Job Title: Financial Coordinator
Location: Ottawa, Ontario (Hybrid Work Arrangement)
Position Type: Full-Time, Permanent
Reports To: Sr. Finance Officer
Job Vacancy Status: Existing Role – 1 Vacancy
Supervisory: No
Posting Date: October 9, 2026
About the Rideau Hall Foundation
The Rideau Hall Foundation (RHF) is an independent and non-partisan charitable organization established to amplify the impact of the office of the Governor General as a central institution of Canadian democracy, and to better serve Canadians through a range of initiatives linked to learning, leadership, giving and innovation.
By working in partnership across all sectors, the RHF celebrates excellence while creating opportunities and connecting communities, all towards the shared purpose of a better Canada.
For more information about the RHF, please visit: https://www.rhf-frh.ca/.
About the Role
The Financial Coordinator plays a key role within the Finance team, providing day-to-day support across accounts payable, accounts receivable, donation processing, and audit activities. Working collaboratively with colleagues across the RHF, the Financial Coordinator helps ensure the accuracy, timeliness, and integrity of financial operations throughout the monthly, quarterly, and annual reporting cycles.
Key Responsibilities
- Support the accounts payable function through data entry, including manual entry and electronic uploads of invoices, cheque requisitions, expense claims and credit memos into accounting software.
- Review vendor statements and accounts receivable reports, investigate discrepancies, and follow up with staff & vendors to resolve outstanding issues.
- Maintain accurate vendor records and files, including the independent verification of new vendors.
- Respond to invoice and expenditure inquiries.
- Support the accounts receivable function through data entry, including generating invoices, following up on overdue amounts, recording and reconciling payments, processing incoming cheques, preparing and recording deposits, and ensuring accurate documentation of all receipts.
- Support donation processing through accurate data entry, including recording donation information in spreadsheets and accounting software.
- Coordinate the triaging of the shared finance email, ensuring all incoming communications are promptly reviewed, categorized and assigned to the appropriate team members for action.
- Assist with interim and year-end audits by pulling sample documents and prepares analysis and reconciliation.
- Support adherence to established financial policies and internal controls to ensure accuracy, accountability, and compliance.
- Liaise with staff for administration of projects as required.
- Provide backup support to other Finance team members as needed to maintain efficient departmental operations.
- Participate as a member of staff committees in support of organizational initiatives as required.
- Carry out other duties as appropriate and as assigned by the manager.
Qualifications & Experience
- A post-secondary degree or a combination of relevant training, education, and experience.
- Minimum of 2 years’ experience in accounts payable or general accounting.
- Experience with financial, expense management, accounts payable, and/or other finance-related software and automation tools.
- Experience supporting full cycle accounts payable and accounts receivable function.
- Experience in administration and/or project management an asset.
- Core Competencies & Skills
- Able to operate and thrive in a collaborative environment as well as to work independently with minimal supervision.
- Strong proficiency in Microsoft 365 applications and experience using expense management software including Quadient/Beanworks and Concur or equivalent software.
- Well-developed customer service skills.
- Strong knowledge of sales taxes (GST/HST and rebates).
- Display flexibility and resourcefulness when dealing with competing work priorities.
Compensation & Benefits
- Competitive Salary: Hiring range of $55,700 - $61,000 depending on experience and qualifications.
- Comprehensive Benefits: Day-one access to extended health and dental coverage to support you and your family’s well-being.
- RSP Matching: Immediate enrollment in our employer-matched Retirement Saving Program.
- Employee Assistance Program: 24/7 confidential support via TELUS Health for you and your family.
- Generous Vacation: Start with 15 vacation days per year, accruing from day one. Earn an extra 5 days every 3 years, up to a maximum of 30 days annually.
Application Process
- Apply through the Rideau Hall Foundation's career portal by October 9, 2026. Candidates must successfully pass all required security clearances.
The Rideau Hall Foundation is an equal opportunity employer. We strongly encourage applications from all qualified candidates, including members of equity-deserving groups and rights holders, including Indigenous Peoples, Black and racialized people, 2SLGBTQIA+ people, women, and persons with disabilities. We seek to build a workforce that reflects the communities we serve.
The Rideau Hall Foundation will provide accommodations upon request during the recruitment, selection and assessment process for candidates with disabilities.
We thank all candidates for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.
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Titre du poste : Coordonnateur ou coordonnatrice des finances
Lieu : Ottawa, Ontario (possibilité de travail en mode hybride)
Type de poste : Temps plein, permanent
Supérieur.e immédiat.e : Agent.e principal.e des finances
Vacance du poste : Poste existant : 1 emploi à pourvoir
Rôle de supervision : Non
Date d’affichage : 9 octobre 2026
À propos de la Fondation Rideau Hall
La Fondation Rideau Hall (FRH) est un organisme caritatif indépendant et apolitique qui a pour but d’optimiser l’influence du Bureau du gouverneur général à titre d’institution clé de la démocratie canadienne et de mieux servir les Canadiens et Canadiennes par l’intermédiaire d’initiatives axées sur l’apprentissage, le leadership, le don et l’innovation.
En nouant des partenariats dans tous les secteurs, la FRH célèbre l’excellence tout en ouvrant des horizons et en unissant les collectivités dans le but commun de bâtir un Canada meilleur.
Pour en savoir plus sur la FRH, visitez le https://rhf-frh.ca/fr.
