Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Résumé Du Poste
Sous la supervision du directeur des programmes d'études supérieures, l’administrateur(trice) des affaires étudiantes sera responsable des admissions, des services d’inscription aux études ainsi que du soutien aux activités de communication et de marketing. La personne titulaire du poste contribuera à l’administration et au fonctionnement des programmes d’études supérieures en génie biomédical translationnel et en technologies médicales. Grâce à une combinaison de cours appliqués et de stages, ces programmes visent à préparer les étudiants à effectuer la transition entre le milieu universitaire et l’industrie biomédicale.
La personne titulaire participera aux salons de recrutement étudiant, aux programmes de stages, aux activités de collation des grades et de diplomation. Elle offrira une gamme variée de services aux étudiants, notamment en matière de planification de carrière, de vie et d’engagement sur le campus, de bourses et d’aide financière, de counseling et de tutorat, de santé et de santé mentale, de services aux étudiants internationaux, d’immigration, de services aux étudiants en situation de handicap et d’autres programmes. Elle sera responsable de la prestation de services liés aux affaires étudiantes, notamment le conseil aux étudiants, la gestion des dossiers étudiants, les activités d’inscription et d’examens, tout en veillant à l’intégration des valeurs, normes et objectifs de l’Université McGill relatifs à la vie étudiante et à l’apprentissage dans les politiques, opérations et procédures universitaires. Son rôle consiste à faciliter l’intégration des étudiants à la vie universitaire, à soutenir leur parcours d’apprentissage et à les guider vers une expérience étudiante enrichissante grâce à une vaste gamme de services offerts dans un environnement bienveillant.
Principales Responsabilités
- Soutenir les opérations quotidiennes des programmes d’études supérieures et formuler des recommandations visant à améliorer l’efficacité des processus. Examiner les procédures départementales et proposer des améliorations axées sur la productivité et l’efficience. Suggérer de nouvelles initiatives d’amélioration continue.
- Fournir un soutien administratif au processus d’admission. Soutenir les professeurs, coordonnateurs de cours, directeurs de département et directeurs de programmes d’études supérieures relativement aux programmes académiques, aux politiques et procédures départementales, aux règlements ainsi qu’à la gestion des cours et des séminaires.
- Agir à titre de personne-ressource auprès des candidats et des étudiants aux cycles supérieurs pour répondre à leurs demandes d’information générales.
- Examiner les demandes d’admission afin d’en vérifier l’exhaustivité, s’assurer qu’elles respectent les critères d’admissibilité et les exigences d’admission, calculer les équivalences de moyenne cumulative (cGPA) et préparer la documentation requise à l’intention du directeur du programme d’études supérieures. Assurer le suivi auprès des candidats et des autres parties prenantes afin d’expliquer les critères d’admissibilité et les décisions d’admission, transmettre les offres et assurer le suivi nécessaire.
- Offrir conseils et soutien aux étudiants et les orienter vers les ressources appropriées pour obtenir de l’aide relativement aux questions académiques, aux difficultés personnelles, aux enjeux liés à la collaboration étudiant-directeur de recherche, aux stages, au cheminement académique ou aux questions financières. Traiter les renseignements confidentiels avec tact, respect, discrétion et diplomatie.
- Assister le directeur du programme d’études supérieures dans des dossiers tels que les équivalences de cours, la reconnaissance des cours suivis dans d’autres établissements, les transferts de crédits et les statuts probatoires.
- Vérifier les dossiers de tous les étudiants finissants en génie biomédical afin de confirmer le respect des exigences de diplomation; sélectionner et recommander les candidats à la diplomation.
- Coordonner le matériel promotionnel destiné au programme et aux étudiants potentiels (dépliants, contenu numérique et matériel de promotion).
- Vérifier que toutes les exigences liées aux stages ont été respectées et organiser les évaluations de stages.
- Coordonner et soumettre les demandes de financement de stages (bourses et subventions) auprès des organismes gouvernementaux concernés afin de soutenir les placements étudiants et les partenaires industriels.
