Offre archivée. Les détails ci-dessous concernent un poste qui était à pourvoir.
Gestionnaire de la paie
Lieu : Montréal, QC (hybride)
Relève de : Responsable, Personnes et culture
Trolley est à la recherche d’un(e) gestionnaire de la paie d’expérience pour se joindre à notre équipe Personnes et culture. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion et de la supervision des opérations de paie pour nos employés au Canada, aux États-Unis et à l’international, en veillant à ce que la paie soit traitée avec exactitude, dans les délais requis et conformément aux exigences applicables.
Il s’agit d’un rôle concret et opérationnel pour une personne à l’aise de prendre en charge les activités quotidiennes liées à la paie, tout en améliorant nos processus, en renforçant nos contrôles et en collaborant étroitement avec les équipes Personnes et culture et Finance.
Dans votre rôle, vous allez :
Opérations liées à la paie et à la rémunération
- Prendre en charge et traiter la paie aux deux semaines de Trolley pour les employé·es au Canada et aux États-Unis, en veillant à ce qu’elle soit exacte, conforme et traitée dans les délais.
- Superviser le traitement de la paie internationale en collaboration avec les fournisseurs locaux de services de paie dans nos différents marchés.
- Gérer l’administration de la paie liée aux nouvelles embauches, aux changements de rémunération et de poste, aux congés, aux départs, aux bonis, aux commissions et aux autres changements touchant les employé·es.
- Prendre en charge le calcul et le traitement des commissions et autres formes de rémunération variable, en collaboration avec Finance et les responsables des différentes équipes afin de valider les données et d’assurer des paiements exacts et ponctuels.
- Préparer et traiter les paies de départ et les exigences liées aux fins d’emploi, y compris les documents de paie applicables comme les T4, W-2, 1099 et relevés d’emploi (RE).
- Gérer les opérations de paie, notamment les renseignements sur les employé·es, les gains, les retenues, les avantages imposables, les vacances et les activités de fin d’année.
- Agir comme principale personne-ressource pour les questions des employé·es concernant la paie, en leur offrant un soutien rapide, précis et axé sur leurs besoins.
- Collaborer avec le ou la chef de People & Culture dans le cadre des révisions annuelles de la rémunération et du mérite, en veillant à ce que les changements approuvés soient correctement intégrés à la paie.
Avantages sociaux et programmes aux employé·es
- Prendre en charge l’administration quotidienne des programmes d’avantages sociaux de Trolley dans nos différents marchés, en travaillant étroitement avec les fournisseurs, courtiers et partenaires locaux.
- Gérer les adhésions et les fins de couverture, les changements d’admissibilité, les rapports, le rapprochement des factures, les renouvellements et les questions des employé·es liées aux avantages sociaux.
- Participer à la révision et à l’analyse comparative annuelles des programmes d’avantages sociaux de Trolley afin de veiller à ce que notre offre demeure concurrentielle et adaptée à chacun de nos marchés.
- Administrer les autres programmes et avantages destinés aux employé·es, notamment les programmes de vacances, les allocations de mieux-être, les programmes de reconnaissance et les cadeaux d’anniversaire de service, les récompenses ponctuelles et les autres initiatives de P&C.
- Maintenir des dossiers et des processus précis concernant les vacances et autres droits des employé·es et collaborer avec P&C afin d’assurer une application uniforme des politiques.
- Soutenir le déploiement, la communication et l’administration continue des nouveaux programmes et avantages sociaux ou de ceux qui ont été mis à jour.
Dépenses, voyages et opérations financières
- Prendre en charge de bout en bout le processus de remboursement des dépenses des employé·es, de la soumission et de la vérification jusqu’à l’approbation, au paiement, au rapprochement et au traitement fiscal approprié.
- Veiller à ce que les dépenses des employé·es respectent les politiques de l’entreprise et les exigences fiscales applicables, et faire les suivis nécessaires auprès des employé·es et des gestionnaires lorsqu’une documentation ou des précisions supplémentaires sont requises.
- Prendre en charge les processus et politiques de Trolley liés aux voyages et aux dépenses (T&E), notamment en répondant aux questions des employé·es concernant les voyages et en cherchant continuellement à améliorer leur expérience.
- Collaborer avec Finance afin de s’assurer que les dépenses, remboursements et avantages payés par l’entreprise sont correctement comptabilisés et rapprochés.
- Produire des rapports et analyses opérationnels liés à la paie, aux avantages sociaux, aux dépenses et aux autres activités de P&C pour les équipes People & Culture, Finance et la direction.
