We’re seeking someone to join our team as an Administrative Assistant to support senior stakeholders and office operations through administrative coordination, onboarding, communications, reporting, and workplace experience activities that help drive an efficient and collaborative environment.
In the Technology division, we leverage innovation to build the connections and capabilities that power our Firm, enabling our clients and colleagues to redefine markets and shape the future of our communities. This is a Technology Administration Office II position at Associate level, which is part of the job family responsible for providing administrative, operational and coordination support to teams, leaders and business activities across the organization.
Since 1935, Morgan Stanley is known as a global leader in financial services, always evolving and innovating to better serve our clients and our communities in more than 40 countries around the world.
What you'll do in the role:
- Contribute to the function through a range of operational activities and project tasks, developing an understanding of the business and operating environment.
- Manage and coordinate calendars, meetings and travel arrangements for senior stakeholders.
- Prepare and submit expense reports in accordance with Firm policies and procedures.
- Coordinate divisional activities, committee meetings and administrative processes.
- Support new hire onboarding activities, including workspace, equipment and access coordination.
- Organize events, communications and logistics for local programs and initiatives.
- Update and maintain presentations, reports and administrative documentation.
- Maintain SharePoint sites, intranet resources and other team collaboration tools.
What you'll bring to the role:
- Ability to engage with the broader team, communicate goals, tasks and deliverables in 1-1 and team meetings.
- Ability to manage multiple priorities and deliver high-quality work in a fast-paced environment.
- Experience supporting senior leaders through administrative coordination and calendar management.
- Ability to demonstrate strong organizational skills and meticulous attention to detail.
- Experience preparing presentations, reports and business communications using Microsoft Office applications.
- Understanding of onboarding coordination, event logistics and stakeholder support activities.
- Ability to exercise sound judgment, discretion and effective decision-making.
- Experience using SharePoint or similar collaboration and content management tools.
- At least 2 years' relevant experience would generally be expected to find the skills required for this role.
Regional Disclosures
Morgan Stanley is an equal opportunity employer committed to building and maintaining a workforce that is diverse in experience and background. Our recruiting efforts reflect our strong commitment to a culture of inclusion, where individuals are hired, developed, and advanced based on their skills and talents. Our workforce reflects a broad cross-section of the global communities in which we operate, bringing a variety of backgrounds, talents, perspectives, and experiences.
For more information, please visit: https://www.morganstanley.com/people-opportunities/eeo
All our positions are located in Montreal, Quebec. We offer a hybrid work environment, combining remote work and attendance in the office.
Knowledge of French and English is required.
WHAT YOU CAN EXPECT FROM MORGAN STANLEY:
At Morgan Stanley, we raise, manage and allocate capital for our clients – helping them reach their goals. We do it in a way that’s differentiated – and we’ve done that for 90 years. Our values - putting clients first, doing the right thing, leading with exceptional ideas, committing to diversity and inclusion, and giving back - aren’t just beliefs, they guide the decisions we make every day to do what's best for our clients, communities and more than 80,000 employees in 1,200 offices across 42 countries. At Morgan Stanley, you’ll find an opportunity to work alongside the best and the brightest, in an environment where you are supported and empowered. Our teams are relentless collaborators and creative thinkers, fueled by their diverse backgrounds and experiences. We are proud to support our employees and their families at every point along their work-life journey, offering some of the most attractive and comprehensive employee benefits and perks in the industry. There’s also ample opportunity to move about the business for those who show passion and grit in their work.
To learn more about our offices across the globe, please copy and paste https://www.morganstanley.com/about-us/global-offices into your browser.
Morgan Stanley is an equal opportunity employer committed to building and maintaining a workforce that is diverse in experience and background. Our recruiting efforts reflect our strong commitment to a culture of inclusion, where individuals are hired, developed, and advanced based on their skills and talents.
Our workforce reflects a broad cross-section of the global communities in which we operate, bringing a variety of backgrounds, talents, perspectives, and experiences.
For more information, please visit: https://www.morganstanley.com/people-opportunities/eeo.
Conversion de consultant(e) – Technology Administration Office II, NEX : Niveau de poste – Associé(e)Nous recherchons une personne pour se joindre à notre équipe à titre d’Adjoint(e) administratif(ve) afin de soutenir les intervenant(e)s clés et les activités opérationnelles du bureau grâce à la coordination administrative, l’intégration des nouvelles recrues, les communications, les rapports et les initiatives liées à l’expérience en milieu de travail.
Dans la division Technologie, nous misons sur l’innovation pour développer les connexions et les capacités qui alimentent notre firme, permettant à nos clients et à nos collègues de redéfinir les marchés et de façonner l’avenir de nos communautés. Il s’agit d’un poste de Technology Administration Office II au niveau Associé(e), faisant partie de la famille de postes responsable de fournir un soutien administratif, opérationnel et de coordination aux équipes, aux gestionnaires et aux activités de l’organisation.
Depuis 1935, Morgan Stanley est reconnu comme un chef de file mondial des services financiers, en constante évolution et innovation pour mieux servir nos clients et nos communautés dans plus de 40 pays à travers le monde.