Rôle
Le coordonnateur ou la coordonnatrice des finances joue un rôle essentiel au sein de l’équipe des finances en soutenant les activités quotidiennes liées aux comptes créditeurs, aux comptes débiteurs, au traitement des dons et aux audits. Cette personne collabore avec des collègues de l’ensemble de la FRH pour veiller à l’exactitude et à l’intégrité des opérations financières ainsi qu’à leur exécution en temps opportun tout au long des cycles de production de rapports mensuels, trimestriels et annuels.
Principales responsabilités
- Soutenir les fonctions liées aux comptes créditeurs par la saisie de données dans le logiciel de comptabilité (la saisie manuelle et téléversement électronique de factures, demandes de chèques, demandes de remboursement de dépenses et notes de crédit)..
- Examiner les relevés des fournisseurs et les rapports sur les comptes débiteurs, enquêter sur les écarts et effectuer un suivi auprès du personnel et des fournisseurs afin de régler les problèmes en suspens.
- Tenir des registres et des dossiers exacts sur les fournisseurs, ce qui comprend la vérification indépendante des nouveaux fournisseurs.
- Répondre aux demandes de renseignements concernant les factures et les dépenses.
- Soutenir les fonctions liées aux comptes débiteurs, notamment en effectuant la saisie de données, en produisant des factures, en assurant le suivi des montants en souffrance, en comptabilisant et en rapprochant les paiements, en traitant les chèques reçus, en préparant et en comptabilisant les dépôts, ainsi qu’en veillant à ce que tous les encaissements soient consignés avec exactitude.
- Soutenir le traitement des dons par la saisie exacte de données, notamment en consignant, dans des feuilles de calcul et le logiciel de comptabilité, les renseignements sur les dons.
- Coordonner le tri des courriels dans la boîte partagée de l’équipe des finances en veillant à ce que toutes les communications entrantes soient rapidement examinées, classées et attribuées aux membres appropriés pour traitement.
- Participer aux audits intermédiaires et de fin d’exercice en prélevant des documents à titre d’échantillons ainsi qu’en préparant des analyses et des rapprochements.prélevant des documents à titre d’échantillons ainsi qu’en préparant des analyses et des rapprochements.
- Favoriser le respect des politiques financières et des contrôles internes établis de manière à garantir l’exactitude, la responsabilité et la conformité des travaux effectués.
- Collaborer avec le personnel à l’administration de projets, au besoin.
- Au besoin, apporter des renforts aux autres membres de l’équipe des finances pour maintenir l’efficacité des opérations du service.
- Soutenir les initiatives organisationnelles en participant à différents comités, selon les besoins.
- Assumer d’autres responsabilités au besoin et à la demande de la superviseure.
Qualifications et expérience
- Diplôme d’études postsecondaires ou combinaison de formation, d’études et d’expérience pertinentes.
- Au moins deux ans d’expérience liée aux comptes créditeurs ou à la comptabilité en général.
- Expérience dans l’utilisation d’outils d’automatisation et des logiciels liés aux finances, à la gestion des dépenses, aux comptes créditeurs ou à toute autre activité ayant trait aux finances.
- Expérience dans le soutien des fonctions liées à l’ensemble du cycle des comptes créditeurs et des comptes débiteurs.
- Expérience en administration ou en gestion de projet, un atout.
Aptitudes et compétences essentielles
- Capacité à fonctionner et à s’épanouir dans une équipe ainsi qu’à travailler de manière autonome avec très peu de supervision.
- Excellente maîtrise des applications de Microsoft 365 et expérience à utiliser des logiciels de gestion des dépenses, par exemple Quadient/Beanworks, Concur ou tout autre logiciel équivalent.
- Bon sens du service à la clientèle.
- Excellente connaissance des taxes de vente (TPS, TVH et remboursements).
- Souplesse et débrouillardise dans la gestion des priorités de travail concurrentes.
Rémunération et avantages sociaux
- Salaire concurrentiel : Fourchette à l’embauche de 55 700 $ à 61 000 $ selon l’expérience et les compétences.
- Large gamme d’avantages sociaux : Accès immédiat à une couverture étendue d’assurance-maladie et d’assurance dentaire pour vous et votre famille.
- Régime d’épargne-retraite à cotisations partagées : Inscription immédiate à notre régime d’épargne-retraite avec cotisations correspondantes de l’employeur.
- Programme d’aide aux employé.e.s : Soutien confidentiel en tout temps via TELUS Santé, pour vous et votre famille.
- Congés annuels généreux : Offre de 15 jours de congés annuels accumulés dès l’entrée en poste, puis de 5 jours supplémentaires tous les 3 ans jusqu’à un maximum de 30 jours par an.
Pour postuler
- Postulez via le portail des emplois de la Fondation Rideau Hall d’ici le 9 octobre 2026. Les candidat.e.s doivent obtenir toutes les autorisations de sécurité requises.
La Fondation Rideau Hall est un employeur qui souscrit au principe d’égalité des chances. Nous encourageons fortement toute personne qualifiée à postuler, y compris les personnes autochtones, noires et racisées, les membres de la communauté 2EL GBTQIA+, les femmes, les personnes en situation de handicap et les membres d’autres groupes en quête d’équité ou titulaires de droits. Nous cherchons à bâtir une équipe qui reflète les communautés que nous servons.
Des mesures d’adaptation seront offertes aux personnes en situation de handicap qui en font la demande, à toutes les étapes du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation.
Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt, mais seules celles retenues pour une entrevue seront contactées.
