Adjoint(e) administratif(ve) bilingue, Ressources professionnelles

Description du poste

McCarthy Tétrault est un cabinet d’avocats canadien offrant une gamme complète de solutions juridiques et commerciales à ses clients au Canada et dans le monde entier. Avec des bureaux à Toronto, Montréal, Québec, Calgary et Vancouver, nous offrons des possibilités de carrière stimulantes et enrichissantes à travers le pays. Reconnu parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada pendant onze années consécutives et parmi les meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pendant quatorze années consécutives, notre culture est guidée par La Manière McCarthy - soit notre approche commune dans nos relations avec nos clients et entre collègues.

La Manière McCarthy repose sur quatre piliers fondamentaux : L’excellence, en attirant et en développant les meilleurs talents engagés à respecter notre engagement envers nos clients; La collaboration, grâce à un travail d’équipe fluide et intégré; L’inclusion, en éliminant les obstacles à l’appartenance et à la réussite; L’innovation, en offrant une valeur maximale grâce à l’adoption de technologies et d’approches de pointe. Ensemble, ces principes définissent notre façon de travailler, de diriger et d’évoluer - tous les jours.

Nous recrutons un(e) adjoint(e) administratif(ve) bilingue pour rejoindre notre équipe dans notre bureau de Montréal. Le ou la candidat(e) retenu(e) doit avoir un minimum de trois années d’expérience dans le travail de bureau et sera responsable de l'exécution des tâches administratives courantes, en français et en anglais, et offrira un soutien administratif et opérationnel aux besoins régionaux et nationaux du groupe des Ressources professionnelles, du côté du talent. Les employés de McCarthy Tétrault bénéficient d'un environnement de travail hybride.

Le titulaire de ce poste fera partie d'une équipe où il devra travailler sur des communications et des demandes en anglais ou en français pour des avocat(e)s, des professionnel(le)s ou des fournisseurs qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais ou en français. Étant donné que les communications et les demandes peuvent être rédigées en anglais ou en français, il est nécessaire, pour le bon fonctionnement des opérations des services partagés et des équipes éducatives du groupe des ressources professionnelles, de disposer en permanence d'un personnel bilingue pour répondre aux demandes. Le bilinguisme (français et anglais) est donc une exigence pour ce poste.

À titre de adjoint(e) administratif(ve) bilingue, vos tâches seront les suivantes :

• Assurer la gestion des suivis de documentation, les entrées de données, la mise à jour de tableaux de statistiques et la rédaction de lettres à partir de modèles;
• Maintenir un système de suivi (« bring-forward ») efficace afin d’assurer l’administration, le suivi et l’achèvement en temps opportun des tâches et des livrables;
• Préparer, organiser et tenir à jour les dossiers, registres et documents connexes confidentiels, conformément aux politiques et procédures du cabinet;
• Fournir un soutien administratif et opérationnel aux processus de gestion des talents, de recrutement, d’accueil et d’intégration, y compris l’organisation des arrivées et départs d’étudiants, de stagiaires et d’avocats (préparation de bureau et coordination avec les services MT pour le soutien téléphonique, informatique, les cartes d’affaires, la paie, etc.);
• Coordonner et gérer la logistique des rencontres, des séances de formation et des événements, y compris la planification, la préparation du matériel (réservation des salles, coordination des repas, etc.) et les suivis;
• Gérer les mises à jour de l’intranet du cabinet, y compris la tenue à jour du contenu existant et la création de nouvelles pages et ressources, ainsi que la mise à jour du site web du cabinet et des données relatives aux divers programmes relevant des Ressources professionnelles;
• Soutenir l’administration des processus de gestion et d’évaluation du rendement, y compris la création et le suivi des processus d’évaluation dans la plateforme informatique utilisée par le cabinet;
• Coordonner le paiement des factures de consultants, des honoraires professionnels, des frais d’inscription aux programmes et des autres dépenses engagées par des avocats ou pour le compte de l’équipe des Ressources professionnelles;
• Préparation de cartables et documents divers au soutien du groupe des Ressources professionnelles et des étudiants/stagiaires et avocats;
• Soutenir les avocats et les membres du groupe des Ressources professionnelles, aux échelons régional et national, ainsi que les comités du Cabinet travaillant avec les Ressources professionnelles, incluant le Comité régional des étudiants lors des processus de recrutement, en particulier dans le cadre de la Course au stage;
• Collaborer à la traduction et à la révision de communications, de documents et de ressources, au besoin;
• Fournir un soutien administratif et de projet aux initiatives et activités des Ressources professionnelles, ainsi qu’aux projets spéciaux et aux opérations courantes de l’équipe des Services partagés et de l’ensemble du groupe des Ressources professionnelles;
• Effectuer les autres tâches et projets spéciaux connexes assignés.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Un minimum de trois années d’expérience dans le travail de bureau.
• Expérience pertinente dans un cabinet d’avocats un atout.
• Excellentes aptitudes organisationnelles.
• Faire preuve de discrétion et de professionnalisme dans le traitement de renseignements confidentiels.
• Initiative dans l’exécution des tâches.
• Bilinguisme (français et anglais), à l’oral et à l’écrit, pour appuyer les tâches administratives quotidiennes ainsi que la traduction et la révision de documents.
• Doit être flexible durant les périodes plus occupées pour l’horaire du temps et la disponibilité.

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s’impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Comment postuler :

Nous encourageons les candidat(e)s externes à postuler en ligne et les candidat(e)s internes à postuler directement via notre portail de carrière interne sur Espresso. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l’égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d’un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.