Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Il s'agit d'un poste temporaire d'un an au McGill Engine Centre (https://www.mcgill.ca/engine/), avec possibilité de renouvellement. Une présence à temps plein sur place est requise dans un espace de travail partagé. Le télétravail n'est pas possible.
Sommaire Du Poste
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes d’information.
Principales Responsabilités
- Agit à titre de personne-ressource et de premier point de contact pour le Centre. Résout les problèmes relevant de son domaine de responsabilité. Consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
- Contribue à assurer le bon fonctionnement de l’unité. Collabore avec son supérieur hiérarchique et d’autres collaborateurs pour établir les priorités de travail. Assure le suivi et veille à la mise en œuvre appropriée des décisions prises par son supérieur hiérarchique.
- Participe aux activités liées aux affaires étudiantes, telles que les admissions, les préinscriptions, les inscriptions, les aides financières et les questions relatives aux étudiants internationaux. Assure le suivi des inscriptions, des changements de cours, des rapports sur la situation des étudiants, des prêts, des bourses d’études et des bourses d’excellence. Transmets les problèmes ne relevant pas de son domaine d’expertise aux personnes-ressources ou aux responsables compétents.
- Gère l’agenda de son supérieur hiérarchique. Organise les rendez-vous, envoie des rappels et organise la planification en fonction des priorités.
- Fournit des informations aux appelants et aux visiteurs. Détermine la raison de l’appel ou de la visite et prépare les documents nécessaires. Oriente les appelants et les visiteurs vers les interlocuteurs compétents. Évalue la nécessité de faire intervenir d’autres interlocuteurs et organise des rendez-vous si nécessaire.
- Mise à jour, préparation et coordination de la publication de documents tels que les brochures publicitaires, les manuels de service, le site web et les rapports annuels. Rédaction de courriers et d’autres documents courts de nature complexe. Mise en page des documents et relecture pour vérifier la grammaire, l’orthographe et l’exactitude.
- Gère la comptabilité de l’unité. Prépare les budgets ou les propositions budgétaires. Contrôle et rapproche les différents comptes, relevés et rapports. Identifie et analyse les écarts et les erreurs. Corrige les erreurs et assure le suivi des problèmes. Enregistre les dépenses et fournit des relevés de compte sur demande.
- Coordonne l’organisation d’événements tels que des symposiums et des conférences. Organise les déplacements.
- Utilise divers logiciels. Assure la maintenance des systèmes d’information informatisés et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité au sein de l’unité. Joue le rôle de personne-ressource en matière d’utilisation des logiciels. Explique et fait des démonstrations de l’utilisation des logiciels, résout les problèmes relevant de son domaine d’expertise et assure la liaison avec les personnes-ressources informatiques si nécessaire. Gère et met à jour les dossiers administratifs. Gère les systèmes de classement et organise l’archivage.
- Gère les stocks et achète les fournitures et le matériel. Organise l’entretien du matériel de bureau. Vend certains articles, tels que des polycopiés de cours, et gère la caisse.
- Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.
Autres compétences et/ou aptitudes :
- Nous recherchons une personne enthousiaste, capable d’accompagner les visiteurs du Centre et d’assurer le bon fonctionnement du service.
- Expérience dans les tâches d’accueil, le service à la clientèle et le développement de la communauté.
- Capacité avérée à établir des relations constructives avec les étudiants, les professeurs et les interlocuteurs du monde professionnel.
- Grande capacité à mener plusieurs tâches, à établir des priorités et à travailler sous pression pour respecter des délais multiples dans un environnement dynamique et en constante évolution.
- Expérience avérée dans l’organisation d’événements.
- Doit être orienté(e) vers les clients et axé(e) sur le service, capable d’aider tous les clients avec tact et diplomatie tout en conservant une attitude et une présentation professionnelles en toutes circonstances.
- Capacité avérée à rédiger des correspondances ; doit faire preuve de précision et d’une grande attention aux détails.
- Expérience avec McGill Marketplace et BSAC.
- Solides compétences informatiques et capacité à utiliser divers outils logiciels (Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint, Canva, Envoke), des lecteurs de cartes électroniques (LENEL), uPrint et d’autres plateformes (par exemple, des logiciels d’édition de sites web, etc.).
- Capacité à réaliser des présentations efficaces devant un public.
- Excellentes compétences en communication orale.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants
- Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation Et Expérience Minimales Requises
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire Horaire
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures Par Semaine
33.75 (Temps plein)
Superviseur
Directeur associé, ENGINE
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-08-31
Date Limite Pour Postuler
2026-10-15
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca. 