Ce que vous ferez dans ce rôle :
Contribuer à la fonction par le biais d’activités opérationnelles et de projets variés, tout en développant une compréhension de l’environnement d’affaires et opérationnel.
Gérer et coordonner les calendriers, les réunions et les déplacements des parties prenantes principales.
Préparer et soumettre les rapports de dépenses conformément aux politiques et procédures de la firme.
Coordonner les activités divisionnaires, les réunions de comités et les processus administratifs.
Soutenir les activités d’intégration des nouvelles recrues, notamment la coordination des espaces de travail, de l’équipement et des accès.
Organiser des événements, des communications et des activités logistiques pour les programmes et initiatives locales.
Mettre à jour et maintenir les présentations, rapports et documents administratifs.
Maintenir les sites SharePoint, les ressources intranet et les autres outils de collaboration d’équipe.
Ce que vous apporterez au rôle :
Capacité à collaborer avec l’équipe élargie et à communiquer les objectifs, tâches et livrables lors de rencontres individuelles et d’équipe.
Capacité à gérer plusieurs priorités et à livrer un travail de grande qualité dans un environnement dynamique.
Expérience du soutien administratif de gestionnaires et de la gestion de calendriers.
Capacité à démontrer d’excellentes aptitudes organisationnelles et une attention rigoureuse aux détails.
Expérience dans la préparation de présentations, de rapports et de communications d’affaires à l’aide de la suite Microsoft Office.
Compréhension des activités d’intégration, de la logistique événementielle et du soutien aux parties prenantes.
Capacité à faire preuve de jugement, de discrétion et d’une prise de décision efficace.
Expérience de l’utilisation de SharePoint ou d’outils similaires de collaboration et de gestion de contenu.
Un minimum de 2 années d’expérience pertinente est généralement nécessaire pour acquérir les compétences requises pour ce poste.
Divulgations Régionales
Morgan Stanley est un employeur offrant l’égalité des chances et s’engage à bâtir et à maintenir une main-d’œuvre diversifiée tant par l’expérience que par les parcours. Nos efforts de recrutement reflètent notre ferme engagement envers une culture d’inclusion, dans laquelle les personnes sont embauchées, développées et promues en fonction de leurs compétences et de leurs talents. Notre effectif reflète une large diversité des communautés mondiales au sein desquelles nous exerçons nos activités, en réunissant des personnes aux origines, talents, points de vue et expériences variés.
Pour plus d’information, veuillez consulter: https://www.morganstanley.com/canada-french-eeo
Tous nos postes sont situés à Montréal, au Québec. Nous offrons un environnement de travail hybride, associant le travail à distance et le travail au bureau.
Connaissance du français et de l’anglais requise.
Ce texte a été traduit à l’aide d’outils automatisés. Bien que nous nous efforcions d’en assurer l’exactitude, veuillez consulter la version originale en anglais ou communiquer avec les ressources humaines pour toute clarification.
CE QUE VOUS POUVEZ ATTENDRE DE MORGAN STANLEY:
Chez Morgan Stanley, nous levons, gérons et allouons des capitaux pour nos clients, afin de les aider à atteindre leurs objectifs. Nous le faisons d'une manière qui nous distingue des autres – et cela fait 90 ans que nous procédons ainsi. Nos valeurs – donner la priorité à nos clients, agir de manière intègre, innover grâce à des idées exceptionnelles, s’engager en faveur de la diversité et de l’inclusion, et s’investir dans la société – ne sont pas de simples convictions : elles guident les décisions que nous prenons chaque jour afin d’agir dans l’intérêt de nos clients, de nos communautés et de nos plus de 80 000 collaborateurs répartis dans 1 200 bureaux à travers 42 pays. Chez Morgan Stanley, vous aurez l'occasion de travailler aux côtés des meilleurs et des plus brillants, dans un environnement où vous bénéficierez d'un soutien et d'une grande autonomie. Nos équipes sont composées de collaborateurs infatigables et d'esprits créatifs, qui puisent leur inspiration dans la diversité de leurs parcours et de leurs expériences. Nous sommes fiers d'accompagner nos collaborateurs et leurs familles à chaque étape de leur parcours professionnel, en leur proposant des avantages sociaux et des avantages complémentaires parmi les plus attractifs et les plus complets du secteur. Il existe également de nombreuses possibilités d'évolution au sein de l'entreprise pour ceux qui font preuve de passion et de détermination dans leur travail.
Pour en savoir plus sur nos bureaux à travers le monde, veuillez copier-coller l'adresse https://www.morganstanley.com/about-us/global-offices dans votre navigateur.
Morgan Stanley est un employeur garantissant l'égalité des chances, qui s'engage à constituer et à maintenir un effectif diversifié en termes d'expérience et d'origine. Nos efforts en matière de recrutement témoignent de notre engagement fort en faveur d'une culture d'inclusion, dans laquelle les personnes sont recrutées, formées et promues en fonction de leurs compétences et de leurs talents.
Notre personnel est le reflet d'un large éventail des communautés mondiales au sein desquelles nous exerçons nos activités, apportant ainsi une grande diversité de parcours, de talents, de points de vue et d'expériences.
Pour plus d'informations, rendez-vous sur: https://www.morganstanley.com/people-opportunities/eeo.
