Adjoint(e) administratif(ve) bilingue, Bureau des parcours professionnels

Description du poste

McCarthy Tétrault est un cabinet d’avocats canadien offrant une gamme complète de solutions juridiques et commerciales à ses clients au Canada et dans le monde entier. Avec des bureaux à Toronto, Montréal, Québec, Calgary et Vancouver, nous offrons des possibilités de carrière stimulantes et enrichissantes à travers le pays. Reconnu parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada pendant onze années consécutives et parmi les meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pendant quatorze années consécutives, notre culture est guidée par La Manière McCarthy - soit notre approche commune dans nos relations avec nos clients et entre collègues.

La Manière McCarthy repose sur quatre piliers fondamentaux : L’excellence, en attirant et en développant les meilleurs talents engagés à respecter notre engagement envers nos clients; La collaboration, grâce à un travail d’équipe fluide et intégré; L’inclusion, en éliminant les obstacles à l’appartenance et à la réussite; L’innovation, en offrant une valeur maximale grâce à l’adoption de technologies et d’approches de pointe. Ensemble, ces principes définissent notre façon de travailler, de diriger et d’évoluer - tous les jours.

Nous recrutons actuellement un ou une adjoint(e) administratif(ve) bilingue, Bureau des parcours professionnels (BPP), pour notre équipe dans notre bureau de Montréal ou de Toronto. La ou le candidat(e) retenu(e) devra compter au moins trois ans d’expérience du travail de bureau, de préférence au sein d’un cabinet d’avocats ou d’une autre entreprise de services professionnels. Son rôle consistera à offrir un soutien administratif à la cheffe et à l’équipe du BPP dans le cadre de nos programmes d’encadrement, de mentorat ainsi que des ancien(nes). Les employés de McCarthy Tétrault bénéficient d'un environnement de travail hybride.

La personne titulaire de ce poste fera partie d'une équipe au sein de laquelle elle devra traiter des communications et des demandes en anglais ou en français pour des avocats, des professionnels ou des fournisseurs qui comprennent et communiquent uniquement en anglais ou uniquement en français. Puisque les communications et les demandes peuvent être rédigées en anglais ou en français, notre groupe BPP doit pouvoir compter en tout temps sur du personnel bilingue pour y répondre et assurer le bon fonctionnement de ses activités. Le bilinguisme (français et anglais) est donc une exigence de ce poste.

À titre d'adjoint(e) administratif(ve) bilingue, Bureau des parcours professionnels (BPP), vos tâches seront les suivantes :

Administration, exploitation et communications  

Offrir un soutien administratif à la cheffe et à l’équipe du BPP :

• Gérer les calendriers, planifier des réunions pour les divers bureaux en tenant compte des fuseaux horaires, et réserver des salles de conférence et des plages de réunions dans Teams.
• Voir aux préparatifs de voyage; remplir et traiter les notes de dépenses.
• Préparer, mettre en page et relire la correspondance, les présentations, les rapports et les documents de réunion.
• Traiter les factures, consigner les dépenses et tenir des dossiers organisés en en assurant la confidentialité.
• Publier les mises à jour approuvées des pages du site intranet et fournir du soutien d’appoint au ou à la coordonnateur(rice) du BPP.
• Au besoin, fournir du soutien administratif pour d’autres tâches ou des projets spéciaux. 

Programmes d’encadrement et mentorat 

Offrir du soutien administratif dans le cadre des programmes de mentorat et d’encadrement du BPP :

• Préparer et diffuser les communications et les documents relatifs aux programmes, envoyer des rappels et aider à l’établissement du calendrier. 
• Mettre à jour les dossiers d’encadrement, les listes de coordonnées et les outils de suivi de l’engagement.
• Créer des bons de commande et traiter les factures des fournisseurs.
• Voir à la logistique des séances de mentorat dans les différents bureaux : salles de conférence, service de traiteur, vidéoconférence, inscription et participation.
• Assurer un soutien aux événements pour le Mois du mentorat et la remise annuelle des Prix de mentorat. 

Administration du Programme pour les ancien(ne)s  

Assurer le soutien administratif du Programme pour les ancien(ne)s du Cabinet :

• Appuyer le BPP, les responsables du comité des ancien(ne)s national ainsi que nos partenaires du Programme pour les ancien(ne)s de l’équipe Clients et marchés dans l’administration des événements pour les ancien(ne)s, notamment en ce qui concerne la programmation, la réservation des locaux, le service de traiteur, les listes d’invité(e)s, le suivi des réponses, le matériel, les photos et la logistique sur place.
• Fournir un soutien administratif à l’équipe Clients et marchés et à d’autres équipes internes quant à l’infolettre des ancien(ne)s et aux communications à leur intention, par exemple en coordonnant la traduction française et en planifiant la diffusion.
• Planifier les réunions relatives aux ancien(ne)s, dont celles du comité des ancien(ne)s.
• Tenir à jour les listes de coordonnées des ancien(ne)s et les dossiers de programmes. 

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Diplôme d’études postsecondaires.

• Au moins trois ans d’expérience du soutien administratif ou à la direction dans un environnement de bureau.

• Expérience dans un cabinet d’avocats ou dans une autre entreprise de services professionnels (souhaitable).

• Expérience de la coordination d’événements ainsi que de l’utilisation des systèmes d’approvisionnement ou de facturation (un atout).

• Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint), de Microsoft Teams, de Microsoft Forms et de SharePoint.

• Bilinguisme anglais-français requi.

• Excellentes aptitudes en organisation, en correction d’épreuves, en relecture, en orthographe et en grammaire, jumelées à un grand souci du détail.

• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite, et capacité à communiquer de manière efficace et professionnelle avec les membres de tous les échelons du Cabinet.

• Habileté à travailler efficacement dans un environnement au rythme soutenu, à gérer des priorités concurrentes et à respecter des échéances critiques.

• Aptitude à travailler de façon autonome et à faire preuve de jugement, tout en sachant à quel moment demander conseil ou escalader les problèmes.

• Capacité avérée à traiter des renseignements de nature confidentielle et délicate avec discrétion, professionnalisme et discernement.

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s’impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Comment postuler :

Nous encourageons les candidat(e)s externes à postuler en ligne et les candidat(e)s internes à postuler directement via notre portail de carrière interne sur Espresso. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l’égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d’un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.