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Bureau de la Directrice principale des Services aux étudiants (OS2)
Les Services aux étudiants de McGill regroupent sept domaines spécialisés offrant une vaste gamme de services aux étudiants, notamment en matière de santé, de santé mentale, d’aide financière, de développement de carrière, de mesures d’accommodement liées à un handicap, de vie religieuse et spirituelle, de transition vers l’université et au terme des études universitaires, ainsi que des services destinés spécifiquement aux étudiants internationaux.
Le Bureau de la Directrice principale assure un leadership stratégique, l’excellence des opérations et des infrastructures ainsi que des communications intégrées à l’appui des Services aux étudiants. En réunissant une expertise en administration, en finances, en ressources humaines, en gestion de projets, en communications et en mobilisation étudiante, OS2 favorise la prestation de services et de programmes de grande qualité qui enrichissent l’expérience étudiante et contribuent à la réussite et au bien-être des étudiants.
Sommaire du poste
Relevant directement du directeur adjoint de l'administration, le responsable des finances est chargé de la gestion financière globale des Services aux étudiants, qui regroupent sept spécialités et disposent d'un budget de fonctionnement d'environ 25 millions de dollars. Son portefeuille inclut les financements opérationnels, philanthropiques, les subventions gouvernementales et autres sources de financement non renouvelables. Il est responsable du développement et de l'intégrité des opérations financières, de la planification financière et de l'allocation des ressources au sein des Services aux étudiants, ce qui comprend l'analyse des budgets, des états financiers, des contrôles, des prévisions financières à court et à long terme, ainsi que des audits. Le responsable des finances sera la personne-ressource auprès de la directrice principale, des directrices de service, des gestionnaires financiers des fonds et des autres membres du personnel des Services aux étudiants. Ce poste supervise également la facturation des médecins du Pôle de bien-être étudiant, y compris la gestion des réclamations dans 13 juridictions, la conformité réglementaire, les rapprochements bancaires et l'assurance qualité.
Principales Responsabilités
Budget et rapports
- Agit comme personne-ressource en matière financière auprès de la directrice principale, des autres membres de la direction et des chefs de service.
- Supervise la préparation du budget des différents services (7 services / 20 budgets distincts / environ 19 millions de dollars) en fournissant les directives et l'orientation nécessaires. À titre de gestionnaire financier, informe et conseille les administrateurs, les gestionnaires financiers et les chefs de service sur les procédures et règlements financiers en vigueur à l'Université.
- Assimile et consolide les données provenant de divers secteurs, y compris les coûts des installations. Prépare le budget final des Services aux étudiants pour approbation par le directeur général, le vice-recteur adjoint et l'Université.
- Planifie et détermine l'affectation/la réaffectation la plus efficace des fonds en tenant compte des compressions budgétaires et des contraintes financières; formule des recommandations à la direction.
- Participe à l'élaboration du plan à long terme des Services aux étudiants, en analysant les renseignements pertinents, comme les prévisions d'inscriptions et les estimations de la subvention du Québec pour les équivalents temps plein; établit des prévisions à court et à long terme pour tous les fonds de fonctionnement et les fonds non opérationnels. Effectue des révisions à ces projections, au besoin, afin de tenir compte de l'évolution des priorités et/ou des besoins financiers.
- Participe à l'établissement de l'orientation stratégique et supervise la mise en œuvre des plans à court et à long terme nécessaires à la prestation efficace des services comptables. Responsable du processus de planification budgétaire annuelle et des prévisions en cours d'exercice pour les fonds 1A et 1B, y compris, mais sans s'y limiter, la préparation de projections triennales pour les unités à financement externe telles que l'Accessibilité et la Réussite des Étudiants (ARE).
- Élabore des rapports stratégiques pour les subventions et les dons du Ministère et fournit des conseils quant à l'utilisation judicieuse des fonds afin de maximiser les dons et les subventions et d'en optimiser l'utilisation.
Contrôles financiers
- Garantit l'application cohérente et équitable des procédures financières de l'Université.
- Apporte son expertise dans l'élaboration et la mise en œuvre de politiques, de processus et de lignes directrices soutenant les initiatives des Services aux étudiants. Assure le suivi des progrès et des résultats.
- Procède à une analyse approfondie des problèmes comptables complexes, évalue leur impact sur les Services aux étudiants et l'Université, propose des solutions de rechange et recommande des solutions.
- Est responsable de l'évaluation des procédures financières des Services aux étudiants afin de garantir le respect des exigences des différents secteurs et leur conformité aux pratiques comptables, aux politiques universitaires en vigueur et aux recommandations d'audit. Recommande et met en œuvre les changements nécessaires.
- Élabore des procédures visant à assurer l'efficacité des mécanismes de contrôle financier dans tous les domaines, notamment la séparation et la désignation des tâches, le rapprochement régulier et opportun des opérations bancaires, le contrôle des actifs et des immobilisations et des stocks; veille à leur mise en œuvre.
