Office Clerk

Poste : coordonnateur(trice) de bureau
Lieu de travail : Montréal, QC
Salaire : jusqu'à 63 000 $ par année
Type de poste : temps plein

Résumé du poste

Nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) de bureau très organisé(e) et soucieux(se) du détail pour soutenir les activités quotidiennes d'un bureau à Montréal. Ce poste consiste à fournir un soutien administratif, d'accueil et de coordination aux employés, à la direction, aux clients et au conseil d'administration.

Le candidat idéal est proactif, professionnel et à l'aise pour gérer plusieurs priorités à la fois. De solides compétences en communication, une maîtrise de Microsoft Office, en particulier d'Excel, et la capacité de traiter les renseignements confidentiels avec discrétion sont essentielles.

Principales responsabilités :

Réception et accueil
- Répondre aux appels téléphoniques, acheminer les appels vers les personnes concernées, prendre et transmettre les messages.
- Accueillir et aider les clients, les visiteurs et les partenaires d'affaires de manière professionnelle et courtoise.
- Servir de point de contact entre les clients, les employés et la direction.
- Veiller à ce que l'aire d'accueil soit propre, bien organisée et accueillante.
- Fournir des renseignements généraux et une aide administrative aux employés et aux visiteurs.
- Aider à la préparation des salles de réunion et servir des rafraîchissements au besoin.

Soutien administratif et de bureau
- Rédiger, mettre en page, relire et préparer la correspondance d'affaires, les lettres, les rapports et autres documents.
- Aider à la préparation des présentations et du matériel de réunion.
- Prendre des notes de réunion, préparer des résumés et assurer le suivi des mesures à prendre au besoin.
- Envoyer des rappels aux employés concernant les tâches en suspens et les échéances à venir.
- Tenir à jour les listes de contacts de l'entreprise, les dossiers et les fichiers administratifs.
- Préparer et distribuer des trousses d'information aux clients actuels et potentiels, et coordonner les communications de suivi.
- Coordonner le renouvellement des polices d'assurance liées aux véhicules et aux locaux.
- Mettre à jour les registres de tarification des fonds et d'autres rapports internes au besoin.
- Aider à l'administration générale du bureau, au classement, à la gestion des documents et à d'autres tâches administratives.

Rapports de dépenses et soutien comptable
- Recueillir, examiner et organiser les rapports de dépenses des employés ainsi que les reçus justificatifs.
- Préparer et tenir à jour les rapports de dépenses à l'aide de Microsoft Excel.
- Vérifier que les rapports de dépenses sont complets, exacts et accompagnés des pièces justificatives appropriées.
- Assurer le suivi auprès des employés en cas de reçus manquants, d'informations incomplètes ou d'anomalies.
- Tenir à jour des registres organisés des dépenses et des remboursements des employés.
- Aider le service de la comptabilité à la saisie de données, à la mise à jour des feuilles de calcul et aux tâches administratives.
- S'assurer que les rapports de dépenses sont soumis pour approbation conformément aux procédures internes.

Planification, calendriers et coordination des déplacements
- Tenir à jour le calendrier du bureau et tenir les employés informés des réunions, événements et dates importantes à venir.
- Planifier et coordonner les réunions internes et externes, y compris les invitations, les réservations de salles et la préparation des documents.
- Organiser les déplacements d'affaires, y compris le transport, l'hébergement et les itinéraires.
- Préparer et distribuer le calendrier mensuel des événements.
- Aider à la coordination et à la réservation des événements d'entreprise et d'autres activités.

Soutien au conseil d'administration et au secrétaire général
- Tenir à jour et protéger les dossiers confidentiels du conseil d'administration et les documents de l'entreprise.
- Préparer et diffuser la correspondance générale au nom du conseil d'administration.
- Coordonner les avis de convocation aux réunions du conseil d'administration conformément aux règlements administratifs de l'entreprise.
- Préparer les dossiers des réunions du conseil d'administration et organiser les documents d'appui.
- Aider à la préparation, à la rédaction et à la finalisation des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration, y compris les détails de la réunion, la liste des présents, les points à l'ordre du jour, les discussions, les rapports, les motions, les résolutions et les résultats des votes.
- Coordonner l'examen et l'approbation des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration.
- Préparer et faire circuler les résolutions pour signature par les administrateurs.
- Tenir à jour des dossiers organisés des réunions du conseil d'administration, des résolutions et des autres documents de l'entreprise.

Qualifications et exigences :

- Expérience antérieure dans un poste administratif, de coordination de bureau ou similaire.
- Bonne maîtrise de Microsoft Excel, notamment pour la création et la gestion de feuilles de calcul, l'utilisation de formules de base, le tri et le filtrage de données, ainsi que la préparation de rapports de dépenses.
- Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Outlook, PowerPoint et Excel.
- Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir des priorités et à respecter les échéances.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français.
- Attitude professionnelle, amicale et axée sur le service.
- Capacité à travailler de façon autonome, à faire preuve d'initiative et à mener à bien les tâches assignées.
- Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.
- Aisance avec les chiffres et capacité à effectuer des tâches administratives et comptables de base.