- Effectuer les rapprochements des comptes liés à la paie et collaborer avec Finance dans le cadre des activités de fin de mois et de fin d’année.
- Participer à l’audit annuel des états financiers ainsi qu’aux autres audits liés à la paie, aux avantages sociaux, aux dépenses ou à la conformité, au besoin.
Opérations People & Culture
- Collaborer étroitement avec l’équipe People & Culture afin de s’assurer que les changements touchant les employé·es sont correctement reflétés dans les systèmes de paie, RH, avantages sociaux et autres systèmes.
- Maintenir une documentation, des contrôles et des processus solides pour les opérations de paie et de P&C afin d’assurer l’exactitude, la confidentialité, la conformité et la continuité des activités.
- Se tenir au courant des exigences en matière de paie, d’avantages sociaux et d’emploi dans les différents territoires où Trolley exerce ses activités.
- Identifier et mettre en œuvre des possibilités d’automatisation et de simplification des processus de paie et de P&C afin de réduire le travail manuel et d’améliorer l’exactitude et l’efficacité.
- Participer à des projets ponctuels de People & Culture et à des initiatives opérationnelles en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise.
- Apporter son soutien à l’administration du bureau et aux activités liées à l’expérience employé·e au besoin, en collaboration avec l’ensemble de l’équipe P&C afin d’assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes.
À propos de vous
- Vous avez au moins 5 ans d’expérience progressive en paie et/ou en People Operations, incluant une expérience pratique de la paie canadienne et américaine.
- Vous avez une solide connaissance des exigences canadiennes en matière de paie et une expérience concrète de la gestion de la paie américaine.
- Vous avez de l’expérience avec des fournisseurs internationaux de services de paie ou dans la coordination de la paie et des avantages sociaux dans plusieurs pays.
- Vous avez de l’expérience dans l’administration des avantages sociaux et êtes à l’aise de travailler directement avec des courtiers, des fournisseurs et des employé·es.
- Vous comprenez la comptabilité de la paie, les rapprochements, les avantages imposables, les dépenses des employé·es, les retenues et les principes comptables généraux.
- Vous avez de l’expérience dans la gestion des activités de fin d’année liées à la paie et des déclarations réglementaires au Canada et aux États-Unis.
- Une certification PCP ou une autre certification pertinente en paie constitue un atout.
- Vous maîtrisez très bien Excel et êtes à l’aise d’apprendre et de travailler avec différents systèmes de paie, SIRH, avantages sociaux, gestion des dépenses et systèmes financiers.
- Vous avez un souci exceptionnel du détail et comprenez l’importance de l’exactitude, de la confidentialité et de contrôles rigoureux lorsqu’il est question de renseignements sur les employé·es et de données financières.
- Vous avez de solides aptitudes analytiques et de résolution de problèmes et êtes à l’aise d’enquêter sur les écarts et de résoudre des problèmes complexes liés à la paie ou aux opérations.
- Vous communiquez clairement et comprenez l’importance d’offrir un niveau élevé de soutien aux employé·es.
- Vous aimez prendre en charge des processus de bout en bout et êtes aussi à l’aise avec les responsabilités opérationnelles récurrentes qu’avec les projets ou demandes imprévus.
- Vous êtes proactif·ve, débrouillard·e et cherchez constamment des façons d’améliorer les processus, les systèmes et les méthodes de travail.
- Vous savez gérer efficacement plusieurs priorités et échéances dans un environnement en croissance et où le rythme est soutenu.
- Vous êtes autonome, organisé·e et à l’aise de travailler avec peu de supervision.
- Vous avez une approche collaborative et axée sur l’équipe et êtes prêt·e à donner un coup de main là où c’est nécessaire pour soutenir l’équipe P&C et l’expérience employé·e.
- Vous êtes à l’aise de travailler dans différents territoires et avec des collègues issus d’un environnement multiculturel et international.
Ce que nous offrons :
- Un salaire concurrentiel et une participation significative au capital de l’entreprise (ESOP).
- La possibilité de vous joindre à une équipe diversifiée et exceptionnelle qui travaille ensemble à la réalisation d’une mission commune.
- Une assurance collective complète, incluant les soins médicaux, dentaires, de la vue, l’assurance invalidité de longue durée et plus encore, dès votre première journée.
- 4 semaines de vacances payées par année, en plus des jours fériés (+ 1 journée de vacances supplémentaire par année de service).
- 30 jours de travail à distance à partir de l’endroit de votre choix.
- Une allocation pour le sport et le bien-être.
- Les vendredis après-midi de congé pendant l’été.
- Un MacBook Pro d’Apple et l’équipement Mac nécessaire fournis par l’entreprise.
