Adjoint(e) à la direction

Adjoint(e) à la direction

Permanent | 35 h/semaine | jusqu' à 72 000 $ | Hybride | Jean Talon

Notre client, un organisme de formation œuvrant dans le secteur de la santé et des services sociaux, est actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) à la direction afin de soutenir la direction dans la gestion administrative, financière et opérationnelle de l’organisation.

Il s’agit d’un rôle polyvalent offrant une belle autonomie, dans lequel la personne sera appelée à gérer plusieurs dossiers simultanément et à collaborer étroitement avec la direction, les membres, les clients et différents partenaires.

Vos principales responsabilités

Administration et soutien à la direction

• Assurer le soutien administratif quotidien auprès de la direction;
• Participer à la mise en place, à la mise à jour et à l’amélioration des procédures administratives;
• Coordonner la circulation de l’information auprès des membres, clients et partenaires;
• Préparer et mettre en forme différents documents, communications, rapports et outils d’information;
• Participer à la planification des activités de formation;
• Coordonner les inscriptions et les confirmations de participation;
• Préparer et maintenir à jour les horaires, grilles de planification et documents nécessaires aux activités;
• Effectuer les suivis administratifs liés aux attestations et aux formations continues;
• Préparer les horaires des ressources humaines et assurer le suivi des feuilles de temps;
• Assurer le suivi administratif des contrats et ententes avec les clients, membres et fournisseurs;
• Préparer la documentation destinée aux comités et au conseil d’administration et participer à l’organisation des rencontres.

Comptabilité et finances

• Préparer les factures et assurer le suivi des comptes à recevoir et à payer;
• Effectuer certaines tâches de tenue de livres;
• Effectuer les conciliations bancaires;
• Préparer différents suivis budgétaires;
• Collaborer avec la direction et les partenaires comptables externes;
• Assurer le suivi administratif des dossiers financiers.

Réception et secrétariat

• Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes d’information;
• Gérer les appels et la correspondance;
• Assurer le classement, l’archivage et la gestion des documents physiques et numériques;
• Rédiger et réviser des notes de service, comptes rendus, rapports et correspondances;
• Maintenir à jour les répertoires et listes de contacts;
• Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation.

Profil recherché

• 3 à 5 années d’expérience dans un rôle administratif pertinent;
• Expérience dans un poste nécessitant autonomie, initiative et gestion de plusieurs dossiers simultanément;
• Bonnes connaissances en comptabilité;
• Expérience dans un environnement demandant analyse, jugement et résolution de problèmes;
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit;
• Anglais fonctionnel, à l’oral et à l’écrit;
• Maîtrise de la suite Microsoft 365;
• Connaissance de Sage, un atout.

Vous êtes…

• Organisé(e) et capable de gérer efficacement les priorités;
• Rigoureux(se) et soucieux(se) du détail;
• Autonome et débrouillard(e);
• À l’aise dans un environnement dynamique et polyvalent;
• Reconnu(e) pour votre discrétion et votre professionnalisme;
• Orienté(e) vers le service à la clientèle et la collaboration.

Intéressé(e) par cette opportunité?

Si votre profil correspond aux exigences du poste, contactez Hugo à h.llorca@totemtalent.ca afin d’échanger sur cette opportunité.