Description du poste
McCarthy Tétrault est un cabinet d’avocats canadien offrant une gamme complète de solutions juridiques et commerciales à ses clients au Canada et dans le monde entier. Avec des bureaux à Toronto, Montréal, Québec, Calgary et Vancouver, nous offrons des possibilités de carrière stimulantes et enrichissantes à travers le pays. Reconnu parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada pendant onze années consécutives et parmi les meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pendant quatorze années consécutives, notre culture est guidée par La Manière McCarthy - soit notre approche commune dans nos relations avec nos clients et entre collègues.
La Manière McCarthy repose sur quatre piliers fondamentaux : L’excellence, en attirant et en développant les meilleurs talents engagés à respecter notre engagement envers nos clients; La collaboration, grâce à un travail d’équipe fluide et intégré; L’inclusion, en éliminant les obstacles à l’appartenance et à la réussite; L’innovation, en offrant une valeur maximale grâce à l’adoption de technologies et d’approches de pointe. Ensemble, ces principes définissent notre façon de travailler, de diriger et d’évoluer - tous les jours.
Nous recrutons un(e) adjointe(e) exécutif(ve) juridique bilingue, droits des affaires pour rejoindre notre équipe dans notre bureau de Montréal. Le/la candidat(e) retenu doit avoir un minimum de 10 ans d'expérience dans le domaine juridique et du droit des affaires et sera responsable d'assister les avocats dans leur agenda, de formater les documents et de nombreuses autres tâches administratives et juridiques.
L'employé qui occupera ce poste devra interagir avec des clients et des tiers qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais. Ce poste exige également que le candidat soit en mesure d'interagir de façon fluide avec ses collègues dans nos bureaux à travers le Canada, où l'anglais est la langue prédominante. Comme nous estimons que plus de 60 % du travail requis par ce poste doit être effectué en anglais, les exigences linguistiques pour ce poste sont un niveau élevé d’écriture, de compréhension et de de lecture ainsi qu'un niveau élevé de communication orale.
À titre d'adjointe exécutive juridique bilingue, vos tâches seront les suivantes :
Soutien général aux avocats / clients
- Gérer le flux de travail des besoins de soutien des avocats avec accès aux courriels (si délégué), calendrier, fichiers, dates limites et activités liées aux clients pour fournir un soutien administratif quotidien.
- Anticiper les exigences de travail pour maximiser efficacement le temps des avocats en gérant les priorités et la charge de travail. Cela inclut la préparation adéquate pour les réunions, les briefings sur l'emploi du temps quotidien/hebdomadaire avec la documentation et les matériaux requis.
- Coordonner les réunions internes et avec les clients, y compris la préparation de l'ordre du jour, la réservation des salles et l'organisation du soutien nécessaire en matière de restauration ou de technologie.
- S'occuper des arrangements de voyage des avocats et des arrangements annexes, y compris la préparation des itinéraires en coordination avec les ressources de voyage du cabinet et en conformité avec les politiques de voyage du cabinet et du client.
- Fournir un soutien de remplacement constant au sein de l'équipe de soutien à la pratique selon les besoins ; fournir un soutien pour gérer plusieurs tâches et des délais concurrents et travailler de manière proactive en tant que membre positif et productif de l'équipe.
Documents, gestion des fichiers et du temps
- Préparer, éditer, formater, imprimer, numériser et réviser la correspondance, les mémorandums, les documents de grandes transactions, les rapports, les formulaires, les étiquettes et autres documents imprimés par dictée, copie dactylographiée ou autres instructions, conformément aux exigences établies par le groupe de pratique et soutenues si nécessaire par le Centre de Ressources.
- Relire les documents et vérifier le formatage approprié, l'orthographe, la grammaire et la clarté.
- Gérer les fichiers, y compris : ouvrir de nouveaux fichiers, maintenir de grands et complexes fichiers, développer, maintenir et utiliser un système de classement et de récupération ordonné pour faciliter la référence à des documents historiques papier ou électroniques, organiser les dossiers de droit et de précédents.
- Travailler avec la gestion des dossiers pour créer, maintenir et stocker les dossiers des clients de manière appropriée.
Fonctions de réception des courriels, du courrier, des télécopies et des appels téléphoniques.
- Surveiller les emails, évaluer les priorités, rassembler les informations pertinentes, prendre les mesures appropriées et préparer la réponse.
- Examiner et acheminer les courriers et les fax entrants ; préparer et traiter les courriers et les fax sortants ; et organiser des services de courrier ou de messagerie spécialisés si nécessaire.
- Recevoir, gérer, filtrer et/ou diriger les appels entrants selon les directives des avocats ; répondre aux demandes de renseignements et aux demandes routinières des clients ; et prendre des messages si nécessaire.
Fonctions financières et administratives
- Travailler en collaboration avec l'avocat et les assistants de facturation pour s'assurer que les factures sont examinées et traitées mensuellement en accord avec les échéances du cabinet.
