Adjoint administratif/Adjointe administratif

Notre client est une entreprise québécoise œuvrant dans le secteur de la construction et des services liés au bâtiment. L’organisation réalise et coordonne différents projets pour une clientèle principalement commerciale et travaille en collaboration avec plusieurs intervenants du secteur.

Nous sommes actuellement à la recherche d'une adjoint.e.s administratif.ve possédant une expérience dans le domaine de la construction.

Secteur Ville Mont-Royal, Québec

Responsabilités :

• Coordonner la préparation et le suivi des dossiers liés aux appels d’offres;
• Préparer, rédiger et assurer le suivi de documents administratifs et contractuels;
• Effectuer l’ouverture et le suivi administratif des projets;
• Répondre aux appels et assurer les suivis auprès des clients, fournisseurs et différents partenaires;
• Effectuer les suivis administratifs liés aux différentes problématiques rencontrées;
• Organiser, classer et archiver les documents selon les procédures établies;
• Coordonner les réunions et assurer les suivis administratifs requis;
• Préparer différents rapports, suivis de dépenses et communications;
• Participer à la gestion administrative quotidienne du bureau, notamment les commandes et le suivi des fournitures;
• Soutenir certaines activités liées aux ressources humaines, notamment la préparation de documents, les pré-entrevues, l’accueil et l’intégration des nouveaux employés;
• Effectuer les démarches administratives liées aux embauches, départs et changements de statut auprès des instances pertinentes du secteur;
• Maintenir les dossiers des employés à jour et assurer le suivi des documents requis;
• Fournir un soutien administratif à la direction et aux équipes de projets.

Profil recherché :

• Formation en administration, gestion ou dans un domaine connexe;
• Minimum de 3 années d’expérience dans un poste administratif similaire au sein du secteur de la construction;
• Expérience auprès d’un entrepreneur général, un atout;
• Expérience avec la préparation et la gestion d’appels d’offres;
• Excellentes capacités rédactionnelles en français;
• Bonne capacité à communiquer en anglais;*
• Maîtrise de Microsoft Office et de SharePoint;
• Connaissance des plateformes et outils utilisés dans le secteur de la construction, un atout;
• Sens de l’organisation, autonomie et souci du détail;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers.

Conditions du poste :

• Horaire de 40 heures par semaine, du lundi au vendredi;
• Horaire flexible;
• Horaire estival avantageux;
• Possibilité de terminer plus tôt le vendredi durant la période estivale;
• Poste en présentiel
• Déplacements occasionnels sur des chantiers;
• Salaire de 28 $ à 33 $/heure, selon l’expérience;
• 4 semaines de vacances;
• Fermeture durant certaines périodes déterminées par l’entreprise;
• Assurances collectives comprenant notamment l’assurance vie, invalidité et maladie;
• Régimes d’épargne avec contribution de l’employeur, incluant REER, CELI et régime de participation différée aux bénéfices;
• Processus de recrutement comprenant une entrevue en présentiel.

Nous vous remercions de votre intérêt envers ce poste. Pour postuler, veuillez transmettre votre CV via le site ou par courriel à j.planche@totemtalent.ca

Le genre féminin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.

*La maîtrise du français et de l’anglais est requise afin de communiquer avec des collègues, clients et partenaires unilingues anglophones situés au Canada et à l’international.