Agent ou agente de bureau

Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation d'un processus de nature institutionnelle.

Attributions caractéristiques

• Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation de dossiers et de banques de données nécessaires à la réalisation des activités d'un processus donné.
• Coordonne et contrôle le cheminement des dossiers. Veille à ce qu'ils contiennent les pièces et les renseignements requis.
• Répond à des demandes d'informations, recherche, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail et tient à jour la documentation s'y rattachant. Réfère les problèmes exceptionnels.
• Veille au respect et à l'application des différents délais, règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
• Recueille et compile différentes données en fait l'analyse et les présente sous les formes appropriées. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant.
• Participe à l'organisation et à la réalisation d'activités et à la tenue de réunions.
• Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
• Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.
  
  

Qualifications requises

Scolarité D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

Expérience Quatre (4) années d'expérience pertinente, dont une (1) année ferme en dentisterie

Autres

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
• Tout ouvrir
• Tout fermer
  
  

À titre d'information

La Faculté de médecine dentaire de l'Université Laval forme des personnes professionnelles compétentes dans les domaines de la dentisterie. Elle contribue à l’avancement des connaissances ainsi qu’à la santé buccodentaire communautaire et globale de la population.

Sous la responsabilité de la coordonnatrice des activités de secrétariat des cliniques, l’agente de bureau veille à créer les horaires des cliniques et des étudiants, à s’assurer du bon cheminement des étudiants et des patients et à s’assurer de la conformité des dossiers. Elle valide l’éligibilité des patients à des programmes offerts (RCSD, ACCES).

À cette fin, elle ou il aura plus particulièrement à

• Assumer la responsabilité de la création des horaires des cliniques en fonction des cours et des horaires personnalisés des étudiants du premier cycle dans salud;
• Répondre aux demandes de renseignements des patients et des étudiants;
• Vérifier des dossiers de façon aléatoire pour vérifier leur conformité et aviser la coordonnatrice des activités de secrétariat au besoin;
• Valider l’admissibilité des patients aux différents programmes offerts pour des gratuités de soins;
• Coordonner et contrôler l’ensemble des banques des étudiants de 4e année lors de leur départ ainsi que celle des étudiants de 2e et 3e année pour chacune des disciplines au début de chaque session;
• Participer à l’organisation de la clinique ACCÈS ou autres projets cliniques et travailler en collaboration avec les partenaires externes pour s’assurer du bon déroulement de cette dernière;
• Contrôler le cheminement des patients dans les différentes disciplines selon les règles établies,;
• Inscrire les patients sur les listes d’attente en fonction du plan de traitement qui a été convenu entre le patient, l’étudiant et ce dernier
• Veiller au respect et à l’application des différents délais, règlement et procédures en vigueur en lien avec le secteur du secrétariat dentaire;
• Veiller au paiement des factures des patients, au besoin;
• Etc.
  
  

La connaissance des logiciels Dentonovo et Salud sera considérée comme un atout

Candidature

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante renee.savard@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au

Syndicat des employés/es de l'Université Laval

Bureau 3578

Pavillon Alphonse-Desjardins

seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Posez votre candidature

Lieu de travail

Faculté de médecine dentaire

Pavillon de Médecine dentaire

Ville de Québec

Numéro d'offre 18023

Période d'affichage Du 16-09-2026 au 23-09-2026

Statut et admissibilité

Poste régulier syndiqué

Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 11

Taux horaire 29.00$ à 34.55$

Salaire annuel 52 960.67$ à 63 096.25$

Numéro de poste 72344

Régime d'emploi 35 heures/semaine

Horaire Temps plein, horaire fixe

Horaire fixe de 35h/semaine - réparties du lundi au vendredi entre 8h et 17h - à déterminer au début de chaque session selon les besoins du secteur

Budget Fonctionnement

Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. Reconnue par Forbes comme meilleur employeur au Canada en 2026, l’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.