Ce poste peut être basé à Montréal ou Toronto.
Sommaire du poste
Le ou la coordonnateur(trice) exécutif(ve) et analyste d’affaires fournit un soutien exécutif, opérationnel et analytique aux membres de la haute direction. Le rôle combine des responsabilités essentielles de soutien exécutif, notamment la gestion des calendriers, la préparation des réunions, la coordination des déplacements, la gestion des dépenses et la correspondance, avec des occasions de contribuer à l’analyse d’affaires, à la production de rapports, aux projets stratégiques et aux initiatives opérationnelles.
La personne idéale est hautement organisée, curieuse sur le plan intellectuel, pragmatique et désireuse d’acquérir une compréhension plus approfondie de l’entreprise. Ce rôle offre une exposition directe à la haute direction ainsi que des responsabilités croissantes à mesure que les compétences se développent. Il convient particulièrement à une personne ambitieuse qui souhaite bâtir une carrière à long terme en opérations, en stratégie, en gestion de projets ou en gestion exécutive, tout en agissant comme partenaire de confiance auprès des membres de la haute direction.
Responsabilités
Soutien exécutif et administration
- Gérer des calendriers exécutifs complexes, les rendez-vous et les horaires de réunions, en faisant preuve de jugement afin de prioriser les demandes selon leur urgence et les besoins de l’entreprise.
- Préparer de façon proactive les membres de la haute direction en vue de leurs réunions en coordonnant les ordres du jour, les documents d’information, les documents de soutien, la logistique et les suivis requis.
- Coordonner les déplacements au Canada et à l’international, notamment les itinéraires, l’hébergement et la logistique connexe.
- Préparer, traiter et faire le suivi des rapports de dépenses, en veillant à leur exactitude, à leur soumission dans les délais prescrits et au respect des politiques de l’entreprise.
- Surveiller la correspondance et les communications et y contribuer, en repérant les éléments nécessitant une attention immédiate et en effectuant les suivis appropriés.
- Rédiger, préparer et réviser de la correspondance professionnelle, des rapports, des présentations, des feuilles de calcul et d’autres documents destinés à la haute direction.
- Maintenir des dossiers, des registres et de la correspondance bien organisés, tout en protégeant les renseignements confidentiels des clients et de l’entreprise.
- Offrir une expérience professionnelle, soignée et accueillante aux clients, aux collègues et aux parties prenantes externes.
Analyse d’affaires et rapports à la direction
- Recueillir, analyser et synthétiser des renseignements d’affaires afin d’appuyer la prise de décisions de la haute direction.
- Préparer des sommaires exécutifs concis, des notes d’information, des présentations, des rapports et des tableaux de bord à partir de données d’affaires et d’indicateurs clés de performance.
- Effectuer des recherches sur le marché, la concurrence, l’industrie et des organisations potentielles afin de soutenir la planification et les priorités de croissance.
- Faire le suivi des initiatives opérationnelles, financières et de croissance, en faisant ressortir l’avancement, les interdépendances, les risques et les décisions requises.
- Utiliser Excel et d’autres outils Microsoft pour organiser les données, dégager les tendances et traduire les résultats en renseignements clairs et exploitables.
- Utiliser de façon réfléchie et responsable des outils alimentés par l’intelligence artificielle afin d’améliorer la recherche, l’analyse, la production de rapports, la préparation de documents et l’efficacité au quotidien.
- Soutenir la préparation et la mise à jour des rapports d’affaires, de production et de gestion, au besoin.
Projets stratégiques et coordination opérationnelle
- Soutenir les initiatives stratégiques, les projets d’amélioration opérationnelle et les activités de planification d’affaires dirigés par la haute direction.
- Coordonner des projets interfonctionnels impliquant les opérations, les finances, les ressources humaines, le service à la clientèle, le développement des affaires et d’autres équipes.
- Maintenir à jour les plans de projet, les registres de mesures à prendre et les registres de décisions, et effectuer les suivis auprès des responsables afin de favoriser le respect des engagements dans les délais prévus.
- Consigner les décisions prises en réunion et les mesures à prendre, préparer les documents de suivi et contribuer à maintenir l’élan autour des principales priorités.
- Repérer les possibilités d’améliorer les processus, les rapports, l’efficacité des flux de travail et l’efficacité organisationnelle.
