Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Bourses et aide financière
Le Service des bourses et d’aide financière aux étudiants de McGill dispense des conseils sur les possibilités de financement, l’établissement de budgets et la gestion de l’endettement. Il administre toutes les aides financières des gouvernements des provinces, du Canada et des États-Unis. En outre, il offre un programme d’aide financière d’admission, des bourses d’admission, un programme d’aide financière en cours d’études (prêts et bourses) et un programme travail-études fondé sur les besoins financiers.
Sommaire Du Poste
Relevant de la directrice du Bureau des bourses et de l'aide financière aux étudiants, le directeur adjoint assure le pilotage stratégique des opérations, des systèmes et de la prestation de services. Il supervise les budgets opérationnels, le développement et la gestion des fonds, les relations avec les employeurs dans le cadre des programmes d'études-travail, ainsi que la mise en œuvre des processus d'aide financière et d'attribution des bourses, et les communications internes et externes.
À la tête d'une équipe de professionnels et de personnel administratif, le directeur adjoint garantit un service de qualité aux étudiants et aux employeurs, tout en supervisant les ressources financières, humaines et matérielles, l'infrastructure et la sécurité des systèmes, la gestion des dossiers et le respect des politiques.
Principales responsabilités
Opérations
- Élaborer, en collaboration avec la directrice, la planification à court et à long terme des ressources humaines et matérielles de l'unité, la capacité financière à l'appui des programmes d'aide financière aux étudiants, l'aménagement et l'utilisation des espaces, ainsi que le contrôle de la qualité, dans le cadre de l'ensemble des activités de l'unité.
- Définir et gérer les opérations administratives, y compris les budgets de fonctionnement et les tâches administratives connexes en matière de finances, de contrats et d'approvisionnement.
- Fournir une expertise et un soutien professionnels de haut niveau aux équipes aux compétences variées, assurer le recrutement de personnel qualifié et le respect des normes de perfectionnement professionnel. Participer à l'embauche du personnel clé et veiller au respect des politiques et procédures des Ressources humaines de l'Université, y compris les conventions collectives.
- Planifier, élaborer et superviser les processus, les procédures, les protocoles et les politiques de l'unité, conformément à ses buts et objectifs, pour le fonctionnement intégré des divers services et programmes offerts par le Bureau des bourses et de l'aide aux étudiants. Planifier et mettre en place des contrôles financiers et une séparation des tâches au sein du portefeuille des finances; accompagner le responsable des finances dans la mise en œuvre de ces contrôles.
- Assurer la direction, le leadership, la gestion et la supervision d'une équipe de personnel administratif et étudiant :
- Guider et accompagner le personnel dans l'atteinte des objectifs et des résultats de l'unité
- Superviser la planification du perfectionnement professionnel et toutes les questions relatives aux ressources humaines pour l'équipe sous sa supervision
- Promouvoir le respect des politiques de McGill dans un environnement d'excellence
- Concevoir et mettre en œuvre des protocoles pour la base de connaissances interne, le calendrier de production et les manuels d'utilisation pour tous les postes au sein des Services des bourses et de l'aide financière aux étudiants
- Fournir une expertise professionnelle de haut niveau en réponse aux préoccupations de l'équipe ou des parties prenantes concernant les politiques, les programmes, les services et les contrôles, et résoudre les difficultés, au besoin. Les principales parties prenantes comprennent le Bureau d'analyse, de planification et de budget (BAP), le Service du développement universitaire, le Service des inscriptions, le Service des comptes étudiants et les bureaux du vice-recteur adjoint à la vie étudiante et à l'apprentissage et du directeur principal des services aux étudiants.
- S'assurer que tous les documents sont numérisés, stockés, conservés et éliminés conformément aux politiques d'archivage de l'Université.
- Travailler sur des projets et effectuer toute autre tâche connexe, au besoin, conformément aux exigences et aux qualifications du poste.
- Agir à titre de représentant du directeur, au besoin. Gestion des fonds d'aide et de bourses étudiantes
- Supervision stratégique de plus de 800 fonds nominatifs provenant de donateurs et de subventions pour les bourses d'études, les prêts et les aides financières, ainsi que les fonds de dotation associés.
- Influence auprès du service central de développement universitaire et des responsables du développement des facultés afin de négocier des conditions d'attribution pertinentes et faciles à gérer.
- Appui aux relations avec le Bureau du développement universitaire (BDU) et les instances gouvernementales concernant la mise en œuvre des nouvelles subventions gouvernementales pour l'aide et les bourses étudiantes.
- Négociation d'accords de partenariat permettant à des organismes tiers de partager des contributions et/ou de sélectionner des bourses d'études complètes.
- Accompagnement du processus d'attribution des nouvelles bourses étudiantes, de l'approbation par le Comité des inscriptions et des affaires étudiantes à l'ouverture rapide des fonds de financement et des codes des fonds d'aide.
- Planification et contrôle des offres supplémentaires de bourses d'admission afin de répondre aux prévisions d'inscription. En partenariat avec le directeur adjoint de l'aide financière, autorité finale sur la formulation des lettres d'engagement financier (offre) utilisées à l'admission et à des fins d'immigration.