- Surveiller de manière proactive les factures clients en attente et travailler avec les avocats et l'équipe de recouvrement pour faire le suivi des paiements en retard.
- Travailler avec le département financier pour coordonner les ouvertures de nouveaux clients et dossiers (KYC), y compris la soumission de demandes de vérifications de conflits.
Activités de marché / développement des affaires
- Coordonner et organiser des réunions, des conférences et des événements sur site et externes. Coordonner la logistique des conférences, réunions et petits événements internes et externes, par exemple, la communication, le lieu, les repas, l'équipement technique, les matériaux, les RSVPs, et les déplacements. Assister sur place au lieu de l'événement pour confirmer les arrangements logistiques, si nécessaire.
- Coordonner activement les activités de développement des affaires avec les avocats internes, les équipes et le personnel des zones fonctionnelles selon les besoins pour assurer une exécution efficace des plans, des objectifs et des actions de développement des affaires, le divertissement des clients, les listes de distribution des clients, et la gestion des demandes de parrainage reçues par les avocats, y compris les mises à jour des systèmes de gestion des relations avec les clients de l'entreprise qui pourraient être nécessaires.
- Demander des rapports des systèmes de gestion des relations avec les clients et suivre les préférences des clients, les réunions, et les notes de réunion.
- Rédiger, réviser et organiser une variété de documents liés à la gestion de la pratique, au développement des affaires et aux clients.
Autre
- Coordonner et disperser les tâches à effectuer par divers groupes tels que le Centre de ressources, les analystes de facturation, la finance, l'informatique, les installations, le concierge, les clients et les marchés, etc. là où c'est approprié tout en s'assurant que les tâches sont terminées en temps opportun.
- Maintenir et mettre à jour les connaissances et les compétences techniques en identifiant et en participant à des opportunités d'éducation.
- Assister à des formations sur de nouveaux outils et assumer la responsabilité d'enseigner à leurs avocats en tête-à-tête avec des démonstrations en personne.
- Soutenir d'autres avocats et remplacer d'autres membres de l'équipe Services de soutien juridique au besoin.
- Soutenir les responsabilités des avocats assignés peut nécessiter une disponibilité au-delà des heures de travail régulières pour gérer et répondre aux demandes de manière opportune.
- Gérer les informations confidentielles du cabinet et du client.
- Autres tâches pouvant être applicables à ce rôle.
Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :
- Diplôme d'assistant juridique ou certificat universitaire ou diplôme universitaire en administration de bureau ou en technologies de l'information et de la communication ou équivalent.
- Au moins 10 ans d'expérience en tant qu'assistant juridique.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ainsi qu'une familiarité avec d'autres outils tels que HiQ, iManage, Salesforce).
- Connaissance approfondie de la terminologie commerciale et juridique.
- Forte attention aux détails et compétences supérieures en traitement de texte, orthographe, relecture et édition.
- Capacité à accomplir les tâches avec rapidité et précision.
- Capacité de réflexion critique nécessaire pour planifier, organiser et résoudre les problèmes de manière proactive.
- Fortes compétences en gestion du temps, en organisation et en multitâche, évaluant les priorités parmi de multiples demandes concurrentes, déléguant à d'autres ressources de soutien, et capacité à travailler sous pression pour respecter des délais importants.
- Fournit un haut niveau de service aux clients (externes) et aux collègues (internes), fait preuve de tact, de respect, et de professionnalisme dans toutes les interactions.
- Capacité à faire le suivi des dossiers et des retards avec un minimum de supervision.
- Haut niveau de discrétion et de confidentialité et capacité à gérer des informations extrêmement sensibles.
- Flexibilité pour travailler occasionnellement en heures supplémentaires.
- Exceptionnelles compétences en communication (écrite/orale) et en relations interpersonnelles.
- Bilinguisme (français et anglais, oral et écrit).
Pourquoi se joindre à McCarthy Tétrault – Avantages clésEn tant que membre de l’équipe McCarthy Tétrault, vous aurez accès à un programme global de rémunération concurrentiel, conçu pour soutenir votre bien être professionnel et personnel :
- Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour, incluant des primes d’assurance assumées par le cabinet ainsi que des remboursements liés au bien être, à la technologie et à l’ergonomie.
- Un soutien complet en matière de bien être, notamment l’accès à Dialogue pour un soutien confidentiel en santé mentale, des services de soins de santé virtuels et des ressources de bien être proactives.
- Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et un généreux programme de congés, incluant une journée de congé pour le bénévolat et une journée de congé pour votre anniversaire.
- Un engagement envers l’apprentissage et le développement, avec des occasions continues de perfectionnement professionnel pour les personnes à tous les niveaux.
- Un fort engagement communautaire et un engagement soutenu envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
- Une culture collaborative et bienveillante qui valorise la contribution, la responsabilisation et la réussite collective au sein des équipes juridiques et administratives.
Comment postuler :
Nous encourageons les candidat(e)s externes à postuler en ligne et les candidat(e)s internes à postuler directement via notre portail de carrière interne sur Espresso. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.
Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l’égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d’un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.