- Assure la mise en œuvre des nouvelles initiatives soutenant l'orientation stratégique des Services aux étudiants en se tenant au courant des nouveautés et des tendances dans son domaine d'expertise.
- Garantit l'intégrité et la sécurité des données financières. Garantit la tenue de registres comptables précis. Supervise le traitement et l'archivage des documents.
- Autorise l'accès des services aux informations comptables via Banner/MINERVA.
- Répond aux audits menés par les auditeurs internes et externes. Sert de personne-ressource pour les auditeurs. Facilite le processus d'audit.
- Élabore des politiques et procédures internes répondant aux besoins du Service et de l'Université. Conçoit, met en œuvre et assure le suivi des mesures de contrôle périodiques, notamment les rapports d'erreurs, le rapprochement des fonds centraux, le suivi des inactivités, des écarts et des dépassements de budget.
- Analyse les anomalies ou les divergences dans les processus comptables et communique avec les services concernés.
- Détermine la meilleure approche pour résoudre les problèmes financiers entre les services, les fournisseurs, le service comptable et les gestionnaires de fonds.
Formation, soutien et service à la clientèle
- Supervise les coordonnatrices comptables et l'administratrice financière. Cela comprend la planification, l'organisation, la formation et la supervision de leur travail conformément aux buts et objectifs de l'unité.
- Offre régulièrement de la formation aux gestionnaires de fonds, aux gestionnaires et au personnel administratif.
Facturation du Centre de bien-être étudiant
- Interprète la législation de la RAMQ afin d'ajuster les processus et de mettre en œuvre les pratiques réglementaires de facturation de la RAMQ.
- Ajuste les pratiques en fonction des changements législatifs; prépare des communications à l'intention des médecins pour les informer de ces changements.
- Supervise le rapprochement des réclamations, des paiements de facturation et des dépôts pour tous les médecins, couvrant les 13 juridictions différentes, chacune ayant ses propres codes, montants, règles et règlements.
- Supervise le rapprochement des chèques et des dépôts avec les fonds appropriés. Examine et améliore régulièrement les protocoles, les politiques et les procédures.
- Supervise la communication avec les 13 juridictions afin de s'assurer que les changements sont compris et que les pratiques sont mises en œuvre en conséquence.
- Met en œuvre, supervise et gère des processus et des niveaux de service à la clientèle de haut niveau.
- Garantit la réalisation et la vérification des clôtures mensuelles.
- Met en œuvre les contrats fournisseurs des médecins en collaboration avec le service des achats.
- Planifie, organise et répartit les tâches afin de lisser la charge de travail en fonction des variations d'activité durant l'année universitaire, et ainsi garantir le respect des engagements contractuels en termes de délais et de qualité.
Comités universitaires et associations étudiantes
- Participe aux comités suivants : Groupe des agents financiers de la faculté (AFF) ; divers comités et groupes de travail sur les finances de McGill.
- Représente l’unité lors de réunions internes et externes.
Projets spéciaux
- À la demande de la directrice principale des services aux étudiants, participe à des missions ponctuelles de nature variable.
Autres compétences et aptitudes requises
- Excellente connaissance des principes de comptabilité et de gestion financière. Capacité avérée à gérer des fonds et à élaborer des budgets détaillés. Connaissance des types de fonds de McGill (ou d'autres universités).
- Aptitude démontrée à communiquer efficacement et à interagir avec le personnel à différents niveaux. Sens du service et excellentes aptitudes en service à la clientèle, ainsi que capacité à établir rapidement des relations de travail productives.
- Aptitude démontrée à former et à encadrer le personnel de soutien en vue de la réalisation d'initiatives communes.
- Capacité démontrée à prendre des initiatives et à gérer plusieurs tâches simultanément avec souplesse.
- Expérience en création de rapports financiers complets et en utilisation de formules complexes et de modèles de projection.
- Excellentes aptitudes d'analyse et de résolution de problèmes.
- Sens de l'organisation éprouvé, capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément, à établir des priorités et à respecter les échéances.
- Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
- Expérience avérée en matière de communication efficace, cohérente et positive auprès d'un public diversifié.
- Une expérience de vie ou de travail auprès de communautés diversifiées constitue un atout important.
- Maîtrise avancée des applications informatiques, notamment les tableurs, les bases de données, les logiciels de traitement de texte, Banner FIS, Minerva, Crystal Reports et Workday.
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, tant en anglais qu'en français.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 (usage courant) sur une échelle de 0-4.
Formation Et Expérience Minimales Requises
Baccalauréat 3 ans Expérience connexe avec un diplôme universitaire de premier cycle /
Salaire Annuel
(MPEX – Classe 05) $73,470.00 - $91,840.00 - $110,210.00
Profil D'emploi
MPEX-FIN2B - Comptabilité – Professionnel 2
Heures Par Semaine
33.75 (Temps plein)
Superviseur
Senior Director Student Services
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date Limite Pour Postuler
2026-09-30
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca. 
