Sommaire du poste
Le/La Coordonnateur(trice), Administration Corporative assure la prestation harmonieuse et uniforme des services administratifs, d'entretien des installations et d'aménagement des espaces de travail qui soutiennent les opérations quotidiennes de MSC Canada. Ce poste est l'un des deux postes de Coordonnateur(trice) qui forment ensemble l'équipe Administration et Installations du bureau de Montréal. Les deux postes ont le même titre, le même niveau hiérarchique et le même niveau de responsabilité; ce qui diffère, c'est le volet dont chacun est responsable.
Ce poste est la personne-ressource principale pour les installations, l'immobilier et les équipements. L'objectif est de maintenir un environnement de travail agréable, de favoriser une expérience positive pour les employés et de veiller à ce que les installations continuent de fonctionner efficacement – des relations avec les propriétaires et les fournisseurs jusqu’à la planification des espaces, en passant par l'aménagement des bureaux, les aménagements intérieurs et les déménagements internes.
Également, ce poste est le/la remplaçant(e) désignée du/de la Coordonnateur(trice) de l'administration et de la réception. Les deux Coordonnateurs(trices) sont entièrement formés sur les mêmes processus et procédures afin que chacun puisse soutenir efficacement les responsabilités de l'autre au besoin, sans que cela n'implique une baisse du niveau de service d'accueil pour les employés ou les visiteurs. Chacun(e) est responsable de son propre volet et contribue au succès global du bureau.
Ces deux postes relèvent du Gestionnaire, Administration Corporative, basé à Montréal et qui assure la couverture des bureaux de Montréal, Vancouver et Toronto/Mississauga. Ce poste sera à combler et les employés relèvent du Chef des Ressources Humaines et de l'Administration à l’intérim. Le rôle de Coordonnateur combine planification et mise en œuvre opérationnelle : anticiper les besoins du bureau, coordonner les fournisseurs et les contracteurs externes, assurer le suivi des dépenses et des niveaux de service, préparer des rapports clairs pour faciliter la prise de décision et intervenir lors d'événements et pour répondre aux demandes de la direction, au besoin.
MODÈLE DE COUVERTURE À DEUX PERSONNES
Ce poste est conçu sur une séparation intentionnelle des responsabilités, avec une couverture mutuelle complète. Les candidats doivent comprendre ce modèle avant de postuler :
- Rôle primaire – Infrastructures, Immobilier et Installations (ce poste ; responsable principal) : Personne-ressource pour les infrastructures, l’immobilier et les installations, responsable du maintien des espaces de travail, de l’amélioration de l’expérience des employés et du bon fonctionnement des locaux.
- Rôle secondaire – Administration et Accueil : Assiste le/la Coordonnateur(trice) de l’accueil. Cette continuité est essentielle pour une expérience optimale des employés et des visiteurs.
- Couverture partagée : Ce poste assure la couverture de l’accueil et des tâches administratives au besoin. Les deux Coordonnateurs(trices) sont formé(e)s sur l’ensemble des fonctions et peuvent ainsi se relayer facilement en cas d’absence, de congés, de périodes de forte activité ou d’événements imprévus.
- Responsabilité partagée : Chacun(e) est responsable de son domaine et contribue activement au succès global du bureau. Le succès de chaque service repose sur la collaboration; aucun ne réussit seul.
- Documentation déléguée: Les deux Coordonnateurs(trices) tiennent conjointement une délégation écrite des responsabilités quotidiennes, révisée périodiquement avec leur supérieur immédiat, afin que les responsabilités, les procédures d’escalade et les modalités de couverture restent claires et à jour.
- Répartition indicative du temps : Environ 70 % pour les installations, l’immobilier et l’équipement ; environ 30 % pour l’administration et l’accueil. La répartition peut varier en fonction des cycles de projets, de l’activité du bâtiment et des besoins de couverture.
Niveau de responsabilité
Gestion accrue des tâches avec une plus grande autonomie ; responsabilité de la qualité et du respect des échéanciers de son travail. Contribution aux projets avec encadrement, soutien aux objectifs de l’équipe et de l’organisation.
Tâches principales
A. Gestion des installations et des espaces de travail - Rôle principal
- Assurer le fonctionnement quotidien, l'entretien, la sécurité et l'apparence des bureaux de Montréal, en veillant à ce que les espaces de travail soient toujours prêts pour les employés, les clients et les visiteurs.
- Assurer la liaison principale avec le propriétaire et la société de gestion immobilière pour les demandes de service, le chauffage, la ventilation et la climatisation (CVC), l'éclairage, la plomberie, le nettoyage, la gestion des déchets, le stationnement, les travaux de base et l'accès en dehors des heures normales de travail.
- Gérer les calendriers d'entretien préventif et correctif ; consigner, prioriser, suivre et clôturer les bons de travail, et assurer un suivi jusqu'à la résolution complète des problèmes.
