Réceptionniste et adjoint(e) adminsitratif(ive)

Vous êtes minutieux·euse et organisé·e et possédez des habiletés de service à la clientèle hors pair? Vous aimeriez travailler dans un environnement professionnel et collaboratif? Nous voulons vous rencontrer!

Fondé en 1892, ROBIC est un cabinet de renommée internationale regroupant des professionnels aux compétences variées incluant des avocats, des scientifiques et des ingénieurs spécialisés en propriété intellectuelle et en droit des affaires. En 2023, ROBIC s’est joint au groupe IPH Limited, un réseau international de cabinets spécialisés en propriété intellectuelle présent dans dix juridictions et actif auprès de clients dans plus de 25 pays.

ROBIC est à la recherche d’un·e candidat·e professionnel·le et chaleureux·se afin de se joindre à notre équipe de Québec au sein d’un rôle hybride de réceptionniste et de commis administratif(ive). La personne retenue jouera un rôle clé dans le bon déroulement des activités de notre bureau de Québec ainsi que dans l’accueil des visiteurs, tout en travaillant en collaboration avec les avocats, les parajuristes et les adjoint∙es du secteur des marques de commerce.

POURQUOI VOULOIR JOINDRE L’ÉQUIPE DE ROBIC?

• Pour faire partie d’une équipe humaine et dynamique;
• Pour avoir un horaire de travail flexible (35 heures par semaine) qui permet de faciliter votre conciliation travail-vie personnelle;
• Pour avoir la possibilité d’avoir un vendredi sur deux de congé à l’année longue via un programme de reprise de temps;
• Pour avoir accès à divers avantages sociaux : assurances collectives, régimes de retraite avec participation de l'employeur, journées de maladie, programme de reconnaissance des années de service, programme de reconnaissance par les pairs, accès à vos journées de vacances dès l'embauche, système de télémédecine pour vous et votre famille, programme d’aide aux employés, etc;
• Pour faire partie d’une équipe où votre point de vue et vos idées sont considérés;
• Pour travailler dans un environnement de travail convivial, où le café, le thé et des collations sont à votre disposition gratuitement;
• Pour joindre un employeur qui a été nommé parmi les "Best Workplaces in Professional Services" à l'échelle nationale et reconnu à titre de "Great Place to Work" durant les trois dernières années.
  
  

Responsabilités

Responsabilités De Réceptionniste

• Gérer les appels téléphoniques entrants;
• Accueillir les clients, les fournisseurs et les messagers;
• Préparer les salles de réunions pour les rencontres clients;
• Envoyer, recevoir, trier et distribuer le courrier et les colis;
• Organiser les événements se tenant au bureau de Québec;
• Assurer la liaison de certains services avec le bureau de Montréal;
• Agir à titre de remplaçant·e à distance de la réceptionniste du bureau de Montréal;
• Assurer les commandes de fournitures de bureau, de l’épicerie et/ou de dîners;
• Gérer les communications avec le gestionnaire de l’immeuble (stationnement, cartes d’accès, demandes de services, etc.;
• Tenir à jour les dossiers liés aux dépenses du bureau et des coûts;
• Assurer le bon fonctionnement des imprimantes et photocopieurs, faire le lien avec l’équipe TI lors de problèmes;
• Assurer la propreté de la cuisine, des machines à café, etc.;
• Réaliser toute autre tâche connexe, selon les besoins.
  
  

Responsabilités De Commis Au Secteur Des Marques

• Effectuer la vérification des documents de selon la procédure établie;
• Procéder à la fermeture des dossiers;
• Procéder à l’envoi de courriel aux clients selon les modèles établis;
• Assurer une partie de la gestion des échéances internes;
• Traiter les instructions de non-renouvellement des marques de commerce;
• Assurer la mise à jour de nos dossiers;
• Exécuter toute autre tâche connexe, selon les besoins.
  
  

Exigences et aptitudes

• Diplôme d’études secondaires ou collégiales (ou l’équivalent);
• Expérience en service à la clientèle ou à titre de réceptionniste;
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit;
• Connaissance du logiciel Word;
• Disposé·e à travailler en présentiel du lundi au vendredi;
• Aptitudes élevées en service à la clientèle;
• Professionnalisme, jugement et discrétion;
• Sens de l’organisation et proactivité;
• Précision, souci du détail et rigueur;
• Jugement et capacité à prendre des décisions;
• Autonomie et débrouillardise.
  
  

Nous sommes à la recherche d’une personne coup de cœur, qui saura apporter son expertise en administration et service à la clientèle pour contribuer à l’évolution de ROBIC. Nous offrons une gamme complète d’avantages sociaux distinctifs, dans un environnement de travail chaleureux et stimulant.

En 2024, 2025 et 2026, ROBIC a été reconnu parmi les "Best Workplaces in Professional Services" au Canada, en plus d'être fièrement certifiés "Great Place to Work" durant les trois dernières années consécutives grâce à la rétroaction des membres de notre équipe. Ces reconnaissances illustrent notre réel engagement à prendre soin des membres de notre équipe. Chez ROBIC, nous avons la conviction que chacun∙e joue un rôle essentiel dans le maintien d’une culture d’entreprise positive, bienveillante et inclusive. Nous visons à constamment nous réinventer et mettre en place des meilleures pratiques pour nous assurer que les membres de notre équipe soient heureux, tout simplement.

Notre cabinet est également un fier membre du réseau LLD (« Legal Leaders for Diversity and Inclusion »). En faisant partie de ce réseau, nous confirmons notre engagement d’offrir à tous les membres de notre équipe un environnement de travail inclusif qui valorise la diversité, l’équité et l’inclusion, et dans lequel chacun∙e se sent accueilli∙e et peut ainsi développer son plein potentiel. Nous croyons et adhérons au principe d’équité en matière d’emploi. Ainsi, nous encourageons tous les candidats qualifiés qui représentent la diversité des collectivités à soumettre leur candidature.

Nous invitons chaleureusement ceux et celles qui partagent notre passion à se joindre à nous pour contribuer à notre succès continu. Les candidats intéressés sont priés de nous soumettre leur candidature rapidement. Nous sommes déjà très enthousiastes à l’idée de faire votre connaissance!