe to express their thoughts, perspectives and concerns.
The University of Alberta is committed to creating a university community where everyone feels valued, barriers to success are removed, and thriving connections are fostered. We welcome applications from all qualified persons. We encourage women, First Nations, Métis and Inuit persons, members of visible minority groups, persons with disabilities, persons of any sexual orientation or gender identity and expression, and all those who may contribute to the further diversification of ideas and the University to apply.
L’Université de l’Alberta s’engage à créer une communauté universitaire où chaque personne se sent valorisée, où les obstacles à la réussite sont éliminés et où des connexions enrichissantes peuvent se développer. Nous accueillons les demandes de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons les femmes; Premières nations, Métis et Inuits; membres des groupes minoritaires visibles; personnes handicapées; personnes de toute orientation sexuelle ou identité et expression de genre; et toutes les personnes qui peuvent contribuer à la diversification des idées et à l'université à postuler.
Le Campus Saint-Jean est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l'une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l'Université de l'Alberta. C'est un lieu de culture diversifiée et d'inclusion. Un lieu de recherche et d'enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d'enseignants, d'acteurs, de leaders, d'entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l'économie du savoir et qui répondront à l'appel des grands défis mondiaux.
Campus Saint-Jean is a multicultural Francophone faculty within one of the world's most important and prestigious academic institutions, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion, innovative and quality research and teaching, and an institution of opportunity for all. It offers higher education in French in Alberta, Canada, and worldwide. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie within Canada's dual linguistic society; opening new horizons for a knowledge economy and responding to the call of the world's significant challenges.
