Qui sommes-nous?
HORA Avocats est un cabinet montréalais qui accompagne les entrepreneurs, les entreprises et les organismes dans leurs enjeux juridiques et leur développement. Sa pratique couvre notamment le droit des affaires, le droit corporatif et transactionnel, le litige civil et commercial, l’immobilier, la restructuration et le droit aérien. Nous privilégions un travail rigoureux, humain et collaboratif.
L’adjointe administrative contribue au fonctionnement quotidien du cabinet. Elle assure un accueil professionnel, organise l’information et facilite les suivis entre la direction, l’équipe, les clients et les fournisseurs. Elle accomplit ses tâches dans le respect de la confidentialité propre à un cabinet d’avocats.
Vos responsabilités
- Accueillir les visiteurs, répondre aux appels et aux courriels généraux, recueillir les renseignements utiles et acheminer les demandes à la bonne personne;
- Gérer les agendas, organiser les rendez-vous, les réunions et les déplacements, préparer les invitations et confirmer les disponibilités;
- Assurer le suivi des demandes, tenir à jour les listes de tâches et signaler rapidement à la direction les demandes urgentes ou les échéances à surveiller;
- Préparer, mettre en forme, corriger et transmettre la correspondance, les présentations, les formulaires et les autres documents administratifs selon les consignes reçues;
- Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs, classer les documents et les courriels, organiser l’archivage et appliquer les règles internes de nommage et de conservation;
- Appuyer l’ouverture administrative des dossiers clients, la collecte des renseignements et documents requis ainsi que le suivi des conventions d’honoraires et des provisions, sous la supervision de l’équipe responsable;
- Assurer les commandes, le suivi des fournitures et équipements, la coordination avec les fournisseurs et l’organisation matérielle des espaces et des rencontres;
- Appuyer l’accueil des nouveaux membres de l’équipe, la préparation de leurs accès et documents et les suivis administratifs liés aux activités internes;
- Contribuer à l’organisation des événements, formations et activités de développement d’affaires, notamment les invitations, inscriptions, calendriers et relances;
- Effectuer, selon les directives de la direction, des appels de prise de contact, identifier les interlocuteurs pertinents, fixer des rendez-vous et documenter les suivis dans les outils du cabinet;
- Effectuer toute autre tâche administrative connexe nécessaire au bon fonctionnement du cabinet.
Exigences et qualifications
- Diplôme en bureautique, administration ou domaine pertinent, ou expérience équivalente en soutien administratif;
- Expérience pertinente en accueil, gestion de bureau ou soutien à une équipe professionnelle; une expérience en cabinet d’avocats constitue un atout;
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit; connaissance de l’anglais utile pour certains échanges avec la clientèle et les partenaires;
- Bonne maîtrise de Microsoft 365, notamment Outlook, Word, Excel, Teams et SharePoint; aisance avec les outils de gestion documentaire et capacité d’apprendre les logiciels du cabinet;
- Capacité à rédiger et à mettre en forme des documents avec précision, à gérer plusieurs demandes et à respecter les délais.
Profil recherché
- Sens de l’accueil, courtoisie et professionnalisme dans les communications;
- Organisation, autonomie, fiabilité et attention aux détails;
- Discrétion, jugement et respect strict de la confidentialité;
- Capacité à établir les priorités, à demander les précisions nécessaires et à faire des suivis complets;
- Esprit d’équipe, initiative et intérêt pour l’amélioration des méthodes de travail.
Envoyez votre CV à : recrutement@horaavocats.ca
