[La version française suit ci-dessous]
Executive Assistant to the Executive Leadership Team
Who We Are:
As leaders in the women's and children's apparel design and manufacturing industry since 1995, we bring extensive experience to the fashion industry. We work with retail customers worldwide to deliver quality merchandise that meets the highest standards, reflects the latest trends, and supports fast-paced production cycles.
Position Summary:
Mark Edwards is seeking a highly organized, proactive, and resourceful Executive Assistant to provide administrative and operational support to the Executive Leadership Team.
This role serves as a trusted business partner to senior executives, ensuring the effective management of calendars, travel, meetings, communications, expenses, and day-to-day priorities.
Approximately 90% of the role will focus on business-related activities supporting company operations and priorities. The remaining 10% may involve coordinating limited personal administrative matters on behalf of the company owners, as required.
The ideal candidate is professional, discreet, independent, and highly organized, with the ability to anticipate needs and manage multiple priorities in a fast-paced environment.
Tasks:
Executive Support
- Manage complex executive calendars, coordinate schedules, and proactively resolve scheduling conflicts.
- Organize internal and external meetings and prepare agendas, presentations, and supporting materials.
- Prioritize incoming requests, communications, and executive follow-ups.
- Serve as a key point of contact for internal and external stakeholders.
- Track key decisions, deadlines, and priority matters to ensure timely follow-through.
Travel & Event Coordination
- Arrange business travel, including flights, accommodations, and transportation.
- Prepare detailed travel itineraries and manage changes or unexpected travel issues.
- Coordinate executive attendance at trade shows, industry events, and business meetings.
- Organize leadership meetings and off-site events.
Expense Management & Administration
- Prepare, submit, and follow up on executive expense reports.
- Maintain accurate records and supporting expense documentation.
- Organize and maintain electronic files, documents, and confidential information.
- Prepare and format reports, presentations, and professional correspondence.
- Provide general administrative support to ensure smooth day-to-day operations.
Special Projects & Coordination
- Provide administrative support to members of the Executive Leadership Team.
- Assist with special projects and confidential strategic initiatives.
- Facilitate communication and coordination across departments.
- Track action items and follow up on outstanding deliverables.
- Coordinate limited personal administrative matters for company owners, as required.
Qualifications:
- Minimum 5 years of experience providing administrative support to senior executives.
- Proven experience managing complex calendars, coordinating meetings, and arranging business travel.
- Strong proficiency in Microsoft Office Suite, including Outlook, Teams, Word, Excel, and PowerPoint.
- Experience preparing expense reports and managing executive administration.
- Exceptional organizational, time management, and prioritization skills.
- Ability to handle sensitive and confidential information with professionalism and discretion.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Strong initiative, independence, and the ability to anticipate executive needs.
- Excellent attention to detail, resourcefulness, and problem-solving abilities.
- Ability to manage multiple priorities and adapt quickly to changing demands.
Why Choose Us:
- 35-hour work weeks
- Flexible schedule
- Early Fridays all year round
- 6 personal days per year
- Group insurance paid in part by the employer
- Access to an online medical consultation service
- Onsite gourmet cafeteria
Adjoint(e) de direction – Équipe de haute direction
Qui Nous Sommes:
En tant que meneurs dans le secteur de la conception et de la fabrication de vêtements pour femmes et enfants depuis 1995, nous possédons une vaste expérience dans l’industrie de la mode. Nous collaborons avec des détaillants du monde entier afin d’offrir des produits de qualité qui répondent aux normes les plus élevées, reflètent les dernières tendances et respectent les cycles de production rapides du marché.
Sommaire Du Poste:
Mark Edwards est à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction organisé(e), proactif(ve) et débrouillard(e) afin d’offrir un soutien administratif et opérationnel à son équipe de haute direction.
La personne titulaire du poste agira comme partenaire de confiance auprès des dirigeants et jouera un rôle clé dans la gestion des agendas, la coordination des déplacements et des réunions, les communications, le suivi des dépenses et la gestion des priorités quotidiennes.
Environ 90 % des responsabilités seront consacrées aux activités professionnelles soutenant les opérations et les priorités de l’entreprise. Les 10 % restants pourront comprendre la coordination de certaines tâches administratives personnelles pour les propriétaires de l’entreprise, selon les besoins.
La personne idéale fait preuve de professionnalisme, de discrétion et d’autonomie, possède un excellent sens de l’organisation et sait anticiper les besoins tout en gérant plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
Tâches:
Soutien à la haute direction
- Gérer les agendas complexes des dirigeants, coordonner les horaires et anticiper les conflits de disponibilité.
- Organiser les réunions internes et externes et préparer les ordres du jour, présentations et documents nécessaires.
- Prioriser les demandes, les communications et les suivis destinés aux dirigeants.
- Agir comme personne-ressource auprès des intervenants internes et externes.
- Assurer le suivi des décisions, des échéances et des dossiers prioritaires.
Coordination des déplacements et des événements
- Organiser les voyages d’affaires, y compris les réservations de vols, d’hébergement et de transport.
- Préparer des itinéraires détaillés et gérer les changements ou imprévus liés aux déplacements.
- Coordonner la participation des dirigeants aux salons professionnels, aux événements de l’industrie et aux réunions d’affaires.
- Planifier les réunions de direction et les événements organisés à l’extérieur du bureau.
Gestion des dépenses et administration
- Préparer et soumettre les rapports de dépenses des dirigeants et assurer leur suivi.
- Maintenir des dossiers précis et organisés ainsi que les pièces justificatives nécessaires.
- Organiser et mettre à jour les documents, les dossiers électroniques et les renseignements confidentiels.
- Préparer et mettre en forme des rapports, des présentations et des communications professionnelles.
- Offrir un soutien administratif général et contribuer au bon fonctionnement des activités quotidiennes.
Projets spéciaux et coordination
- Fournir un soutien administratif aux différents membres de l’équipe de haute direction.
- Participer à la coordination de projets spéciaux et d’initiatives stratégiques confidentielles.
- Faciliter la communication et la collaboration entre les départements.
- Effectuer le suivi des actions à entreprendre et des livrables en attente.
- Coordonner certaines tâches administratives personnelles pour les propriétaires de l’entreprise, au besoin.
Qualifications:
- Minimum de 5 ans d’expérience dans un poste de soutien administratif auprès de cadres supérieurs.
- Expérience démontrée dans la gestion d’agendas complexes, la coordination de réunions et l’organisation de voyages d’affaires.
- Excellente maîtrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint.
- Expérience dans la préparation de rapports de dépenses et la gestion administrative.
- Excellentes compétences organisationnelles, en gestion du temps et en établissement des priorités.
- Grande discrétion et capacité à traiter des renseignements confidentiels avec professionnalisme.
- Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.
- Autonomie, sens de l’initiative et capacité à anticiper les besoins des dirigeants.
- Souci du détail, débrouillardise et excellentes habiletés en résolution de problèmes.
- Capacité à gérer plusieurs priorités et à s’adapter rapidement aux changements.
Pourquoi Nous Choisir:
- Semaines de travail de 35 heures
- Horaire flexible
- Vendredis écourtés toute l’année
- 6 jours de congé flottants par année
- Une assurance collective payée en partie par l’employeur
- Accès à un service de consultation médicale en ligne
- Cafétéria gastronomique sur place
