Coordonnateur.trice administratif.ve

SOMMAIRE DU POSTE :

Reconnue pour la qualité de ses produits et services, le Vieux-Port de Montréal (VPM) gère un vaste site récréotouristique. À travers la mise en valeur du site du Vieux-Port et du Centre des sciences de Montréal (CSM), la Société participe activement au développement de la métropole. Un lieu dynamique et diversifié vous attend !

À titre de coordonnateur administratif, vous assurez un support administratif à la direction du Centre des sciences de Montréal et fournissez un soutien aux membres des équipes.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :

Coordination efficace des activités de la direction

• Coordonne les agendas, organise les réunions, réserve les salles, prépare la documentation requise et rédige les comptes rendus lorsque nécessaire;
• Effectue le tri et le suivi du courrier, prépare les envois, invitations et communications de la direction et coordonne la circulation de l’information auprès des employés, partenaires et autres services;
• Assure le soutien administratif de la direction, notamment la gestion des voyages d’affaires, des comptes de dépenses, des réquisitions, des commandes, de la facturation et des suivis budgétaires;
• Contribue à l’amélioration des procédures et réalise les recherches, suivis et contrôles administratifs requis, incluant les billets de faveur et de stationnement;
• Veille à l’approvisionnement en matériel de bureau et au bon fonctionnement des équipements administratifs;
• Offre, au besoin, un soutien administratif aux autres directions et assure le remplacement des coordonnateurs administratifs lors d’absences.

Des clients enchantés de l’efficacité de l’accueil et de l’information reçue

• Accueille les visiteurs, partenaires et fournisseurs et les dirige adéquatement selon les besoins;
• Assure un traitement courtois et diligent des appels téléphoniques et des demandes reçues;
• Applique les normes de service à la clientèle de la Société et participe, au besoin, aux activités promotionnelles et événements spéciaux;
• Maintient à jour ses connaissances afin de fournir une information juste et complète aux clients et achemine les plaintes à son supérieur immédiat lorsque requis.

Des documents impeccables, accessibles et actualisés

• Rédige, révise, met en page et assure la qualité des documents, correspondances, courriels, contrats et comptes rendus en français et en anglais;
• Produit, met à jour, diffuse et assure le suivi des documents de la direction auprès des différents intervenants de la Société;
• Veille au respect des normes, politiques et procédures internes et agit comme personne-ressource pour la direction;
• Assure la gestion documentaire de la direction, incluant le classement, l’archivage, la mise à jour des bases de données, tableaux de suivi, calendriers et systèmes de classement;
• Effectue le suivi des documents soumis pour approbation ou signature et assure la confidentialité des informations auxquelles il a accès;
• Effectue toute autre tâche connexe reliée à ses fonctions.

EXPÉRIENCES & CONNAISSANCES RECHERCHÉES :

• Diplôme d’études secondaires
• Connaissance de Word, Excel et Power Point dans l’environnement Windows Office
• Français écrit impeccable (vérifié par un test)
• Anglais écrit et oral (niveau 2)
• 1 année d’expérience en travail administratif
• 1 année d’expérience en service à la clientèle

APTITUDES RECHERCHÉES :

• Autonomie
• Gestion des priorités
• Sens de l’organisation et du suivi
• Habileté interpersonnelle
• Discrétion

CONDITIONS DE TRAVAIL PARTICULIÈRES :

• Environnement de travail dynamique
• Salaire : 21,96$ (Classe 3)
• Type d’emploi : permanent syndiqué, à temps plein (37,5 heures du lundi au vendredi)
• Assurances médicales et dentaires avantages payés à 100 % par l'employeur
• Participation de l'employeur au REER pour 3,75 % du salaire
• 3 semaines de vacances annuelles rémunérées, dès l'embauche
• 15 jours de congé de maladie payées par année
• Stationnement gratuit sur place (avantage imposable)
• Programme d'aide aux employés offert par l'employeur
• Rabais et avantages chez les différents commerçants sur le site du Vieux-Port

La Société adhère à un programme d’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles, les autochtones et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec celles sélectionnées.

L'emploi du genre masculin a pour but d'alléger le texte et d'en faciliter la lecture.