- Contribuer au niveau de préparation de la santé, sécurité et situations d'urgence : fournitures de premiers soins, exercices d'incendie et d'évacuation, procédures d'urgence, signalement des incidents et soutien au comité conjoint de santé et sécurité.
- Administrer la sécurité et l'accès aux espaces de travail : cartes et badges d'accès, contrôle des clés, codes d'alarme, protocoles pour les visiteurs et coordination avec les services informatiques et de sécurité concernant les systèmes de surveillance et les systèmes du bâtiment.
- Gestion complète des fournisseurs de services généraux (nettoyage, entretien, sécurité, restauration, coursiers, gestion des déchets, jardinage et corps de métier) : sélection et intégration des fournisseurs, planification et supervision sur place, vérification des niveaux de service, contrôle des factures et suivi du rendement par rapport aux contrats et au budget.
B. Gestion immobilière – Rôle principal
- Assistance au directeur pour la planification des espaces, l’analyse du taux d’occupation et les prévisions d’effectifs pour les bureaux.
- Mise à jour des plans d’étage, des plans de salle et des registres d’affectation des espaces, en veillant à leur adéquation avec l’occupation réelle.
C. Installations, déménagements et projets d’aménagement des espaces de travail – Rôle principal
- Coordination des installations et des aménagements de bureaux (mobilier, postes de travail, équipements de salle de réunion et audiovisuels, signalisation, électroménagers et menuiserie) : de la définition du cahier des charges et du devis à la livraison, l’installation, l’inspection et la réception.
- Planification et exécution des déménagements, ajouts et modifications internes : déplacements de bureaux, relocalisations d’équipes et reconfigurations d’espaces de travail, en coordination avec le service informatique pour la connectivité, la téléphonie (8 x 8) et la disponibilité des équipements.
- Assurer la coordination sur place des fournisseurs : planification, accès aux sites, conformité aux normes de sécurité et d'assurance, supervision des travaux et favoriser la minimisation des perturbations pour l'entreprise.
- Tenir à jour l'inventaire du mobilier et de l'équipement, et coordonner leur entreposage, leur réaffectation, leur don et leur mise au rebut responsable.
- Mener à bien des projets d’investissement et d’amélioration des espaces de travail de petite envergure, dans le respect du périmètre, du calendrier et du budget ; préparer les estimations de coûts et les recommandations, et signaler les risques au plus tôt.
D. Administration générale - Responsabilité partagée avec le/la Coordonnateur(trice) de l'administration et de l'accueil
- Gérer les fournitures de bureau, les stocks de cuisine et de l'espace de restauration, les services de courrier et de messagerie, ainsi que les demandes d'achat.
- Superviser les réservations de salles de réunion, la logistique des réunions, la restauration et les événements internes, et répondre aux besoins de planification de la direction.
- Accompagner l'intégration et le départ des nouveaux employés : préparation des espaces de travail, identifiants d'accès, mise en service des lignes téléphoniques (8 x 8), équipement et accueil optimal dès le premier jour, en collaboration avec les services RH/Gestion du personnel et informatique.
- Tenir à jour les dossiers administratifs : contrats, ententes de service, garanties, certificats et documents de conformité.
- Préparer des rapports réguliers pour le directeur sur les indicateurs clés de performance (KPI) administratifs et liés aux installations, le suivi budgétaire, les dépenses liées aux installations et le rendement des fournisseurs.
E. Accueil et administration – Remplacement désigné
- Agir à titre de remplacement désigné du/de la Coordonnateur(trice) de l'administration et de l'accueil, en prenant le relais lors de ses absences, congés, périodes de forte activité et événements imprévus afin d’offrir une couverture sans interruption.
- Assurer l'accueil selon les mêmes normes : accueil des employés, clients et visiteurs, gestion du standard téléphonique (8x8), réception du courrier et des colis, et préparation des salles de réunion.
- Maintenir une connaissance pratique et à jour des procédures d'accueil grâce à une formation croisée continue et à une documentation partagée, afin d'assurer une prise en charge immédiate.
F. Collaboration et projets spéciaux
- Assurer la liaison entre les services des installations, de la restauration, des RH/Gestion du personnel, des TI, du marketing et des communications, des finances/Comptabilité fournisseurs et de la santé et sécurité au travail afin d’assurer une prestation de services sans faille.
- Participer aux initiatives corporatives, aux audits, à la planification de la continuité des activités et aux projets d’amélioration des processus, selon les besoins.
- Contribuer à l’harmonisation des normes de travail dans tous les bureaux de MSC Canada, en partenariat avec le directeur basé à Montréal et l’équipe administrative de Montréal.
À QUOI RESSEMBLE LE SUCCÈS LA PREMIÈRE ANNÉE
- Les demandes d'intervention et de services sont enregistrées, suivies et clôturées dans les délais convenus, sans escalade répétée.
