Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Sommaire Du Poste
Sous la direction du coordonnateur principal ou de la coordonnatrice principale de bureau, la personne titulaire du poste fournit un soutien administratif et opérationnel au Centre de recherche sur les enfants et les familles (CREF) de la Faculté des arts. Elle assure notamment la coordination des communications, l’organisation des événements, la gestion des dossiers et des systèmes d’information ainsi que des ressources technologiques, afin de soutenir les activités et le fonctionnement du Centre.
Principales Responsabilités
Assurer la gestion et la mise à jour régulière du site Web et de la page Facebook du CREF, en veillant à ce que le contenu soit exact, à jour et conforme aux activités du Centre ainsi qu’à ses objectifs en matière de communications.
- Coordonner les aspects administratifs et logistiques des activités du CREF, notamment les colloques, les conférences, les séminaires et les réunions. Organiser les déplacements et l’hébergement des participants et des parties prenantes, et traiter les demandes de remboursement des dépenses connexes conformément aux politiques et aux procédures de l’Université.
- Coordonner l’organisation, la gestion et la consolidation des systèmes de classement numériques du CREF, notamment SharePoint, OneDrive et les lecteurs réseau partagés, afin d’assurer une gestion efficace de l’information, une accessibilité adéquate et une efficacité opérationnelle.
- Agir à titre de personne-ressource pour les applications logicielles, les espaces réseau partagés, la gestion des dossiers électroniques, les autorisations d’accès des utilisateurs ainsi que les systèmes et processus connexes.
- Assurer la gestion du service Listserv et des dossiers des membres du CREF, notamment en maintenant les listes de distribution, en mettant à jour les renseignements sur les membres, en distribuant les communications et la documentation et en assurant le suivi des données relatives aux membres.
- Recueillir de l’information et fournir un soutien administratif à la préparation des rapports annuels et des autres publications du Centre.
- Coordonner le calendrier du Centre, les réservations de salles, les séminaires de recherche, les réunions du conseil d’administration et l’assemblée générale annuelle (AGA), en veillant à une planification efficace, à une allocation adéquate des ressources et à un soutien logistique approprié.
- Assurer la liaison avec le personnel du soutien technique afin de coordonner les ressources technologiques, de répondre aux besoins liés aux espaces de travail et de contribuer à la résolution des problèmes matériels et logiciels.
- Coordonner l’acquisition, le déploiement et la gestion de l’inventaire du matériel informatique et des ressources technologiques, notamment des ordinateurs portables de prêt et du matériel connexe.
- Coordonner l’attribution des espaces physiques et les besoins liés aux installations afin de soutenir le fonctionnement efficace du Centre.
Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.
Autres Compétences Et/ou Aptitudes
Solides compétences en organisation, en établissement des priorités et en gestion du temps, ainsi que capacité à gérer plusieurs échéances et des priorités concurrentes. Excellentes aptitudes en communication écrite, orale et interpersonnelle, ainsi qu’une forte orientation vers le service à la clientèle. Expérience en coordination de réunions, d’événements, de déplacements et de tâches logistiques administratives. Maîtrise de la suite Microsoft Office, de SharePoint, de OneDrive et des systèmes de gestion des dossiers électroniques. Expérience dans la gestion de sites Web, de listes de diffusion, de dossiers et de communications avec les parties prenantes. Grande attention aux détails et capacité à assurer l’exactitude de la documentation, des dossiers des membres et des rapports. Capacité à fournir un soutien administratif et technique relativement aux logiciels, aux systèmes et aux ressources technologiques. La connaissance de Workday et l’expérience dans le traitement des demandes de remboursement de dépenses constituent des atouts. Capacité à travailler de façon autonome et en collaboration avec les autres, tout en faisant preuve de discernement et d’initiative.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants
- Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 3 (avancé) sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation Et Expérience Minimales Requises
DEP - Documentation et communications 2 Ans Expérience pertinente /
Salaire Horaire
(AAPNEUM Niveau D) $26.18 - $32.46
Heures Par Semaine
13.5 (Temps partiel)
Superviseur
Coordinateur(ice) administratif(ve) senior
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-10-08
Date Limite Pour Postuler
2026-10-22
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca. 
