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Sommaire Du Poste
Relevant de la secrétaire générale et œuvrant au sein du Secrétariat, l’agent ou l’agente de réglementation gère la fonction d’accès aux documents de l’Université conformément à la
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. La personne titulaire du poste appuie la secrétaire générale, qui agit à titre de responsable de l’accès aux documents de l’Université, en recevant et en analysant les demandes d’accès, en coordonnant la recherche de documents et les consultations nécessaires, ainsi qu’en préparant des recommandations et des projets de décision aux fins d’examen et de signature par la secrétaire générale. Elle travaille également en étroite collaboration avec les Services juridiques à la préparation et à l’administration des dossiers portés devant la
Commission d’accès à l’information, sensibilise la communauté universitaire aux responsabilités liées à l’accès aux documents, conseille le Secrétariat de l’Université sur les questions de gestion documentaire et soutient d’autres fonctions réglementaires et initiatives spéciales, selon les directives de la secrétaire générale ou du directeur associé ou de la directrice associée.
Principales Responsabilités
- Administrer le processus d’accès aux documents de l’Université, depuis la réception d’une demande jusqu’à la préparation de la réponse et à la fermeture du dossier.
- Appuyer la secrétaire générale, à titre de responsable de l’accès aux documents de l’Université, en préparant des analyses, des recommandations et des projets de décision. La secrétaire générale demeure responsable de toutes les décisions prévues par la loi et en est la signataire.
- Coordonner la recherche de documents et les consultations auprès des unités académiques et administratives de l’Université, déterminer les unités susceptibles de détenir des documents visés par une demande et veiller à ce que les recherches soient effectuées de manière complète et en temps opportun.
- Collaborer avec le directeur associé à l’évaluation et à la gestion des demandes d’accès, notamment en examinant les questions complexes ou sensibles et les approches proposées avant qu’elles ne soient soumises à la secrétaire générale.
- Collaborer avec le gestionnaire, Vie privé et protection des renseignements personnels, dans le traitement des demandes soulevant des considérations relatives aux renseignements personnels ou à la vie privée, notamment lorsque les documents visés contiennent des renseignements personnels ou mettent en jeu des exigences en matière de protection de la vie privée.
- Préparer et administrer les dossiers à l’appui des Services juridiques lorsqu’une décision relative à l’accès fait l’objet d’un recours devant la Commission d’accès à l’information.
- Élaborer des lignes directrices ainsi que des activités de formation et de sensibilisation portant sur le processus d’accès aux documents et les responsabilités des membres de la communauté universitaire.
- Conseiller le Secrétariat de l’Université sur les questions de gestion documentaire et soutenir d’autres fonctions réglementaires et initiatives spéciales, au besoin.
- Recevoir les demandes d’accès aux documents présentées à l’Université, en accuser réception et en effectuer l’examen initial.
- Communiquer avec les personnes ayant présenté une demande au sujet des questions administratives et procédurales, notamment afin d’en préciser la portée, au besoin.
- Examiner les documents reçus afin de déterminer s’ils sont visés par la demande et si des recherches ou des consultations supplémentaires sont nécessaires.
- Déterminer quels renseignements peuvent être communiqués ou doivent être soustraits à la communication, ainsi que les questions nécessitant une consultation auprès de la secrétaire générale, du directeur associé ou du gestionnaire, Vie privée et protection des renseignements personnels.
- Préparer les documents en vue de leur communication, notamment en effectuant ou en faisant effectuer les caviardages requis et en vérifiant l’exactitude et l’exhaustivité des ensembles de documents à communiquer.
- Préparer des analyses, des recommandations et des projets de décision aux fins d’examen et de signature par la secrétaire générale.
- Assurer le suivi des demandes afin de veiller au respect des exigences et des délais prévus par la loi, et signaler les échéances imminentes, les difficultés de traitement et les questions nécessitant une attention particulière.
- Tenir des dossiers exacts et complets concernant la réception, le traitement, l’analyse et le règlement des demandes d’accès.
- Tenir à jour les outils de suivi et préparer régulièrement des rapports d’étape sur le volume des demandes, les échéances, les résultats et les dossiers nécessitant un suivi.
- Élaborer et offrir des séances d’information et des activités de sensibilisation portant sur le processus d’accès aux documents ainsi que sur les responsabilités des unités et des membres du personnel de l’Université.
- Élaborer et tenir à jour des procédures, des modèles, des documents d’orientation et d’autres ressources favorisant le traitement efficace et uniforme des demandes d’accès.
- Cerner les possibilités d’amélioration des processus liés à l’accès aux documents, des systèmes de suivi, des documents d’orientation et des pratiques administratives, et formuler des recommandations à cet égard.
- Conseiller le Secrétariat de l’Université sur ses pratiques de gestion documentaire, en consultation, s’il y a lieu, avec la fonction de gestion documentaire de l’Université.
- Fournir des services de recherche, d’analyse et de soutien opérationnel relativement aux autres responsabilités réglementaires et initiatives spéciales du Secrétariat de l’Université, selon les tâches confiées par la secrétaire générale ou le directeur associé.
- Assurer un soutien de remplacement auprès des collègues du Secrétariat pendant les absences, les exercices institutionnels d’envergure ou les périodes de charge de travail exceptionnelle, au besoin.
Autres Compétences Et/ou Aptitudes
- Intérêt marqué pour la gouvernance institutionnelle et les questions réglementaires, particulièrement dans le contexte des établissements d’enseignement, et solide connaissance de ces domaines.
- Compréhension du mandat d’impartialité de l’unité et capacité de le respecter dans l’exercice d’un large éventail d’activités réglementaires.
- Solide éthique professionnelle et sens démontré de la responsabilité à l’égard des processus de travail et des résultats.
- Capacité d’anticiper les enjeux et les conséquences des mesures envisagées et de formuler des recommandations conformes au mandat de l’unité ainsi qu’aux politiques et règlements de l’Université.
- Solides compétences analytiques, particulièrement en matière d’interprétation des lois et des politiques universitaires.
- Compétences supérieures en rédaction et en communication en anglais, et capacité de communiquer en français, à l’oral comme à l’écrit.
- Capacité démontrée de travailler efficacement, tant en équipe que de façon autonome.
- Solides compétences en organisation et en délégation, et capacité de diriger efficacement l’équipe dans le suivi et la communication de l’état d’avancement des dossiers ainsi que dans la détermination et la résolution des problèmes.
- Grand souci du détail, sans perdre de vue les objectifs d’ensemble, et capacité de réflexion stratégique.
- Capacité de produire un travail de qualité dans un environnement où la pression est élevée, tout en faisant preuve de calme, de diplomatie et de professionnalisme.
- Capacité d’inspirer confiance et respect dans l’exercice de ses fonctions.
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- Diplôme universitaire de premier cycle en droit, en arts, en gestion ou dans un domaine connexe.
- Trois (3) années d’expérience pertinente.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles
- Deux (2) congés flottants
- Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation Et Expérience Minimales Requises
Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire Annuel
(MPEX – Classe 04) $66,190.00 - $82,740.00 - $99,290.00
Profil D'emploi
MPEX-ADM2F - Administration du Secrétariat – Professionnel 2
Heures Par Semaine
33.75 (Temps plein)
Superviseur
Secrétaire général
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date Limite Pour Postuler
2026-10-01
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected]. 
