À propos du poste
Notre entreprise connaît une croissance rapide, et nous sommes à la recherche d’un adjoint de bureau dévoué pour centraliser toutes les tâches liées à l’accueil, aux installations et aux services administratifs. Vous serez le premier point de contact pour les visiteurs, la délivrance des badges, la commande de matériel et la gestion des services quotidiens.
Principales responsabilités
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Zone
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Tâches (heures hebdomadaires)
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Réception et sécurité
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Accueillir les visiteurs, délivrer des badges temporaires, tenir à jour le registre des visiteurs, réceptionner les colis et aller chercher le courrier.
Surveiller les lecteurs de badges, examiner les incidents de sécurité
Assister l’agent de sécurité des locaux dans les tâches suivantes :
• Coordonner la sécurité physique des installations;
• Gérer le système d’alarme et de surveillance;
• Gérer le personnel de sécurité et d’entretien;
• Le cas échéant, assurer la liaison avec les locataires du bâtiment afin de garantir leur respect des exigences de sécurité de MDA Space; et
• Assurer la liaison, si nécessaire, avec les services de police locaux.
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Installations et équipements
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Recharge des machines à café, robinets d’eau gazeuse, approvisionnement des sanitaires, vérification du niveau de carburant des générateurs ; programmation et mise en marche des lave‑vaisselle; supervision du nettoyage et du réapprovisionnement des réfrigérateurs; planification des commandes de réapprovisionnement auprès des fournisseurs (café, fournitures de bureau, etc.); coordination des expéditions.
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Approvisionnement en matériel
(LN)
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Préparer et fournir un soutien :
· Environ 12 commandes par semaine : demandes d’achat, formulaires de demande de fournitures (MSR).
· demandes de remboursement de dépenses,
· suivi de l’état d’avancement,
· gestion du tableau de bord
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Gestion des imprimantes et des déchiqueteuses
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Réapprovisionnement en cartouches d’encre et en papier, enregistrement des billets d’intervention
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Coordination des salles de réunion et de l’espace de restauration
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Installation du matériel audiovisuel, gestion des réservations, assistance au cours des événements
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Santé et sécurité
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Interlocuteur principal pour les premiers secours, rondes quotidiennes, enregistrement des incidents, remontée des problèmes
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Horaires de travail Microsoft
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Gérer les effectifs, générer des rapports hebdomadaires sur la présence du personnel, former les superviseurs
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Triage à l’accueil informatique
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Répondre aux questions simples du type « Où se trouve l’imprimante? », transmettre les billets techniques
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Soutien administratif
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Assister à l’intégration et au départ des employés, tenir à jour le répertoire des contacts, assurer la rotation sur appel, gérer le calendrier des congés
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Remplacement / Recours hiérarchique
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Assurer le remplacement en cas d’urgence liée aux badges ou aux visiteurs; coordonner son intervention avec le gestionnaire des installations pour les cas à risque élevé
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Délégation en cas d’absence : les superviseurs assurent à tour de rôle les remplacements sur appel; le gestionnaire des installations intervient uniquement en cas d’incidents de sécurité à risque élevé.
Qualifications et compétences requises
- Diplôme d’études secondaires + formation universitaire ou technique (un atout).
- ≥ 2 ans d’expérience dans l’administration de bureau, l’accueil ou la coordination des installations.
- Qualification en santé et sécurité :
- Maîtrise des réglementations provinciales, telles que celles de la CNESST pour les lieux de travail au Québec.
- Certification de base en santé et sécurité : Attestation récente d’un cours standard de premiers secours et de réanimation cardio-pulmonaire (RCP).
- Identification des risques : Examiner, repérer et corriger les risques courants au bureau.
- Plans d’urgence : Participer à l’organisation des exercices d’incendie et à la mise en œuvre des procédures d’évacuation.
- Sens aigu du service client et attitude professionnelle.
- Excellentes compétences organisationnelles; capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office
- Connaissance des systèmes de sécurité et d’accès par badge
- Capacité à respecter des procédures opérationnelles standard (SOP) détaillées et à tenir des registres précis.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, tant en français qu’en anglais.
- Capacité à obtenir une habilitation de sécurité de niveau « SECRET ».
Expérience souhaitée
- Expérience préalable dans un environnement sécurisé ou critique pour la mission.
- Expérience dans la gestion de plans de bureau en temps réel ou de systèmes de partage de postes de travail.
- Connaissance des pratiques en matière de santé et de sécurité en milieu de bureau.
- Une expérience avec Microsoft Shifts ou des outils de planification similaires est un atout.
