Adjoint(e) administratif(ve) et soutien aux opérations

Depuis 2001, PCI Automatisation Industrielle offre des services de consultation spécialisés en intégration de systèmes d’automatisation industrielle.

1. Sommaire

Relevant de la Directrice principale, le titulaire du poste assure un rôle soutien (administratif et projet) et coordonne les activités de l’administration.

2. Rôles et responsabilités

L'adjoint(e) administratif(ve) et soutien aux opérations a les responsabilités suivantes :

Assister le département d’administration dans leurs tâches quotidiennes :

• Assister dans la création des factures fournisseur;
• Créer les comptes fournisseur / client;
• Faire le suivi en ce qui concerne les assurances corporatives;
• Mettre à jour les comptes clients et fournisseurs sur les différentes plateformes;
• Répondre aux demandes de renseignements par courriel, téléphone ou en personne;
• Assister lors de la facturation et du suivi des payables (états de compte);
• Assister lors du suivi des recevables (avis de paiement);
• Faire le suivi des achats de la carte de crédit corporative;

Prendre en charge certains aspect de la logistique de la compagnie;

• Coordonner la livraison et la réception des colis (hors Canada);
• Vérifier les déclarations et le contenu des envois;
• Préparer les documents de conformité douanière (facture commerciale, certificat d’origine, etc.)
• Faciliter la communication entre les différents acteurs de l’entreprise (fournisseurs, clients, chargés de projet, etc.) en ce qui concerne la logistique;
• Répondre aux questions et fournir un support pour les parties prenantes en ce qui concerne la logistique;
• Maintenir à jour ses connaissances sur les nouvelles lois, normes et méthodes associées à la logistique;

Assister dans la mise en œuvre des projets;

• Faire les achats et création de bons de commande;
• Prendre contact et assurer le suivi avec les fournisseurs;
• Faire la fermeture administrative des projets;
• Faire les changements de taux des projets;

Accomplir toutes autres tâches connexes relatives à cette description selon les besoins opérationnels.

3. Qualifications

Le poste requiert les qualifications suivantes :

• Formation spécialisée en administration (DEP, DEC, certificat) ou formation équivalente avec une expérience pertinente ;
• Au moins 2 années d’expérience dans un rôle similaire ;
• Connaissance de la suite Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook) ;
• Connaissance du logiciel Odoo (un atout) ;
• Connaissance de plateforme pour la gestion des sous-traitants (ISN, Cognibox, etc) (un atout)
• Maîtrise avancée du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.

4. Requis particulier

Le poste exige les requis suivants :

• Excellentes habiletés de communication interpersonnelle ;
• Grande éthique professionnelle ;
• Excellente gestion du temps et capacité de prioriser le travail ;
• Fortes compétences organisationnelles et capacité de multitâche ;
• Présente une attitude proactive ;
• Attention tournée vers les détails ;
• Orienté vers les résultats et un service à la clientèle exceptionnel ;
• Habileté à travailler en équipe.

Note : L’usage du masculin dans le texte a pour seul but d’alléger le contenu.