- Les dates critiques des baux, les attestations d'assurance et les documents de conformité sont complets, à jour et toujours respecté.
- Les installations, les déménagements et les aménagements d'espaces de travail sont réalisés dans les délais et le budget prévus, avec un minimum de perturbations pour l'entreprise.
- L'accueil est assuré sans interruption : les employés et les visiteurs bénéficient d'un service continu lorsque ce poste est assuré.
- Une délégation des responsabilités quotidiennes, mise à jour conjointement et régulièrement révisée avec le directeur, est en place.
- Les performances des fournisseurs et les dépenses liées aux installations font l'objet de rapports précis et ponctuels, et les possibilités de réduction des coûts sont identifiées.
Compétences / Expérience :
- On attend de toute l’équipe de MSC Canada qu’elle adopte l’attitude MSC, c’est-à-dire qu’elle soit une force positive, motivée par la recherche incessante de résultats axés sur les solutions; elle doit également être accessible et encourager la collaboration avec les collègues et les clients.
- Formation : Diplôme d’études collégiales ou expérience équivalente en administration des affaires, gestion des installations, gestion immobilière ou dans un domaine connexe.
- Expérience : 2 à 3 ans d’expérience dans un rôle administratif ou de coordination, de préférence dans un milieu corporatif. Une expérience directe en gestion d’installations, des lieux de travail, administration immobilière ou aménagement et déménagement de bureaux est fortement souhaitée.
- Compétences techniques : Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams) ; connaissance de SharePoint et des outils de planification. Aisance avec les systèmes de gestion des interventions, les portails de gestion d’immeubles et les plateformes de téléphonie (8x8 ou équivalent). Capacité de lire et d’utiliser des plans d’étage et des aménagements d’espace.
- Compétences clés :
o Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs fournisseurs, projets et priorités simultanément.
o Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais, permettant d'établir une relation de confiance avec les propriétaires, les entrepreneurs, la direction et les employés à travers le Canada
o Jugement sage et sang-froid sous pression – les problèmes liés aux bâtiments et aux installations surviennent rarement au bon moment.
o Capacité à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion.
o Esprit de résolution de problèmes et capacité d'adaptation dans un environnement dynamique.
o Collaborateur et généreux – prêt à prendre en charge les responsabilités d'un collègue et à les lui rendre efficacement.
o Sens des responsabilités : agit en tant que responsable principal du projet plutôt que d'attendre des instructions.
- Atouts: Connaissance des processus de gestion des installations ; compétences en communication bilingue (anglais/français) ; certification en santé et sécurité au travail (JHSC, premiers soins/RCR) ; expérience en administration de baux ou en gestion de contrats de fournisseurs ; formation IFMA, BOMA ou FMP.
Conditions de travail
- Temps plein en présentiel au bureau de Montréal, avec une présence régulière sur le terrain et dans l'immeuble.
- Travail occasionnel en dehors des heures normales ou les fins de semaine pour soutenir les installations, les déménagements, les travaux de construction de bases et les interventions d’urgence.
- Déplacements occasionnels entre les bureaux et les sites de MSC Canada.
- Capacité de soulever et de déplacer des articles de bureau légers et d’accéder aux zones d’entreposage, aux locaux mécaniques et aux zones de service, au besoin.
Pourquoi travailler chez MSC Canada?
MSC est un chef de file mondial de l’expédition par conteneurs. Au service du marché canadien depuis plus de vingt ans, MSC Canada est rapidement devenue le premier transporteur à l’échelle nationale.
Nos valeurs déterminent nos façons de faire. Elles sont la pierre angulaire de notre entreprise; elles appuient notre vision, façonnent notre culture et définissent nos axes futurs.
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Voici quelques-uns des avantages que nous offrons :
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- Programmes de formation sur mesure pour le perfectionnement du personnel
- Possibilités en matière de mentorat, de leadership et de soutien
- Programme de recommandation de membres du personnel
- Engagement au sein de la communauté
- Salle d’entraînement aux bureaux de Montréal et de Toronto
- Programme de santé et de mieux-être
Engagement de MSC Canada envers un processus équitable d’acquisition de talents :
Déclaration relative à l’intelligence artificielle
Chez MSC Canada, nous nous engageons à faire preuve de transparence et d’équité dans notre processus de recrutement. Nous n’utilisons pas l’intelligence artificielle dans nos efforts d’acquisition de talents.
Disponibilité du poste
• Poste déjà disponible : Ce poste est établi et il est actuellement à pourvoir.
Communication en temps opportun
MSC Canada s’assure de tenir les candidat(e)s au courant de l’évolution du processus en temps opportun. Les candidat(e)s retenu(e)s pour une entrevue en personne en seront informé(e)s dans les 45 jours suivant leur entretien initial avec nous.