- Établir des protocoles pour optimiser l'attribution des sources de financement en fonction des restrictions et préférences relatives à la durée des subventions, en adéquation avec les profils des étudiants candidats, ainsi que des procédures de vérification et d'annulation a posteriori.
- Développer et mettre en œuvre des stratégies pour encourager la participation des étudiants aux campagnes de remerciement des donateurs.
- Examiner tous les rapports de gestion et de subvention.
- Superviser l'analyse pluriannuelle des tendances afin d'anticiper les besoins et les exigences des programmes.
Gestion des subventions pour les études-travail
- Sensibiliser et mobiliser les employeurs au Programme d'études-travail afin d'optimiser l'utilisation des subventions et de diversifier l'offre d'emplois à temps partiel pour les étudiants en difficulté financière.
- Gérer la plateforme de gestion des subventions pour les études-travail utilisée par les employeurs et l'équipe pour recevoir et approuver les demandes de subvention, ainsi que pour en suivre l'utilisation.
- Superviser le financement et les dépenses liés aux subventions pour les études-travail. Planifier et contrôler la capacité financière. Assurer la production de rapports pour tous les bailleurs de fonds du Programme, y compris le gouvernement provincial, conformément à la réglementation et aux ententes.
- Établir des partenariats avec des employeurs clés afin de garantir l'accès à un premier emploi aux étudiants en situation de vulnérabilité (réfugiés, jeunes pris en charge par les services sociaux, personnes racisées, etc.).
- Collaborer avec les associations étudiantes en tant que bénéficiaires et partenaires du Programme d'études-travail.
- Assurer la liaison avec les homologues des universités québécoises afin de promouvoir le développement et la protection des études-travail comme ressource essentielle permettant aux étudiants dans le besoin d'acquérir des ressources financières, des compétences et une expérience de travail cruciale.
Communications externes et internes
- Cultiver les relations avec les principaux intervenants et partenaires de McGill, notamment les unités administratives, les départements et facultés, les anciens, etc.
- Orienter et diriger l’élaboration des communications stratégiques du Bureau des bourses et de l’aide financière aux étudiants à l’intention des étudiants, des employeurs du programme travail-études, des bailleurs de fonds et des partenaires communautaires, en veillant à leur harmonisation avec les Services aux étudiants et les processus de communication de McGill.
- En collaboration avec les experts en contenu du Bureau des bourses et de l’aide financière aux étudiants, superviser la diffusion des communications de masse et la conception du matériel promotionnel et des campagnes sur les médias sociaux.
- Participer aux comités et groupes de travail de l’Université et des départements.
Systèmes et infrastructure
- Assurer la supervision, le développement, la maintenance et l’intégration du portefeuille d’applications informatiques du Bureau des bourses et de l’aide financière aux étudiants, en étroite collaboration avec le personnel informatique central afin de garantir l’efficacité des applications dans la gestion des processus de travail.
- Maîtriser parfaitement les fonctionnalités du logiciel Banner Student Aid (BSA) et veiller à leur utilisation optimale pour la mise en œuvre et l’administration des programmes d’aide financière aux étudiants de premier cycle, qu’ils soient basés sur le mérite ou les besoins, notamment les bourses d’études, les prêts, les programmes travail-études, les prix facultaires, les bourses sportives, etc.
- Développer et maintenir les fonctionnalités de conformité réglementaire pour les programmes d’aide gouvernementaux du Canada, des provinces et du ministère de l’Éducation des États-Unis, y compris les applications PowerFAIDs et SAMS.
- Analyser les exigences opérationnelles, des utilisateurs et des systèmes au moyen d’entrevues, de l’analyse de documents, de descriptions de processus opérationnels, de cas d’utilisation et de test, ainsi que de l’analyse des tâches et des flux de travail, etc.
- Fournir une orientation au personnel professionnel dans la mise en œuvre de nouvelles technologies et fonctionnalités, et recommander des processus opérationnels efficaces afin d’optimiser l’analyse des demandes en technologies de l’information en fonction des besoins opérationnels.
- Élaborer un cadre de production de rapports sur le financement étudiant en travaillant en étroite collaboration avec les Services financiers, les Comptes étudiants, les Services d’inscription, les Ressources humaines, la Planification académique et budgétaire ainsi que les professionnels correspondants des services centraux des technologies de l’information, afin de coordonner des contrôles rigoureux et l’échange de données.
- Être responsable de l’extraction de l’information, du contrôle des données, des stratégies et outils de production de rapports ainsi que des exigences relatives à l’entrepôt de données, et assurer l’intégrité des données afin de permettre à l’Université de mesurer l’efficacité de ses programmes de soutien aux étudiants, d’analyser les tendances et d’effectuer des analyses comparatives.
- Être responsable de la documentation des guides d’utilisation ainsi que de la consignation de la logique et des processus relevant de l’équipe.
- Gérer la sécurité des systèmes, les demandes d’accès des utilisateurs et l’examen annuel de la sécurité.
