Adjoint(e) administratif(ve) – Direction du développement

Adjoint(e) administratif(ve) – Direction du développement

Sommaire du poste

Sous l’autorité du directeur du développement, des partenariats et de l’innovation, la personne titulaire assure le soutien administratif de la Direction du développement et de ses cinq secteurs (développement des affaires, partenariats et financement; formation à distance et innovation technopédagogique; École de langue Universel; formation continue et professionnelle; parcours études-sports et Complexe Universel). Elle appuie également les gestionnaires et responsables de ces secteurs. Elle gère l’agenda et les communications de la direction, prépare les dossiers, rencontres et documents et en assure le suivi, coordonne les processus administratifs (suivi budgétaire, dépenses, contrats, dossiers d’embauche) et veille à la bonne circulation de l’information entre les campus et les partenaires. Personne d’expérience, autonome et d’une grande discrétion, elle agit comme point de contact de la direction et contribue à la rigueur et à l’efficacité de l’ensemble du service.

Principales responsabilités

Soutien à la direction

• Gérer l’agenda, les priorités et la correspondance du directeur; filtrer les demandes et assurer le suivi des courriels et des appels.
• Organiser les rencontres, comités et séances de travail (convocation, ordre du jour, documentation, logistique), rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions.
• Rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance, les notes, les présentations, les rapports et les documents officiels, en français et en anglais.
• Tenir un registre des dossiers, des échéances et des engagements de la direction et effectuer les relances nécessaires.
• Organiser les déplacements (campus, partenaires, missions internationales) et la logistique des événements.
• Appuyer les gestionnaires et responsables de secteurs dans leurs besoins administratifs (suivi des dépenses, documents, rencontres, logistique), selon les priorités établies par le directeur.

Gestion administrative et financière

• Assurer le suivi budgétaire de la Direction : saisie et suivi des dépenses, bons de commande, factures de fournisseurs et de pigistes, comptes de dépenses conformes à la politique de remboursement.
• Préparer et suivre les contrats, les ententes de service, les ententes de confidentialité et les documents d’embauche, en collaboration avec les ressources humaines et les finances.
• Coordonner l’accueil administratif et l’intégration des nouveaux employés et pigistes (accès, équipement, documents).
• Mettre en place et tenir à jour le système de classement et d’archivage numérique de la Direction (Teams, SharePoint), dans le respect de la confidentialité.
• Appuyer la préparation des redditions de comptes, des rapports de subventions et des documents requis par les partenaires et les bailleurs de fonds.

Coordination, suivi et communications

• Agir comme point de contact de la direction auprès des secteurs, des campus, des partenaires et des clients.
• Tenir à jour les outils de suivi (tableaux de bord, plans d’action, CRM Zoho) et produire des états d’avancement.
• Proposer et implanter des améliorations aux processus et aux outils administratifs (procédures, formulaires, gabarits).
• Appuyer, avec discrétion, la préparation des dossiers stratégiques et confidentiels du service.
• Effectuer toute autre tâche connexe selon les besoins de la direction.

Profil recherché

Formation et expérience

• Diplôme d’études collégiales en bureautique, en techniques administratives ou dans un domaine connexe (un certificat ou un baccalauréat en administration est un atout).
• Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pourra être considérée.
• Minimum de cinq (5) années d’expérience à titre d’adjoint(e) administratif(ve) ou d’adjoint(e) de direction, idéalement auprès d’un cadre supérieur.
• Expérience en milieu d’enseignement ou dans un organisme public ou parapublic (un atout).
• Compétences et qualités recherchées
• Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer des priorités multiples dans des délais serrés.
• Autonomie, jugement et initiative : capacité à anticiper les besoins de la direction et à régler les questions courantes sans supervision.
• Discrétion absolue et sens aigu de la confidentialité.
• Excellente maîtrise du français écrit (rédaction, révision, qualité de la langue); bonne maîtrise de l’anglais.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) et aisance avec un CRM (Zoho, un atout).
• Connaissance et application des outils d’intelligence artificielle pour la rédaction, la synthèse et l’automatisation de tâches administratives (un atout).
• Rigueur, souci du détail et de la qualité du travail accompli.
• Entregent, courtoisie et sens du service.

Conditions de travail

• Régime d’assurance collective avec contribution de l’employeur.
• Régime d’épargne-retraite avec contribution de l’employeur.
• Semaines de vacances annuellement.
• Rémunération compétitive.

Fermeture du concours

Le concours restera ouvert jusqu’à ce qu’une candidature soit retenue.

Entrée en fonction

Aussitôt que possible.

Lieu de travail

Montréal, avec déplacements occasionnels à Gatineau et Sherbrooke.

Échelle salariale

Échelle salariale proposée : de 55 000 $ à 72 000 $ par année, selon la formation et l’expérience.

Conditions et confidentialité

Horaire et modalités à préciser selon la politique en vigueur. Compte tenu de la nature stratégique et confidentielle de certains dossiers du service, la personne titulaire sera tenue à une obligation de confidentialité et pourra être appelée à signer une entente à cet effet.

Organisation, rigueur et service

• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation et votre capacité à garder une longueur d’avance sur les priorités.
• Vous aimez être au cœur de l’action et savez faire circuler l’information entre les personnes, les équipes et les partenaires.
• Vous avez à cœur la qualité de la langue, la rigueur et la confidentialité dans tout ce que vous produisez.
• Vous souhaitez contribuer à la croissance d’un groupe en enseignement supérieur, au sein d’une équipe multidisciplinaire dynamique.

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À propos de la Direction du développement

La Direction du développement regroupe cinq secteurs : développement des affaires, partenariats et financement; formation à distance et innovation technopédagogique; École de langue Universel; formation continue et professionnelle; parcours études-sports et Complexe Universel. Elle assure aussi la coordination de plusieurs portefeuilles stratégiques, couvrant notamment l’analyse et le développement de programmes, les relations internationales, les partenariats ainsi que les appels d’offres et le financement. À ceux-ci s’ajoutent certains dossiers de développement à caractère stratégique et confidentiel. Dans ce contexte, le poste exige une grande polyvalence, de l’autonomie et un esprit entrepreneurial.