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Résumé Du Poste
Sous la supervision du responsable des données de recherche, l’administrateur de la propriété intellectuelle est chargé d’assurer la tenue exacte et cohérente des dossiers, des bases de données et des documents justificatifs relatifs au portefeuille de propriété intellectuelle (PI) de l’université.
Le titulaire coordonne les activités administratives liées au traitement des demandes de brevet, surveille et assure le suivi en temps opportun des échéances critiques, et facilite la communication entre les intervenants internes et externes, notamment les gestionnaires du transfert de technologie, les inventeurs et les conseillers externes en brevets.
Ce poste exige un grand souci du détail, de la rigueur, un sens de l’organisation et le respect des procédures établies afin de garantir l’intégrité et la fiabilité des renseignements relatifs à la PI. Le titulaire est chargé d’examiner, de valider et de tenir à jour les données, d’identifier et de résoudre les écarts, ainsi que de contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs.
Au sein de l’unité des systèmes de recherche et de la planification, le titulaire collabore étroitement avec d’autres coordonnateurs administratifs et collègues afin d’assurer un soutien administratif cohérent, efficace et harmonieux au Bureau du vice-président à la recherche et à l’innovation (VPRI) et à ses intervenants.
Principales Responsabilités
- Gestion des données sur la propriété intellectuelle et tenue des dossiers
- Saisir, mettre à jour, vérifier et tenir à jour les renseignements sur la propriété intellectuelle dans les bases de données, les systèmes de gestion des dossiers de brevets et les systèmes de gestion électronique des dossiers, en s’assurant que les dossiers sont complets, exacts et à jour.
- Examiner et valider les données afin de repérer les écarts, les renseignements manquants et les incohérences, puis prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes ou les transmettre à la personne-ressource compétente.
- Tenir à jour les dossiers relatifs aux divulgations d’inventions, aux demandes de brevet, aux brevets délivrés et aux ententes connexes afin de garantir que l’information est enregistrée avec exactitude et maintenue de manière cohérente dans tous les systèmes concernés.
- Traiter les demandes de mise à jour et de modification des dossiers, en veillant à ce que les changements soient enregistrés, vérifiés et documentés avec précision.
- Administration des brevets et coordination des échéances
- Assurer le suivi, envoyer des rappels et effectuer le suivi des échéances critiques afin de garantir que les actions requises soient menées à bien avec précision et dans les délais établis. Signaler les échéances imminentes au besoin.
- Coordonner et communiquer aux parties prenantes concernées les activités administratives liées au dépôt des brevets, à leur traitement, aux frais de maintien en vigueur et aux renouvellements dans plusieurs juridictions.
- Assurer la liaison avec les gestionnaires du transfert de technologie, les agents de brevets externes, les associés étrangers et les inventeurs de l’Université McGill afin de coordonner les exigences administratives, d’obtenir les renseignements nécessaires et de faciliter la réalisation en temps opportun des activités liées aux brevets.
- Assurer le suivi des demandes et des documents en attente, en veillant à ce que les parties concernées soient informées et que les activités administratives progressent conformément aux procédures établies.
- Qualité des données, conformité et cohérence des processus
- Appliquer des pratiques cohérentes de saisie et de validation des données afin de maintenir l’intégrité, l’exactitude et la fiabilité de l’information dans l’ensemble des systèmes.
- Identifier les problèmes récurrents liés à la qualité des données, les incohérences procédurales ou les possibilités d’amélioration, et recommander des mesures correctives appropriées.
- Fournir des conseils et des précisions aux collègues du VPRI concernant les exigences en matière de saisie de données, les normes de documentation et les procédures administratives établies.
- Participer à l’élaboration, à la documentation et à la mise en œuvre de procédures administratives et de méthodes de travail normalisées afin d’améliorer l’exactitude, la cohérence et l’efficacité opérationnelle.
- Rapports, soutien administratif et coordination
- Compiler, examiner et analyser les données du portefeuille : statistiques sommaires des dossiers, eRAP et autres analyses. Préparer des rapports et des indicateurs à l’intention de la direction, des organismes de financement et d’autres parties prenantes, en veillant à l’exactitude et à la cohérence des renseignements communiqués.
- Répondre aux demandes de renseignements et coordonner les efforts avec les collègues concernés pour obtenir, valider et consolider les données requises.
- Appuyer les activités administratives liées à la commercialisation, à l’octroi de licences et à la gestion du portefeuille de propriété intellectuelle.
- Communiquer de manière claire et proactive avec les parties prenantes internes et externes afin de faciliter le partage de l’information, de résoudre les problèmes en suspens et d’assurer un suivi en temps opportun des questions administratives.
- Saisir et mettre à jour les données dans le système de gestion des subventions du VPRI (eRAP)
- Remplacer d’autres membres de l’équipe des données au besoin, en veillant au respect constant des procédures établies pour la saisie et la révision des données. Identifier et signaler au gestionnaire les problèmes administratifs, les inefficacités et les goulots d’étranglement dans les flux de travail afin de favoriser l’amélioration continue des processus.
Autres Compétences Et/ou Aptitudes Requises
- Diplôme de premier cycle en administration des affaires, en systèmes d’information, en gestion des données, en informatique ou dans un domaine connexe.
- Au moins trois ans d’expérience pertinente en administration des brevets, en gestion de la propriété intellectuelle, en transfert de technologie, en gestion des données, en administration juridique ou dans un domaine administratif connexe.
- Une expérience de travail au sein de cabinets d’avocats spécialisés en brevets, de bureaux universitaires de transfert de technologie, d’instituts de recherche ou de services de propriété intellectuelle d’entreprises est considérée comme un atout.
- Expérience avec les systèmes de gestion des dossiers de brevets, les bases de données de gestion de la propriété intellectuelle ou des systèmes de gestion des dossiers similaires.
- La connaissance des processus de traitement des demandes de brevets dans les principales juridictions (USPTO, CIPO, OEB, OMPI/PCT) est considérée comme un atout.
- La connaissance des logiciels de gestion de la propriété intellectuelle (Inteum, Wellspring Sophia ou systèmes similaires) est considérée comme un atout.
- Maîtrise avérée des systèmes informatiques, des applications logicielles et des bases de données, ainsi que la capacité d’apprendre rapidement et de s’adapter aux nouvelles technologies.
- Maîtrise avancée de Microsoft Excel, notamment en matière d’organisation, de validation, d’analyse et de production de rapports sur les données.
- Expérience avérée dans la saisie, la mise à jour, la vérification et la gestion précises de volumes importants d’information dans des bases de données électroniques et des systèmes de gestion des dossiers.
- Souci du détail exceptionnel pour produire des documents d’une qualité constante et irréprochable.
- Solides compétences organisationnelles.
- Capacité à travailler sous pression sur plusieurs projets et à respecter des échéances strictes.
- Motivation personnelle et excellent esprit d’équipe.
- Connaissance du milieu universitaire.
- Expérience dans un environnement informatique. Excellentes compétences orales et écrites (anglais et français)
Formation Et Expérience Minimales Requises
DEC III 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire Horaire
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures Par Semaine
33.75 (Temps plein)
Superviseur
Research Data Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-12-31
Date Limite Pour Postuler
2026-11-27
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca. 