- Participer à l’élaboration d’ateliers, de séminaires et de séances d’information destinés aux étudiants et au personnel du département. Réviser les budgets et préparer les rapports post-événement au besoin.
- Développer un réseau avec les associations étudiantes et organiser des activités d’accueil et de recrutement sur le campus.
- Coordonner l’ensemble des activités liées aux cours pour le département, notamment l’horaire des cours (DCU), les inscriptions, les permis d’inscription, les quotas de cours, les évaluations de cours et l’organisation des examens.
- Traiter les remises de notes, coordonner la création des cours et préparer les propositions de nouveaux cours et les modifications de cours pour le département.
- Réviser et mettre à jour le calendrier des études supérieures, le catalogue électronique et le site Web.
- En collaboration avec l’équipe AEC de la SBMS, participer au suivi et au traitement des allocations et bourses d’études supérieures.
- En collaboration avec le département et l’équipe AEC de la SBMS, préparer les budgets des auxiliaires d’enseignement et veiller à l’affichage des postes en temps opportun.
- Fournir un soutien professionnel et une expertise spécialisée, contribuer à la résolution de situations complexes et assister le directeur du programme d’études supérieures ainsi que le directeur du département dans la gestion de situations délicates. Participer aux discussions avec le directeur du programme, le directeur du département et le comité des études supérieures et veiller à l’application des décisions dans les opérations quotidiennes. Préparer des lignes directrices, formulaires et documents et soutenir l’agent(e) de programme dans la mise en place des processus.
- Préparer les lettres officielles destinées aux étudiants concernant leur CAQ, leur permis d’études, leur statut académique, la complétion de leur programme, leur preuve d’inscription, etc.
- Examiner et traiter les demandes liées aux stagiaires de recherche diplômés (GRT) et aux stagiaires de recherche de premier cycle (uGRT) pour le département.
- Créer et mettre à jour les documents et formulaires départementaux (guide étudiant, formulaires de rapport des réunions du comité consultatif, lettre d’entente, rapports sur les inscriptions étudiantes, évaluations, rapports annuels, etc.).
- Assurer la planification des séminaires des étudiants aux études supérieures durant les sessions d’automne et d’hiver. Traiter les demandes de modification d’horaire et résoudre les problèmes connexes.
- En collaboration avec l’équipe des opérations du programme de génie biomédical, effectuer des tâches liées au réseautage et aux communications internes et externes; publier du contenu sur les médias sociaux du département et coordonner la préparation et la diffusion d’un bulletin d’information périodique.
- Participer aux groupes de réseau de la Faculté de médecine et des sciences de la santé ainsi qu’à des groupes externes. Assister aux réunions.
Autres Compétences Et Aptitudes Requises
- Une expérience en gestion des affaires étudiantes constitue un atout.
- Capacité démontrée à travailler dans un environnement informatique à l’aide de logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul et de présentation, y compris la suite Microsoft Office, Banner SIS, Minerva, les bases de données, HTML, Workday, DCU, les logiciels de gestion des admissions aux cycles supérieurs (Slate/uApply) et l’entretien de sites Web.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à établir les priorités et à respecter les échéances universitaires et départementales régulières et récurrentes.
- Excellentes aptitudes en service à la clientèle et en écoute active, incluant la capacité de conseiller les étudiants dans des situations difficiles, ainsi qu’un excellent sens de l’analyse, de la prise de décision, du souci du détail, du leadership, de la communication, de l’influence et de la collaboration.
- Sens démontré de la diplomatie et expérience dans la gestion de renseignements hautement sensibles et confidentiels.
- Excellente maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, ainsi qu’une bonne maîtrise du français à l’oral.
- Une expérience en planification d’événements, en conception graphique et/ou en marketing numérique constitue un atout.
- Des tests pourront être administrés.
- Il s’agit d’un poste temporaire d’une durée d’un (1) an.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants
- Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation Et Expérience Minimales Requises
DEC III 3 ans Expérience connexe avec DEC III /
Salaire Horaire
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures Par Semaine
33.75 (Temps plein)
Superviseur
Professeur
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-11-01
Date Limite Pour Postuler
2026-10-20
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca. 