- Créer des outils pratiques, des modèles et des automatisations permettant de réduire les tâches manuelles, d’améliorer la cohérence et de faire évoluer le rôle au rythme de la croissance de l’entreprise.
- Proposer des idées créatives et mettre à l’essai de meilleures façons de travailler, dans le respect des attentes appropriées en matière de risque, de protection des renseignements personnels et de gouvernance.
- Agir comme personne-ressource entre la haute direction et les parties prenantes internes et externes afin de favoriser une communication claire et des suivis en temps opportun.
Coordination des réunions, événements et parties prenantes
- Coordonner les réunions de direction, les conférences, les séances d’équipe, les visites d’affaires et les événements, notamment les salles, la technologie, l’accueil et le matériel requis.
- Participer aux réunions au besoin, prendre des notes claires, consigner les décisions et les mesures à prendre, et distribuer la documentation pertinente.
- Soutenir la logistique des séances de direction, des rencontres d’équipe hors site et d’autres activités d’affaires prioritaires.
Exigences
- Baccalauréat en administration des affaires, commerce, finance, économie, analyse de données ou dans une discipline connexe, de préférence, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente.
- Environ 2 à 5 ans d’expérience en soutien exécutif, opérations d’affaires, consultation, coordination de projets, finance, analytique ou dans un environnement professionnel comparable.
- Maîtrise avancée de Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint et Word; une expérience avec des systèmes CRM ou des outils de production de rapports ou de visualisation constitue un atout.
- Une connaissance de Microsoft Copilot ou d’outils d’intelligence artificielle comparables, incluant une compréhension de leur utilisation responsable, constitue un atout.
- Expérience dans la préparation de présentations, de rapports d’affaires, d’analyses et de communications destinées à la haute direction.
- Solides capacités d’analyse et de résolution de problèmes, avec la capacité d’organiser, d’interpréter et de synthétiser l’information afin d’en tirer des constats exploitables.
- Compétences exceptionnelles en matière d’organisation et de gestion du temps, avec la capacité de gérer les calendriers, les dépenses et les détails administratifs tout en contribuant à des initiatives plus larges.
- Excellentes aptitudes en communication écrite, verbale et interpersonnelle, avec un grand souci de l’exactitude, de la grammaire et de la présentation.
- Excellent jugement professionnel, discrétion et capacité à gérer de façon appropriée les renseignements confidentiels des clients et de l’entreprise.
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement entrepreneurial au rythme rapide, à gérer plusieurs priorités concurrentes et à s’adapter rapidement à l’évolution des besoins de l’entreprise.
- Capacité à travailler à l’extérieur des heures normales de travail et à voyager lorsque les besoins de l’entreprise l’exigent.
Qualités recherchées
- Personne ambitieuse, hautement motivée et désireuse de bâtir une carrière à long terme au sein d’une organisation en croissance.
- Considère l’excellence en matière de soutien exécutif comme une plateforme importante pour comprendre l’entreprise dans son ensemble et y contribuer.
- Fait preuve d’une curiosité naturelle et souhaite comprendre comment l’entreprise fonctionne, sert ses clients et assure sa croissance.
- Fait preuve d’un grand sens des responsabilités, anticipe les besoins et assure les suivis sans nécessiter une supervision importante.
- Fait preuve de bon jugement et de bon sens dans la prise de décisions pratiques au quotidien.
- Présente son travail et interagit avec les autres de façon soignée, professionnelle et adaptée à son auditoire.
- Est à l’aise de travailler directement avec des membres de la haute direction et de contribuer de façon réfléchie aux discussions d’affaires.
- Aime résoudre des problèmes, améliorer les processus et trouver des façons de travailler plus efficaces.
- Est à l’aise d’expérimenter avec de nouveaux outils, notamment ceux fondés sur l’intelligence artificielle, et de transformer des idées en améliorations concrètes de l’efficacité.
- Fait preuve d’humilité et est disposé(e) à prendre en charge les tâches administratives essentielles parallèlement aux responsabilités analytiques et de gestion de projets.
Des outils d’intelligence artificielle (IA) peuvent être utilisés dans le cadre du processus de tri, d’évaluation ou de sélection des candidats à un poste en particulier. Cependant, toutes les prises de décisions et tous les choix définitifs sont exclusivement effectués par du personnel autorisé.
Le présent affichage de poste est une annonce pour un poste qui est actuellement à pourvoir.
Employeur souscrivant aux principes d’équité en matière d’emploi.
