Adjoint administratif/Adjointe administratif

Proximit*, en soutien à son client, une entreprise spécialisée dans les portes et fenêtres à Laval, est à la recherche d'un adjoint à la direction pour se joindre à leur équipe. Il s'agit d'un poste permanent de jour offrant un salaire entre 50 000 $ et 60 000 $, selon l'expérience.

Votre rôle sera d'assurer un soutien administratif essentiel à la direction générale tout en contribuant à la coordination et au bon fonctionnement des opérations quotidiennes de l'entreprise. Véritable personne-ressource, vous assurerez le suivi des dossiers, des échéances et des engagements, tout en facilitant les communications entre la direction, les équipes, les partenaires et la clientèle. Votre sens de l'organisation, votre autonomie et votre capacité à anticiper les besoins seront des atouts précieux pour assurer la fluidité des activités et le respect des priorités.

Avantages et conditions

• Salaire entre 50 000 $ et 60 000 $, selon l'expérience
• Poste permanent à temps plein
• Horaire de jour, du lundi au vendredi
• Travail en présentiel avec flexibilité selon les besoins
• Programme mieux-être pouvant atteindre 1 000 $ par année
• Activités d'équipe et événements corporatifs
• Possibilités d’avancement

Tâches de l'adjoint administratif

Volet Soutien à la direction générale

• Accompagner le directeur général dans la gestion et le suivi de ses dossiers et priorités;
• Assurer un suivi rigoureux des engagements, des échéances et des actions à réaliser;
• Anticiper les besoins du directeur général et lui rappeler les appels, rencontres et suivis nécessitant son intervention;
• Effectuer les suivis auprès des différents intervenants afin de s'assurer que les actions convenues sont réalisées;
• Participer à la coordination de projets, d'événements et de diverses initiatives de l'entreprise;
• Préparer les informations et les documents nécessaires aux rencontres et aux prises de décision;
• Contribuer à l'amélioration des méthodes de travail et des processus administratifs.

Volet Coordination et suivi des opérations

• Assurer les suivis administratifs auprès des partenaires, des fournisseurs et des franchisés;
• Répondre aux demandes de la clientèle et effectuer les suivis nécessaires;
• Confirmer les rendez-vous et assurer le suivi des soumissions;
• Recueillir les paiements et les dépôts;
• Collaborer à la planification des horaires des techniciens;
• Planifier l'entretien des véhicules de service et en assurer le suivi;
• Veiller à la conformité de la documentation relative à la Commission de la construction du Québec (CCQ).

Volet Soutien administratif – Hub 288

• Assurer le suivi des demandes, des engagements et des dossiers administratifs des locataires;
• Accueillir les visiteurs avec professionnalisme;
• Gérer les dossiers administratifs liés aux espaces de stationnement;
• Veiller au bon fonctionnement des espaces communs et coordonner les suivis nécessaires lorsque des interventions sont requises.

Profil recherché

• Minimum de 3 ans d'expérience en coordination ou en soutien administratif.
• Excellent sens de l'organisation et des priorités.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Connaissance des normes CCQ
• Aisance avec les outils technologiques (Microsoft 365, ERP, CRM ou équivalent).
• Intérêt pour les nouvelles technologies et l'intelligence artificielle.
• Excellentes aptitudes relationnelles et sens du service à la clientèle.
• Leadership, assurance et capacité à faire avancer les dossiers auprès de différents intervenants;

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À propos de Proximit*

Proximit, c’est bien plus qu’un simple MSP (Managed Service Provider) : c’est un partenaire qui prend en charge tout ce qui touche à l’informatique afin de simplifier les opérations de ses clients.Spécialiste également du coaching pour les nouveaux MSP, Proximit comprend l’importance d’avoir la bonne équipe pour soutenir la croissance d’une entreprise. En constatant que plusieurs de ses clients éprouvaient des défis de recrutement dans différents secteurs d’activités - sans vouloir assumer les frais élevés des agences traditionnelles - Proximit a décidé de lancer son propre service de recrutement.Aujourd’hui, Proximit accompagne donc ses clients dans la recherche de talents pour divers types de postes, avec une approche accessible, humaine et adaptée à leur réalité.