Nous sommes à la recherche d’une personne organisée et polyvalente pour soutenir le travail de bureau et la coordination de projets au sein d’un cabinet de traduction en pleine croissance. Le rôle consiste à appuyer l’équipe dans la gestion quotidienne des mandats, le suivi des communications et diverses tâches administratives. Une expérience en traduction ou dans un environnement linguistique constitue un atout, mais n’est pas obligatoire; nous privilégions avant tout la rigueur, la fiabilité et la capacité à apprendre rapidement.
IMPORTANT : La personne doit absolument pouvoir venir travailler sur place, car nous traitons des renseignements confidentiels qui doivent être traités sur place uniquement.
Les tâches du poste sont les suivantes :
Volet assistance coordination de projets (85 %)
- Réceptionner, répondre ou transférer aux personnes concernées, tous les courriels de l’externe et en assurer le suivi
- Répondre à tous les appels et transmettre les messages aux personnes concernées
- Accepter, inscrire et compiler les différentes données des projets dans le SYM Orders (transition vers Monday) (nombre de demandes reçues et le nombre de mots de communiqués de presse reçus par jour, etc.)
- Accepter et télécharger les projets gouvernementaux, privés et protégés dans la plateforme du client et veiller au respect des modalités et consignes spéciales du contrat
- Analyser les paramètres des différents projets gouvernementaux, privés et protégés, les préparer dans le logiciel de gestion, aviser les traducteurs concernés et répondre aux questions de l’équipe reliées à l’échéancier
- Discuter avec le coordonnateur des solutions à mettre en place lorsqu’un traducteur ne croit pas être en mesure de terminer selon l’échéancier prescrit (ajouter un autre traducteur au projet, demander une prolongation d’échéance au client, etc.)
- Classer les documents de référence des clients et des projets dans Sharepoint et dans memoQ
- Livrer les traductions au client dans les plateformes adéquates en respectant l’échéance prescrite
- Créer des banques terminologiques ou des mémoires temporaires à la demande du coordonnateur
- Assurer l’accès des traducteurs au local des contrats protégés
- Sauvegarder les versions des textes, comparer avec les versions relues, et envoyer la comparaison aux personnes concernées
- Effectuer la recherche documentaire et aligner les textes dans AlignFactory
- Envoyer les courriels aux pigistes pour leurs disponibilités et mettre à jour continuellement les disponibilités des pigistes ainsi que les traducteurs internes
- Procéder aux affichages de postes sur les plateformes de recrutement et faire la pré-sélection des candidats
- Effectuer toute autre tâche connexe demandé par le coordonnateur
Volet facturation (15 %)
- Préparer toutes les factures pour chaque client
- Procéder à l’envoi des factures à tous les clients gouvernementaux
- Envoyer par courriel les factures des clients privés au coordonnateur
- Traiter la paie à la quinzaine
- Valider les factures des pigistes, communiquer avec l’équipe de coordination pour toute question, et procéder au paiement
- Rassembler dans un fichier Excel toutes les données des fournisseurs
- Rassembler et détailler les informations requises pour les états financiers dans un fichier Excel
- Organiser et structurer les comptes de dépenses des employés
Études, expérience et compétences recherchées
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, gestion ou tout autre domaine pertinent
- Expérience pertinente en gestion de projets (coordination) ou en administration (un atout)
- Expérience pertinente en traduction (un atout important)
- Expérience avec des logiciels de gestion (un atout)
- Excellente maîtrise des outils informatiques et de la suite Office
- Bonne maitrise des logiciels de traduction (un atout)
- Excellente maîtrise des langues française et anglaise écrites
- Bonne maîtrise du français parlé
- Bonne maîtrise de l’anglais parlé
Qualités essentiells
- Rigueur et souci du détail
- Polyvalence, autonomie et aisance à communiquer
- Capacité d’adaptation
- Débrouillardise
- Esprit d’équipe et de collaboration
- Bonne gestion des priorités
- Axé service client
- Discrétion et confidentialité
