Adjoint.e administratif.ve, Bureau du Chef de cabinet

Description

Description du poste

Prêt·e à bâtir ta carrière? Nous voulons te rencontrer!

Sous la supervision de la Cheffe de cabinet, vous assurerez le bon déroulement des activités du Bureau du Président, des comités internes et des instances au niveau exécutif. Vous serez le point de chute pour la coordination, la logistique et la production des documents exécutifs, en étroite collaboration avec l'analyste du Bureau du Président.

Ce que tu feras

Soutien exécutif et gestion d’agenda

• Gérer les invitations de l'ensemble des instances de gouvernance (conseil d'administration et ses comités, ExCo, comités internes et instances au niveau exécutif) : planification annuelle du calendrier, envoi, suivi des confirmations et mises à jour;
• Agir comme point de chute opérationnel, répartir les demandes et assurer les suivis requis;
• Coordonner la logistique des rencontres : salles, technologie, lunchs et services de traiteur;
• Assurer la coordination logistique nécessaire au bon déroulement des rencontres exécutives, incluant les repas et autres services connexes;
• Assurer la gestion complète de l'agenda de la Cheffe de cabinet : planification, priorisation, arbitrage des demandes de rencontre et préparation de la semaine;
• Faire la gestion des archives des comités exécutifs (mémoire corporative);
• Rédiger des documents de toutes sortes (ordres du jour, courriels, procès-verbaux, etc.);
• Gérer les comptes de dépenses, factures et autres besoins administratifs du Bureau du Président.
  
  

Administration du gating

• Recevoir les demandes, recueillir les informations de base et coordonner les créneaux requis;
• Envoyer les invitations, confirmer les présentateurs et collecter les documents requis;
• Signaler rapidement les informations manquantes ou les écarts à l’analyste ou la Cheffe de Cabinet.
  
  

Présentations et documents

• Concevoir et mettre en forme des présentations PowerPoint de qualité exécutive selon les gabarits corporatifs;
• Schématiser l'information transmise par les dirigeants et les intervenants (organigrammes, processus, tableaux synthèses);
• Assurer la qualité finale des documents (cohérence, mise en page, révision linguistique);
• Traduire diverses communications du département.
  
  

Organisation

• Gérer les courriels, les structurer et tenir un système de classement efficace;
• Assurer le suivi et la priorisation des tâches ainsi que la qualité des processus en place;
• Assurer un service à la clientèle de qualité, à l'oral comme à l'écrit.
  
  

Ce poste est fait pour toi si tu as

• 5 ans d'expérience pertinente en soutien administratif de haut niveau, idéalement en gouvernance d'entreprise;
• DEP, AEC ou diplôme collégial dans un domaine pertinent;
• Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint, Outlook, Teams);
• Maîtrise avancée de PowerPoint : mise en page, gabarits, schématisation et présentations de qualité exécutive (exigence clé);
• Connaissance de Diligent Board (atout);
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison des interactions régulières avec des intervenants partout au Canada et de la préparation de documents destinés à la haute direction dans les deux langues.
  
  

Avantages

• REER collectif – jusqu’à 5 % de contribution de l’employeur
• Travail hybride – flexibilité pour les postes corporatifs
• Actionnariat – deviens partenaire de notre succès
• Développement pro – on t’aide à avancer
• Titre de transport payé – viens au travail sans frais
• Minimum de 4 semaines de vacances dès ton arrivée
  
  

Pour une sixième année consécutive, Pomerleau a été nommée l’un des 100 Meilleurs Employeurs au Canada.

Pomerleau est un leader de la construction au Canada, reconnu pour livrer des projets complexes partout au pays. Nous offrons un environnement de travail où le respect, le soutien et le développement de chacun sont au cœur de nos priorités. Notre culture repose sur la collaboration, la confiance et un engagement commun vers l’excellence. Si ça te parle, postule à ce poste ou contacte un de nos recruteurs pour voir comment on peut t’accompagner dans le processus.