Adjoint(e) à la relation client

Tulett, Matthews & Associés

Tulett, Matthews & Associés (TMA) est une firme indépendante de gestion de patrimoine qui accompagne ses clients avec des services de gestion discrétionnaire de portefeuille, de planification financière et de fiscalité. Nous recherchons un(e) adjoint(e) à la relation client pour assister un gestionnaire de portefeuille et contribuer à offrir une expérience-client attentionnée, proactive et rapide.

Le poste

Ce poste d’adjoint(e) à la relation client s’adresse à une personne motivée possédant au moins deux ans d’expérience dans le secteur des services financiers et souhaitant bâtir une carrière à long terme en gestion de patrimoine. Il offre une occasion concrète de développer ses connaissances en gestion de placements, en planification de la retraite, en planification fiscale et successorale ainsi qu’en gestion des relations clients.

Vous travaillerez directement avec un gestionnaire de portefeuille et planificateur financier sénior afin d’offrir une expérience exceptionnelle à une clientèle fortunée. Vous collaborerez également avec les membres de nos équipes d’administration de placements, d’opérations de titres, de planification financière, de fiscalité, de support-client et de conformité. Ce poste exige un bon jugement, un suivi rigoureux et la capacité de gérer plusieurs demandes simultanément.

À mesure que vous vous familiariserez avec nos clients et nos processus, vous gagnerez en autonomie et prendrez en charge vos responsabilités : assurer le suivi des demandes, maintenir les dossiers à jour, préparer soigneusement les rencontres avec les clients et veiller à la réalisation des actions convenues. Vous contribuerez également à certaines initiatives de marketing et de développement des affaires.

Le poste débute par un rôle de soutien axé sur l’excellence du service à la clientèle et l’appui au gestionnaire de portefeuille sénior et à son équipe. Sur un horizon d’environ quatre à cinq ans, vous développerez progressivement les compétences nécessaires pour prendre en charge des relations avec une clientèle fortunée et évoluer vers un rôle-conseil, notamment celui de gestionnaire de portefeuille adjoint(e), au sein de la même équipe.

Principales responsabilités

Service client et support au gestionnaire de portefeuille/Planificateur financier

• Répondre de manière professionnelle et rapide aux demandes quotidiennes des clients, et coordonner le suivi avec le gestionnaire de portefeuille et les équipes concernées.
• Coordonner les dépôts, les retraits, les virements, les demandes relatives aux comptes enregistrés et les autres opérations sur les comptes en suivant les procédures appropriées.
• Gérer les campagnes systématiques de communication avec les clients (par exemple, période des REER, saison fiscale, invitations aux événements, etc.)
• Surveiller les demandes en cours, des documents et des échéances; faire le suivi auprès des clients et des collègues jusqu’à ce que chaque point soit résolu.
• Planifier les réunions, les rencontres de révision et les appels avec les clients, préparer les documents de réunion et organiser les actions de suivi.
• Prendre en charge les responsabilités qui vous sont confiées plutôt que d’attendre des instructions pour chaque tâche.
• Contribuer à la coordination des services de gestion de patrimoine: gestion de portefeuille, planification de la retraite, services fiscaux, planification successorale, dons philanthropiques et les révisions d’assurance.
• Offrir un soutien administratif et opérationnel quotidien au gestionnaire de portefeuille.

Prospection et accueil de nouveaux clients

• Organiser des rendez-vous avec des clients potentiels et préparer les documents de présentation.
• Aider à préparer les propositions et les présentations, recueillir des informations et coordonner le suivi.
• Préparer et assurer le suivi des documents d’ouverture de compte et accompagner les clients tout au long du processus.

Dossiers clients et soutien à la conformité

• Tenir à jour des dossiers clients complets, précis et bien organisés, et mettre à jour les informations clients dans le système de Gestion de la Relation Client (CRM).
• Participer à la préparation, au suivi et au classement des documents relatifs à la connaissance du client (KYC), à la lutte contre le blanchiment d’argent (AML), à la politique et la convention de gestion d’investissement (IPS/IMA).
• Assurer la coordination avec les services opérationnels et de conformité lorsque des informations, des documents ou des validations nécessitent une attention particulière.

Soutien au marketing et au développement des affaires

• Participer à la coordination et à la production de balados et d’autres contenus informatifs, notamment à la préparation du matériel, aux suivis et aux activités de publication.
• Coordonner la traduction et la révision des documents en français et en anglais, en collaboration avec les ressources internes ou externes.
• Contribuer au développement et à la gestion d’une liste de clients potentiels, notamment en assurant la mise à jour des informations et la coordination des suivis.
• Participer à l’organisation d’événements, de séminaires, de webinaires et d’autres initiatives de développement des affaires.
  

Qualifications

Ce que vous apportez

• Diplôme universitaire en finance, en comptabilité, en administration des affaires, en économie ou dans un domaine connexe constitue un atout.
• Bilinguisme français-anglais essentiel, excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Minimum de deux ans d’expérience en gestion de patrimoine, en gestion d’investissements, en services financiers ou un poste similaire axé sur le service client. Une expérience dans l’assistance à un gestionnaire de portefeuille ou à un conseiller financier est un atout.
• En voie d’obtenir ou souhaitant obtenir le titre de CIM, CFA ou Pl. Fin.
• Compréhension de l’importance de l’exactitude des dossiers, de la confidentialité et des procédures de conformité.
• Maîtrise de Microsoft Outlook, Word et Excel, et aisance à se familiariser avec les systèmes de Gestion de la Relation Client (CRM) et de gestion des comptes.

Nous recherchons une personne qui :

• Axé(e) sur le client: vous aimez aider les autres et comprenez l’importance d’un service rapide et du professionnalisme.
• Très organisé(e) : vous êtes capable de gérer de nombreuses demandes de clients et des échéances sans perdre de vue les détails.
• Attention au détail : vous comprenez que l’exactitude est essentielle lorsqu’il s’agit des affaires financières des clients.
• Proactif(ve) : vous anticipez les étapes suivantes et menez les tâches à bien sans qu’on ait à vous le rappeler constamment.
• Responsable : lorsque vous prenez une responsabilité, vous vous assurez que la tâche soit menée à bien et à terme.
• Confortable avec la complexité : vous êtes capable de gérer simultanément plusieurs comptes, entités, documents et priorités concurrentes.
• Esprit de collaboration : vous appréciez de travailler en équipe et d’aider vos collègues à réussir.

Avantages

• Salaire de base compétitif
• Possibilité de bonis de performance et de référencement intéressants
• Couverture santé et avantages sociaux complets
• Épargne-retraite financée par l'employeur
• Congés payés
• Activités d’équipe et événements corporatifs

Comment postuler

Veuillez envoyer votre CV ainsi qu'une brève lettre de motivation décrivant votre expérience pertinente et votre intérêt pour le poste via le lien de candidature figurant dans cette annonce.