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Sommaire Du Poste
Sous la direction du directeur, Engagement mondial, le titulaire du poste fournit un soutien administratif et logistique aux activités de l'unité. Il soutient la planification et la tenue d'événements, de visites de délégations internationales et de conférences; offre un soutien administratif quotidien au directeur et aux directeurs associés (gestion de l'agenda, des déplacements et des demandes de remboursement de dépenses); appuie les communications et la gestion du contenu numérique; administre les formulaires en ligne et la boîte courriel partagée; et participe à l'administration des programmes de financement international.
Principales Responsabilités
Soutien aux événements et aux délégations internationales (40 %)
- Coordonner la logistique des événements, des conférences, des ateliers et des visites de délégations internationales organisés par les Relations internationales.
- Contribuer à la coordination de l'accueil des délégations, notamment la réservation des salles et des lieux, les services de traiteur, l'accueil, les déplacements, les dossiers d'information et la logistique sur le campus.
- Contribuer aux événements et aux activités de mobilisation, notamment les démarches auprès des personnes conférencières, les listes d'invités, les invitations, les processus d'inscription en ligne et le matériel d'événement.
- Soutenir les communications liées aux événements et aux initiatives spéciales, notamment les ressources numériques, le matériel promotionnel, les dossiers d'information, ainsi que les rapports et le suivi après l'événement.
- Offrir un soutien sur place lors des événements : accueil et inscription des personnes participantes, coordination, dépannage et services d'accueil.
- Soutenir la préparation des dossiers d'information (notes biographiques, programmes, listes de participation et documents d'appui), en communiquant les échéances et en veillant à ce que les contenus soient colligés dans les délais prévus.
- Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes afin de garantir le bon déroulement des événements et le respect des échéanciers.
- Réaliser les activités de suivi après les événements : diffusion de sondages, relevé des présences, production de rapports et gestion des dossiers.
- Traiter les dépenses liées aux événements et les remboursements aux personnes invitées, et en faire le rapprochement, conformément aux politiques et procédures de l'Université.
- Assurer la tenue du classement, des dossiers et des systèmes de fichiers, des dossiers d'événements, des bases de données de contacts et de la documentation à des fins de consultation et de reddition de comptes, y compris la révision, l'archivage et la gestion de notre système de classement SharePoint.
Soutien administratif et opérationnel (20 %)
- Gérer le calendrier de la direction, planifier les réunions, coordonner les rendez-vous et assurer la liaison avec le personnel administratif de direction de l'Université et des organisations partenaires externes.
- Coordonner les déplacements de la direction au Canada et à l'étranger : inscription aux conférences, transport, hébergement, itinéraires et documents requis.
- Coordonner la signature et la distribution des documents numériques.
- Préparer et soumettre les comptes de dépenses de la direction et les documents financiers connexes, conformément aux politiques et procédures de l'Université.
- Organiser les réunions internes, préparer les ordres du jour et les documents, prévoir les services de traiteur et rédiger les comptes rendus au besoin.
- Offrir un soutien administratif aux directions adjointes selon les besoins : planification des déplacements, traitement des dépenses et coordination des réunions.
- Soutenir les activités d'approvisionnement, d'achat et de traitement des factures au besoin.
Soutien aux communications et au contenu numérique (20 %)
- Contribuer à la promotion des programmes, des possibilités, des événements et des initiatives à l'international par les médias sociaux, les sites Web, les infolettres et d'autres canaux de communication.
- Planifier et publier le contenu approuvé sur les plateformes de communication désignées.
- Coordonner la collecte de récits, de témoignages, de photos et de contenus auprès du corps professoral, de la population étudiante, des partenaires et d'autres parties prenantes.
- Organiser et tenir à jour les ressources numériques : photos, modèles, présentations, publications et matériel de communication.
- Soutenir le processus de révision et d'approbation du matériel de communication en coordonnant la rétroaction des parties prenantes concernées.
- Contribuer à la mise à jour du contenu du site Web et veiller à ce que l'information demeure exacte et à jour.
Formulaires, boîte courriel et gestion de l'information (10 %)
- Assurer le suivi des demandes reçues dans la boîte courriel partagée des Relations internationales et y répondre, en les acheminant à la personne appropriée au besoin.
- Assurer le suivi et la gestion des formulaires en ligne, notamment le formulaire de demande de visite internationale et le formulaire de proposition de protocole d'entente (PE) ou d'accord de collaboration (AC).
- Vérifier que les formulaires soumis sont complets et exacts, et faire un suivi auprès des personnes demanderesses lorsque des renseignements supplémentaires sont nécessaires.
- Tenir à jour les bases de données et les systèmes de suivi des demandes de visite, des propositions de partenariat et des demandes de renseignements sur les programmes.
- Préparer des rapports et des synthèses périodiques sur les formulaires soumis et sur les tendances des demandes.
- Conserver les dossiers des demandes soumises et contribuer à la mise à jour des formulaires et des modèles.
- Assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements et des dossiers.
Administration des possibilités de financement (10 %)
- Contribuer à l'administration des possibilités de financement internationales et des autres programmes des Relations internationales : réception des candidatures, gestion des documents, correspondance et tenue de dossiers.
- Coordonner la transmission des candidatures et des documents d'appui aux personnes évaluatrices et aux comités d'évaluation.
- Répondre aux questions des personnes candidates et les diriger vers les personnes-ressources appropriées des programmes au besoin.
- Contribuer à la promotion des possibilités de financement par les canaux de communication internes et externes.
- Rédiger et diffuser du contenu promotionnel pour les programmes de financement : mises à jour du site Web, infolettres et messages sur les listes de diffusion.
- Tenir à jour les bases de données des personnes candidates et des bourses ou subventions octroyées, et s'assurer que les dossiers des programmes sont exacts.
- Soutenir la coordination et la communication des étapes d'évaluation, d'avis d'octroi, de reddition de comptes et d'administration après l'octroi.
- Contribuer à la préparation de statistiques, de synthèses et de rapports d'évaluation des programmes.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants
- Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 (qualificatif) sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation Et Expérience Minimales Requises
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire Horaire
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures Par Semaine
33.75 (Temps plein)
Superviseur
Director Global Engagement
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-10-29
Date Limite Pour Postuler
2026-11-12
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca. 
