Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Unité / Faculté : École d’éducation permanente/ Tests de français et programmes sans crédits
Un poste à temps partiel de 20,25 heures par semaine, réparties sur trois jours par semaine, pour une durée de six mois.
Sommaire du poste
Sous la supervision directe du directeur des Tests de français et des programmes sans crédits, la personne titulaire du poste de coordonnateur ou coordonnatrice administrative contribue à la prestation quotidienne des examens TEF (Test d’évaluation de français) et TEFAQ (Test d’évaluation du français adapté pour le Québec), des tests de classement linguistique ainsi que des activités connexes au sein du secteur des communications mondiales et stratégiques (GCS).
Ses responsabilités comprennent notamment la planification des séances d’examen, l’inscription des candidats, la coordination du personnel de surveillance, la préparation du matériel ainsi que le soutien sur place, afin d’assurer le bon déroulement des séances d’évaluation conformément aux procédures établies.
La personne titulaire du poste agit également comme principale personne-ressource auprès des étudiants. La personne répond aux demandes de renseignements, assure la tenue de dossiers exacts et à jour, apporte son soutien à l’administration des cours et contribue au maintien d’un niveau élevé de qualité de service.
Responsabilités Principales
- Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l’unité. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
- Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Recommander des changements à apporter aux procédures afin de permettre à l’unité de devenir plus efficace. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
- Fournir des renseignements aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de l’appel ou de la visite et préparer les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d’une intervention d’une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.
- Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.
- Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l’efficacité au sein de l’unité. Agir en tant que personne-ressource en matière d’utilisation des logiciels. Expliquer et montrer l’utilisation des logiciels, résoudre les problèmes qui relèvent de son domaine de compétence et assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, au besoin. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l’archivage.
- Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.
Autres Compétences Et/ou Aptitudes
- Excellentes compétences interpersonnelles pour établir et entretenir des relations de travail efficaces avec les parties prenantes à tous les niveaux.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement en évolution rapide et à diriger des projets simultanés avec un minimum de supervision.
- Capacité à respecter des délais concurrents et à s'adapter à des circonstances changeantes.
- Solides compétences en résolution de problèmes, en priorisation et en organisation.
- Souci démontré du détail et compétences analytiques pour comprendre, interpréter et appliquer des politiques et procédures académiques complexes.
La maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit, est requise, puisque les communications avec les candidats et les partenaires externes se déroulent principalement en français.
L’horaire est variable en fonction des besoins opérationnels, notamment
avec une disponibilité requise les samedis afin de soutenir les activités des examens.
La nature des fonctions exige que le poste soit exercé entièrement sur les lieux de travail, puisqu’il implique l’administration directe des examens ainsi que le soutien sur place.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants
- Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 3(qualificatif) sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation Et Expérience Minimales Requises
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire Horaire
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures Par Semaine
20.25 (Temps partiel)
Superviseur
Chargé d’enseignement
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-04-30
Date Limite Pour Postuler
2026-10-13
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca. 