- Agir à titre de responsable désigné de la sécurité pour l’administration de l’aide financière et des bourses (FAA), l’entrepôt de données, les applications de vérification des inscriptions, les outils d’intelligence d’affaires, la base de connaissances, SharePoint et l’administration des boîtes de courriels partagées.
- Participer à des projets spéciaux, au besoin.
Services d’administration des bourses
- Assurer la supervision stratégique, l’amélioration des processus et la prestation du soutien aux personnes responsables du traitement des bourses étudiantes à l’échelle du campus, soit plus de 500 utilisateurs, notamment en ce qui concerne l’interface des systèmes, la formation, la configuration des accès de sécurité et le soutien du service d’assistance. Environ 30 000 interactions par année.
- Superviser les fonctions administratives liées à la création des bourses étudiantes suivant l’approbation du Comité sur les inscriptions et les affaires étudiantes (CESA), veiller au respect des catégories de bourses et des politiques de l’Université qui s’y appliquent, ainsi qu’à leur publication dans le Répertoire des bourses.
- Mettre en œuvre l’entente sur les niveaux de service conclue avec les Études supérieures et postdoctorales relativement à l’infrastructure et au soutien des bourses destinées aux étudiants des cycles supérieurs, notamment les bourses d’études, les bourses d’organismes subventionnaires externes et les allocations de recherche.
- Assurer la supervision afin de garantir l’application en temps opportun des contrôles relatifs aux bourses étudiantes dans le répertoire central des systèmes, notamment la configuration de la sécurité, le respect des catégories de bourses et des politiques de l’Université qui s’y appliquent, la codification des fonds d’aide, la vérification NSF, la vérification de l’admissibilité des étudiants et la production de rapports d’exception. Environ 420 000 versements de bourses par année.
Autres compétences et aptitudes requises
- Aptitudes démontrées en leadership et en gestion, avec la capacité de fournir une orientation stratégique, de faire preuve de jugement, d’établir les priorités et de diriger des équipes dans des environnements opérationnels complexes et en constante évolution.
- Capacité démontrée à superviser, encadrer, accompagner et favoriser le développement du personnel professionnel et administratif dans diverses fonctions, notamment en déterminant les besoins liés au rendement, aux compétences et au perfectionnement professionnel.
- Solides compétences financières et expérience démontrée dans la gestion de budgets importants, les contrôles financiers, la production de rapports et l’affectation des ressources.
- Capacité démontrée à analyser des enjeux opérationnels, financiers ou liés aux systèmes qui sont complexes, à anticiper les risques ainsi qu’à élaborer et mettre en œuvre des solutions efficaces et des améliorations de processus.
- Solides compétences en organisation, en planification et en gestion de projets, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et de coordonner des initiatives faisant intervenir divers intervenants.
- Capacité démontrée à établir et maintenir des relations de collaboration et des partenariats efficaces avec des intervenants internes et externes à différents niveaux de l’organisation.
- Solide compréhension des processus opérationnels, des systèmes d’information et de la gestion des données, avec la capacité de travailler efficacement avec des experts techniques et fonctionnels afin de soutenir le développement et l’intégration des systèmes, la production de rapports, la sécurité et l’intégrité des données.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec une capacité démontrée à communiquer de l’information complexe de façon claire et efficace à divers publics et à fournir des conseils stratégiques à la haute direction et aux intervenants.
- Tact, diplomatie, discrétion et bon jugement dans la gestion de questions sensibles, confidentielles ou complexes.
- Forte orientation vers le service; personne accessible, collaborative et faisant preuve d’ingéniosité, capable de demeurer efficace dans un environnement caractérisé par un volume élevé de travail et, à l’occasion, par une forte pression.
- Engagement démontré envers l’équité, la diversité et l’inclusion, ainsi qu’envers la création et le maintien d’un milieu de travail et de services inclusif et respectueux.
- La connaissance des programmes d’aide financière aux étudiants, de bourses d’études et de distinctions, notamment des tendances et pratiques pertinentes au Québec et en Amérique du Nord, constitue un atout important.
- Une expérience dans le secteur de l’enseignement supérieur ou dans un environnement complexe et fortement réglementé, financier, financé par des fonds publics ou soutenu par des donateurs constitue un atout important.
- Maîtrise avancée des applications informatiques, notamment les chiffriers, les bases de données, les logiciels de traitement de texte, Banner FIS, SIS, Banner Student Aid (BSA), Minerva, Crystal Reports et Workday.
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4-usage courant sur une échelle de 0-4.
Formation Et Expérience Minimales Requises
Baccalauréat 5 ans Expérience pertinente /
Salaire Annuel
(MPEX – Classe 07) $92,150.00 - $115,190.00 - $138,230.00
Profil D'emploi
MPEX-ADM3A - Administration générale – Professionnel chevronné/gestionnaire
Heures Par Semaine
33.75 (Temps plein)
Superviseur
Director Scholarships & Student Aid Office
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2029-01-30
Date Limite Pour Postuler
2026-10-22
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca. 
