Coordonnateur(trice) des opérations de bureau/Office Operations Coordinator

Vous êtes le premier visage de l'entreprise et la personne qui assure le bon fonctionnement du site : un milieu de travail propre et pleinement opérationnel, un accueil professionnel pour chaque visiteur et client, et un soutien administratif fiable pour l'équipe et pour les RH en usine. Vous collaborez directement avec la gestion de l'immeuble, les fournisseurs d'entretien ménager et de maintenance, les traiteurs et les fournisseurs de voyages, les RH et les superviseurs de production.

• Coordonner les interventions avec la gestion de l'immeuble, les équipes d'entretien ménager et les fournisseurs de maintenance, et suivre chaque demande jusqu'à sa résolution.
• Maintenir les fournitures de bureau, de cuisine et de salles de réunion à niveau et les aires communes présentables.
• Gérer le courrier entrant et sortant (Postes Canada), les clés d'accès (fobs), les accès aux portes et le système d'alarme, ainsi que la machine Bell.

• Accueillir les visiteurs et gérer leur arrivée avec le robot d'enregistrement Greetly.
• Organiser l'accueil lors des réunions (traiteur, aménagement des salles), la logistique des visites de clients, ainsi que les réservations d'hôtel, de restaurant et de voyage.
• Expédier des échantillons, articles promotionnels et colis entre les départements, et organiser les activités et événements internes.

• Répondre aux appels et les acheminer, et surveiller les boîtes courriel générales, les télécopies et la messagerie vocale.
• Diffuser les avis d'immeuble, les menus de la cafétéria et les communications 21st Century.

• Accueillir les nouveaux employés de production: puces de poinçonnage, carte d'absence, lunettes de sécurité, et vérification des bottes et des vêtements de sécurité.
• Coordonner les sarraus et les chaussures de sécurité, les casiers, les puces de poinçonnage et d'accès, ainsi que les formulaires destinés aux superviseurs.
• Saisir les formations des employés, numériser et classer les listes de vérification opérationnelle
• Soutenir la direction de production et les RH dans diverses tâches administratives ponctuelles.

• Au moins deux ans d'expérience en coordination de bureau, gestion d'installations, accueil ou hôtellerie, ou dans un domaine connexe.
• Le sens du service à la clientèle, avec d'excellentes habiletés de communication et de relations interpersonnelles.
• Un excellent sens de l'organisation, la capacité de gérer plusieurs demandes à la fois et un grand souci du détail.
• Une bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et de l'aisance à apprendre de nouveaux systèmes.
• Une maîtrise professionnelle du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit. Ce poste exige des échanges quotidiens avec des collègues, des clients et des partenaires dans les deux langues.
• Atouts : expérience en service à la clientèle ou en hôtellerie, connaissance de la coordination de maintenance d'immeuble ou de la gestion de fournisseurs, expérience en administration RH ou en milieu manufacturier.

Milieu de bureau, à la réception pendant la majeure partie de la journée. Disponibilité le lundi matin et en fin d'après-midi pour l'accueil des nouveaux employés. Manutention légère et déplacements locaux occasionnels.

Nous sommes enthousiastes à l'idée de vous voir contribuer à notre équipe dynamique, mais nous voulons aussi que vous soyez enthousiaste à propos de ce que nous pouvons faire pour vous. Voici quelques-uns des principaux avantages que nous offrons à nos employés :

• Programmes de reconnaissance des employés
• Horaires flexibles (le cas échéant)
• Salle d'entraînement sur place réservée aux employés
• Cafétéria subventionnée
• Siège social situé près du transport en commun
• Stationnement gratuit sur place
• Activités sociales subventionnées par l'employeur
• Équipement de protection individuelle et de sécurité fourni
• Cotisation de l'employeur au REER jusqu'à concurrence de 6 %

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You are the first face of the company and the person who keeps the office facility running: a clean and fully operational workspace, a professional welcome for every visitor, client, employee. A dependable administrative support for the team and for HR on the production floor. You work directly with building management, cleaning and maintenance vendors, caterers and travel providers, HR, and production supervisors.

• Coordinate with building management, cleaning crews and maintenance vendors, and follow every request through to completion.
• Keep office, kitchen and meeting-room supplies stocked and common areas presentable.
• Handle incoming and outgoing mail (Canada Post), fob passes, door access and the alarm system, and manage the Bell machine.

• Greet visitors and manage visitor arrivals through the Greetly check-in bot.
• Organise meeting hospitality (catering, room set-up), client-visit logistics, and hotel, restaurant and travel bookings.
• Ship samples, giveaways and packages between departments, and organise internal activities and events.

• Answer and direct calls, and monitor general inboxes, faxes and voicemail.
• Send building updates, cafeteria menus and 21st Century communications.

• Welcome new production employees ; punch chips, absence card, safety glasses, and a check of safety boots and clothing.
• Enter employee training, scan and file operational checklists
• Support production management and HR with ad hoc administrative tasks.

• At least two years of experience in office coordination, facilities management, hospitality or a related field.
• A customer-service mindset, with strong communication and interpersonal skills.
• Excellent organisation and the ability to juggle many requests at once, with close attention to detail.
• Proficiency in Microsoft Office, and comfort learning new systems.
• Professional French and English, spoken and written. This role deals every day with colleagues, customers and partners in both languages.
• Assets: client-facing or hospitality experience, facility maintenance or vendor coordination, HR administration or manufacturing experience

• Office environment, based at the front desk for most of the day. Availability on Monday mornings and late afternoons for the new-employee welcome. Occasional light lifting and local travel.

We are excited about your contribution to our dynamic team, but we want you to be excited about what we can do for you. Here are some of the main advantages we offer our employees:

• Employee recognition programs
• Flexible hours (if applicable)
• An on-site, employee-only gym
• A subsidised cafeteria
• Headquarters close to public transportation
• Free parking on premises
• Employer-subsidised social activities
• Personal protective and safety equipment provided
• Employer RRSP contribution of up to 6%