Indicateurs de rendement clés (IRC)
- Délivrance des badges visiteurs ≤ 5 min après l’arrivée.
- Traitement des commandes LN ≤ 24 h.
- Précision du plan de bureau ≥ 98 % (contrôle ponctuel trimestriel).
- Délai de réponse pour les badges en dehors des heures d’ouverture ≤ 15 min.
- Disponibilité des fournitures pour les locaux : 100 % des jours ouvrés.
- Rapport de présence du personnel (équipes) : ≥ 90 % des entrées quotidiennes.
Joignez-vous à nous et soyez au cœur de nos opérations, en veillant au bon fonctionnement de notre centre essentiel à notre mission, alors que nous nous préparons à accueillir des milliers de collaborateurs!
Office Assistant – Full‑Time (40 hrs / week)
Location: St-Bruno-de-Montarville, MDA Space office
Reports to: Operations Manager – works closely with Building Manager
About the Role
We are expanding rapidly and need a dedicated Office Assistant to centralise all front‑desk, facilities, and office‑service functions. You will be the first point of contact for visitors, badge issuance, equipment ordering, and daily amenities.
Key Responsibilities
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Area
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Duties (weekly hrs)
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Reception & Security
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Greet visitors, issue temporary badges, maintain visitor log, receive packages, pick up the mail.
Monitor badge readers, review security incident
Back up Facility security Officer to:
• Co-ordinates physical security of the facility;
• Manages the alarm/monitoring system;
• Manages security and cleaning personnel;
• If applicable, liaises with any building tenants to ensure their adherence to MDA Space security requirements; and
• Liaison, as necessary, with Local Police Departments.
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Facilities & Amenities
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Refill coffee machines, sparkling‑water taps, restroom supplies, generator fuel level checks; schedule/run dishwashers; oversee refrigerator cleaning/stocking; schedule supply replenishment orders with vendors (coffee supplies, office supplies, etc.); coordinate shipping.
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Equipment Procurement (LN)
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Prepare and support
· ~12 weekly orders: Purchase requests, Material Service Requisition (MSR) forms.
· expense claims,
· track status,
· maintain dashboard
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Printer / Shredder Management
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Refill toner/paper, log service tickets
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Meeting‑Room & Lunch‑Area Coordination
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AV setup, reservation management, event support
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Health & Safety
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Primary First aid contact, Daily walkthroughs, incident logging, escalation
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Microsoft Shifts Roster
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Maintain roster, generate weekly “who is onsite” reports, train supervisors
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IT Front‑Desk Triage
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Answer basic “where is the printer?” queries, forward technical tickets
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Administrative Support
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Assist onboarding/off‑boarding, maintain contact directory, provide on‑call rotation, maintain vacation schedule
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Backup / Escalation
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Act as on‑call backup for badge/visitor emergencies; coordinate with Building Manager for high‑risk cases
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Delegation when absent: Supervisors act as rotating on‑call backups; the Building Manager steps in only for high‑risk security incidents.
Required Qualifications & Skills
- High‑school diploma + college/technical training (preferred).
- ≥ 2 years experience in office administration, reception, or facilities coordination.
- Health & Safety qualification:
- Understand provincial rules like those from CNESST for Quebec workplaces.
- Basic H&S certification: Recent standard first aid and Cardiopulmonary Resuscitation Response (CPR) course accreditation.
- Hazard Spotting: Review, find and fix common office risks.
- Emergency Plans: Help run fire drills and evacuation steps.
- Strong customer‑service orientation and professional demeanor.
- Excellent organizational skills; ability to manage multiple concurrent tasks.
- Proficiency with Microsoft Office suite
- Familiarity with security and badge‑access systems
- Ability to follow detailed Standard Operating Procedures (SOP) and maintain accurate logs.
- Strong written and verbal communication in both French and English.
- The ability to get SECRET level status.
Preferred Experience
- Prior exposure to a secure or mission‑critical environment.
- Experience maintaining live desk‑maps or hot‑desking systems.
- Knowledge of health‑ and‑safety practices in an office setting.
- Experience with Microsoft Shifts or similar scheduling tools is a plus.
Key Performance Indicators (KPIs)
- Visitor badge issuance ≤ 5 min from arrival.
- LN order processing ≤ 24 hrs.
- Desk‑map accuracy ≥ 98 % (quarterly spot‑check).
- After‑hours badge response ≤ 15 min.
- Facilities supply availability 100 % of workdays.
- Staff‑presence reporting (Shifts) ≥ 90 % daily entry.
Join us and be the front‑line hub that keeps our mission‑critical centre running smoothly as we scale to thousands of staff!
