Administrateur (trice) de l’agrément et de l’AQ

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Résumé du poste

Relevant de l’Agent(e) de l’accréditation et de l’amélioration de la qualité, et travaillant en étroite collaboration avec les membres de la direction administrative et académique, l’Administrateur(trice) de l’accréditation et de l’amélioration de la qualité fournit un soutien administratif spécialisé pour l’ensemble des activités liées à l’accréditation et à l’amélioration continue de la qualité au sein de l’École de médecine. Les responsabilités peuvent également s’étendre à d’autres projets, à la demande de la direction.

Rôle et responsabilités

• Développer et maintenir un niveau d’expertise concernant les normes d’agrément en médecine
• Collaborer étroitement avec l’Agent(e) de l’accréditation et de l’amélioration de la qualité pour coordonner la préparation des rapports d’autoévaluation et des rapports d’étape complets et de haute qualité, au besoin.
• Établir et maintenir des relations de travail collaboratives et productives avec le personnel et les dirigeants académiques des différents programmes relativement aux questions d’accréditation et d’amélioration de la qualité.
• Se tenir à jour quant aux changements de processus, aux nouvelles exigences et aux développements en matière d’accréditation et d’amélioration de la qualité en éducation.
• Assurer la liaison et maintenir des partenariats avec les organismes d’agrément appropriés.
• Coordonner et fournir un soutien administratif aux comités d’accréditation et d’amélioration de la qualité en éducation
• Agir au besoin comme secrétaire de réunion et rédiger les procès-verbaux.
• Gérer les dossiers partagés des comités et assurer le suivi des résultats des réunions.
• Préparer les ordres du jour.
• Effectuer les réservations de salles.
• Préparer et imprimer la documentation.
• Envoyer les invitations aux membres des comités.
• Coordonner toute la logistique associée aux réunions.
• Assurer le suivi des mesures à prendre en collaboration avec l’Agent(e) de l’accréditation et de l’amélioration de la qualité.
• Fournir un soutien administratif à tous les processus liés à l’accréditation
• Comprendre les exigences et les échéanciers d’accréditation.
• Informer le personnel administratif des exigences d’accréditation et encadrer la préparation de rapports d’accréditation complexes afin d’assurer une présentation complète et exacte de l’information requise.
• Élaborer, appliquer et mettre en œuvre des procédures administratives et/ou des systèmes permettant de recueillir de façon systématique et ponctuelle les données requises pour les documents d’assurance qualité (rapports annuels, examens cycliques, rapports d’accréditation, etc.) et veiller à ce que les activités respectent ou dépassent les normes de qualité établies.
• Valider les exigences d’accréditation, identifier les sources de données pertinentes et en vérifier la disponibilité.
• Déterminer, en collaboration avec l’Agent(e) de l’accréditation et de l’amélioration de la qualité, la meilleure façon de présenter les données afin de répondre aux exigences.
• Identifier et signaler les risques potentiels de non-conformité aux exigences d’accréditation.
• Communiquer avec le personnel administratif et lui fournir le soutien nécessaire afin de recueillir les renseignements et documents requis par le corps professoral.
• Vérifier l’exhaustivité des rapports et des communications soumis.
• Résoudre ou transmettre les problèmes administratifs appropriés.
• Coordonner l’impression et/ou la soumission électronique des rapports d’autoévaluation afin d’assurer le respect des échéances.
• Coordonner les visites sur site, notamment :
• Élaborer et gérer les horaires des visites;
• Envoyer les invitations et confirmer la participation des personnes concernées;
• Assurer les rappels pour les entrevues;
• Organiser les déplacements, l’hébergement et les repas des équipes d’évaluation.
• Gérer la préparation des documents :
• Mise en forme et révision stylistique;
• Création des annexes et des tables des matières;
• Révision préliminaire;
• Vérification de l’exhaustivité des formulaires et documents;
• Soutien administratif aux comités d’accréditation.
• Fournir un soutien administratif à l’Agent(e) de l’accréditation et de l’amélioration de la qualité, selon les besoins.
• Fournir un soutien à la gestion de projets liés à l’accréditation
• Élaborer et mettre en œuvre des procédures administratives permettant de suivre et de surveiller les activités d’accréditation et d’amélioration de la qualité.
• Développer et mettre en œuvre des outils administratifs visant à renforcer les processus d’assurance qualité et d’amélioration continue.
• Coordonner et assurer le soutien administratif des bases de données documentaires utilisées dans le cadre de l’accréditation
• Fournir un soutien pédagogique et administratif aux activités d’amélioration de la qualité liées à l’accréditation
• Concevoir et mettre en œuvre des guides (listes de vérification, échéanciers, etc.).
• Concevoir et mettre en œuvre des trousses d’outils pour les directeurs et directrices de programme.
• Concevoir et mettre en œuvre des modèles de rapports et de formulaires (listes de vérification, rapports d’examen interne, formulaires de rétroaction, questionnaires, lettres de transmission, etc.).
• Établir une relation de mentorat continue avec le personnel administratif relativement aux questions d’accréditation.
• Élaborer et offrir des séances de formation destinées aux administrateurs et administratrices de programme.
• En collaboration avec l’Agent(e) de l’accréditation et de l’amélioration de la qualité et les vice-doyens associés, analyser les lacunes en matière de connaissances ou de politiques et proposer des solutions.
• Collaborer avec les parties prenantes afin de définir et d’intégrer les nouvelles exigences d’accréditation.
• Préparer des présentations au besoin.
• Organiser et coordonner des conférences, événements spéciaux et rencontres officielles.
• Coordonner et fournir un soutien administratif pour l’accréditation de nouveaux sites
• Accompagner les programmes dans le processus de demande d’agrément pour de nouveaux programmes.
• Accompagner les programmes dans la préparation et la coordination des visites d’évaluation.
• Participer à des projets spéciaux, selon les besoins.
  
  

Autres compétences et aptitudes requises

• Excellente connaissance des normes d’accréditation, des processus d’assurance qualité, d’amélioration continue et d’agrément en éducation médicale.
• Expérience dans le soutien aux programmes de formation médicale, incluant les processus d’accréditation, les visites d’évaluation et les activités de conformité.
• Expérience de collaboration avec la haute direction, les membres du corps professoral et les administrateurs au sein d’une École de médecine.
• Expérience du soutien à plusieurs secteurs fonctionnels dans un environnement universitaire complexe.
• Connaissance des politiques, processus et structures de gouvernance de l’École de médecine et/ou de la formation médicale postdoctorale (FMPD).
• Excellentes habiletés en organisation et en coordination de projets, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et échéanciers simultanément.
• Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes, avec la capacité d’interpréter des données, d’identifier des risques et de recommander des solutions.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et expérience dans la préparation, la révision et l’édition de rapports et de documents complexes.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office et des systèmes électroniques de gestion documentaire.
• Connaissance des processus d’agrément du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada.
• La connaissance de plateformes utilisées par l’École de médecine, telles que One45, est considérée comme un atout.
• Bilinguisme français-anglais (oral et écrit).
  
  

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEC III 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Directeur, Administration

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

Date Limite Pour Postuler

2026-10-24

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.