Autre exigence linguistique : anglais
- Niveau de maîtrise requis : avancé
- Raisons de l'exigence linguistique : communication avec les clients
- Fréquence d'utilisation : constamment (pour presque toutes les tâches)

Ce que nous offrons

Ce poste offre un salaire annuel concurrentiel pouvant atteindre 63 000 $ et la possibilité de contribuer au bon déroulement des activités quotidiennes dans un milieu de travail professionnel.

Si vous êtes un professionnel de l'administration organisé, débrouillard et proactif qui aime soutenir la direction, coordonner les activités du bureau et traiter des renseignements confidentiels, nous vous encourageons à poser votre candidature dès aujourd'hui.

Veuillez envoyer votre CV à Amina Duishogulova à l'adresse amina.duishogulova@quantum.ca.

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d'embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d'intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d'examen des candidatures.

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Position: Office Coordinator
Location: Montreal, QC
Salary: Up to $63,000 per year
Job Type: Full-time

Job Summary

We are seeking a highly organized and detail-oriented Office Coordinator to support the day-to-day operations of an office in Montreal. This position provides administrative, reception, and coordination support to employees, management, clients, and the Board of Directors.

The ideal candidate is proactive, professional, and comfortable managing multiple priorities. Strong communication skills, proficiency in Microsoft Office, particularly Excel, and the ability to handle confidential information with discretion are essential.

Key Responsibilities:

Reception & Front Desk Operations
- Answer incoming telephone calls, direct calls to the appropriate individuals, and take and distribute messages.
- Welcome and assist clients, visitors, and business partners in a professional and friendly manner.
- Serve as a point of contact between clients, employees, and management.
- Maintain a clean, organized, and welcoming reception area.
- Provide general information and administrative assistance to employees and visitors.
- Assist with meeting room preparation and serve refreshments when needed.

Administrative & Office Support
- Draft, format, proofread, and prepare business correspondence, letters, reports, and other documents.
- Assist with preparing presentations and meeting materials.
- Take meeting notes, prepare summaries, and follow up on action items when required.
- Send reminders to employees regarding outstanding tasks and upcoming deadlines.
- Maintain and update corporate contact lists, records, and administrative files.
- Prepare and distribute information packages to existing and prospective clients and coordinate follow-up communications.
- Coordinate the renewal of vehicle and office-related insurance policies.
- Update fund pricing records and other internal reports as required.
- Assist with general office administration, filing, document management, and other administrative tasks.

Expense Reports & Accounting Support
- Collect, review, and organize employee expense reports and supporting receipts.
- Prepare and maintain expense reports using Microsoft Excel.
- Verify that expense reports are complete, accurate, and supported by appropriate documentation.
- Follow up with employees regarding missing receipts, incomplete information, or discrepancies.
- Maintain organized records of employee expenses and reimbursements.
- Assist the accounting department with data entry, spreadsheet updates, and administrative tasks.
- Ensure expense reports are submitted for approval in accordance with internal procedures.

Scheduling, Calendars & Travel Coordination
- Maintain the office calendar and keep employees informed of upcoming meetings, events, and important dates.
- Schedule and coordinate internal and external meetings, including invitations, room reservations, and preparation of materials.
- Arrange business travel, including transportation, accommodations, and itineraries.
- Prepare and distribute the monthly events calendar.
- Assist with coordinating and booking company events and other activities.

Board of Directors & Corporate Secretary Support
- Maintain and safeguard confidential Board of Directors records and corporate documents.
- Prepare and distribute general correspondence on behalf of the Board.
- Coordinate Board meeting notifications in accordance with company by-laws.
- Prepare Board meeting binders and organize supporting documents.
- Assist with preparing, recording, and finalizing Board meeting minutes, including meeting details, attendance, agenda items, discussions, reports, motions, resolutions, and voting results.
- Coordinate the review and approval of Board meeting minutes.
- Prepare and circulate resolutions for Directors' signatures.
- Maintain organized records of Board meetings, resolutions, and other corporate documents.

Qualifications & Requirements:

- Previous experience in an administrative, office coordination, or similar role.
- Good working knowledge of Microsoft Excel, including creating and maintaining spreadsheets, using basic formulas, sorting and filtering data, and preparing expense reports.
- Proficiency in Microsoft Office, including Word, Outlook, PowerPoint, and Excel.
- Strong organizational skills and attention to detail.
- Ability to manage multiple tasks, prioritize responsibilities, and meet deadlines.
- Excellent written and verbal communication skills in French.
- Professional, friendly, and service-oriented attitude.
- Ability to work independently, take initiative, and follow through on assigned tasks.
- Strong sense of discretion and confidentiality.
- Comfortable working with numbers and handling basic administrative accounting tasks.

Other Language Requirement: English
- Level of Proficiency Required: Advanced
- Reasons for Language Requirement: Communication with clients
- Frequency of Use: Constantly (for almost every task)

What We Offer

This opportunity offers a competitive annual salary of up to $63,000 and the opportunity to contribute to the smooth day-to-day operations of a professional office environment.

If you are an organized, resourceful, and proactive administrative professional who enjoys supporting management, coordinating office activities, and handling confidential information, we encourage you to apply today.

Please submit your resume to Amina Duishogulova at amina.duishogulova@quantum.ca.

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CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.

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