Gestionnaire Immobilier - Westwalk DDO
Immobilier résidentiel et commercial
L'OPPORTUNITÉ Relevant du Gestionnaire de portfolio, le Gestionnaire Immobilier est responsable de la performance opérationnelle quotidienne et de l'expérience locataire de Westwalk DDO, une propriété mixte résidentielle et commerciale. Le gestionnaire d'immeuble dirige la petite équipe d’opération sur place et coordonne l'entretien, la sécurité, les services d'entretien ménager et les entrepreneurs externes. Le rôle exige un gestionnaire proactif et engagé sur le terrain, doté d'une forte discipline en matière d'entretien préventif, d'une approche du service à la clientèle axée sur l'hospitalité et d'un penchant pour l'action. Basé à Westwalk DDO, le poste requiert une présence sur place afin d'assurer l'excellence opérationnelle, une résolution rapide des problèmes et un haut niveau de satisfaction des locataires.
RESPONSABILITÉS
- Diriger les opérations quotidiennes de Westwalk DDO et de l'équipe sur place, incluant l'entretien, la sécurité, le personnel d'entretien ménager et les entrepreneurs externes.
- Offrir un service exceptionnel aux locataires selon une approche axée sur l'hospitalité, en veillant à ce que les demandes et préoccupations soient reconnues rapidement, résolues de façon professionnelle et communiquées de manière transparente, en collaboration avec le coordonnateur en gestion immobilière.
- Assumer la responsabilité des KPIs au niveau de la propriété établis par le Gestionnaire de portfolio, notamment le temps de réponse, le temps de résolution, la satisfaction des locataires et le suivi des problèmes récurrents; cerner les lacunes et mettre en œuvre des mesures correctives.
- Générer, prioriser et suivre les bons de travail jusqu'à leur réalisation complète, en maintenant une reddition de comptes claire et un suivi rigoureux auprès des locataires et des fournisseurs de services.
- Effectuer des inspections régulières de la propriété afin d'assurer le respect des baux, des normes d'entretien, de la propreté, des protocoles de sécurité et de la présentation générale de l'immeuble.
- Superviser et coordonner la performance des fournisseurs, en s'assurant d'un service rentable et conforme aux contrats, et en signalant les problèmes de performance lorsque requis.
- Mettre en œuvre le programme d'entretien préventif et les normes d'exploitation établis pour le portefeuille, en utilisant des outils de planification et les données de la propriété afin de minimiser les temps d'arrêt et de prolonger la durée de vie des actifs.
- Maintenir un inventaire optimisé des pièces et fournitures essentielles afin de soutenir un traitement rapide des demandes d'entretien et de service à la clientèle.
- Surveiller les dépenses d'exploitation de la propriété et la performance budgétaire, en repérant rapidement les enjeux de service, d'exploitation et de coûts, et en recommandant des mesures correctives au Gestionnaire de portfolio.
- Préparer le rapport mensuel de performance de la propriété couvrant les indicateurs opérationnels, la rétroaction des locataires, les problèmes récurrents, la performance des bons de travail et l'harmonisation budgétaire.
- Maintenir à jour les dossiers de bail, les registres de la propriété et la documentation, en assurant la conformité avec les politiques internes, les exigences légales et les normes de vérification externe.
- Soutenir les efforts de location résidentielle et commerciale en faisant visiter les unités ou espaces disponibles, en participant aux négociations et en coordonnant l'exécution des baux conformément aux paramètres de location approuvés.
- Gérer les arrivées et départs des locataires, en assurant une expérience d'accueil et de départ harmonieuse ainsi qu'une coordination claire entre les équipes internes et les fournisseurs de services.
- Repérer de façon proactive les enjeux opérationnels, d'entretien et de service aux locataires, et les mener à résolution sans nécessiter de supervision constante.
EXPÉRIENCE ET QUALIFICATIONS
- 5 ans ou plus d'expérience en gestion immobilière commerciale et résidentielle, idéalement dans des propriétés multi résidentielles, à usage mixte, de luxe ou de construction récente.
- Solide compréhension de l'administration des baux, des clauses d'indexation des loyers et de la conformité légale.
- Bonne connaissance de la réglementation immobilière du Québec et du Tribunal administratif du logement (TAL).
- Connaissance pratique des systèmes CVC, de sécurité incendie et vie et de l'infrastructure du bâtiment, avec la capacité de gérer des programmes d'entretien tant préventif que correctif.
- Expérience en gestion des opérations d'immeuble, des fournisseurs, des entrepreneurs, des budgets d'exploitation et des indicateurs de performance au niveau de la propriété.
- Maîtrise des logiciels de gestion immobilière, y compris Yardi, avec un accent sur l'efficacité opérationnelle et l'engagement des locataires.
- Bilinguisme français-anglais (parlé et écrit), avec de solides compétences en communication dans les deux langues.
COMPÉTENCES ET APTITUDES
- Fort sens des responsabilités et penchant pour l'action : repère de façon proactive les enjeux opérationnels, de service et de coûts, et les mène à résolution.
- Approche axée sur l'hospitalité et le service, avec une norme de soin à la clientèle constamment élevée dans la gestion immobilière.
- Solides compétences en leadership, avec la capacité de gérer l'équipe d'exploitation sur place et de tenir les fournisseurs de services externes responsables.
- Excellentes compétences interpersonnelles et de résolution de conflits, avec une approche axée sur le locataire en matière de service et de communication.
- Autonome et joueur d'équipe collaboratif, capable de travailler de façon indépendante sous pression tout en contribuant efficacement au sein d'équipes multifonctionnelles.
- Solides compétences analytiques et organisationnelles, avec la capacité d'utiliser les données opérationnelles et les tendances de problèmes récurrents pour améliorer la performance de la propriété.
Vivre nos valeurs fondamentales :
Chez Scalia, nous restons humbles et collaborons avec un état d'esprit positif.
Nous réinventons les quartiers en travaillant intelligemment,
en réalisant nos objectifs et en repoussant les limites.
Nous libérons le plein potentiel de nos employés, partenaires et projets.
L’usage du masculin a pour seul but d’alléger la lecture
www.scalia.ca
___________________________________________
Property Manager, Westwalk DDO
Residential & Commercial Real Estate
THE OPPORTUNITY
Reporting to the Portfolio Manager, the Property Manager is accountable for the day-to-day operational performance and tenant experience of Westwalk DDO, a mixed-use residential and commercial property. The Property Manager leads the small on-site operations team and coordinates maintenance, security, janitorial services and external contractors. The role requires a proactive, hands-on manager with strong preventative maintenance discipline, a hospitality-driven approach to customer service and a clear bias for action. Based at Westwalk DDO, the position requires frequent site presence to ensure operational excellence, rapid issue resolution and strong tenant satisfaction.
KEY RESPONSIBILITIES
- Lead the day-to-day operations of Westwalk DDO and the on-site team, including maintenance, security, janitorial staff and external contractors.
- Deliver outstanding tenant service with a hospitality-driven mindset, ensuring inquiries and concerns are acknowledged promptly, resolved professionally and communicated transparently in collaboration with the Property Management Coordinator.
- Own property-level service KPIs established by the Portfolio Manager, including response time, resolution time, tenant satisfaction and recurring issue tracking; identify gaps and drive corrective action.
- Generate, prioritize and track work orders through completion, maintaining clear accountability and follow-up with tenants and service providers.
- Conduct regular property inspections to ensure lease compliance, maintenance standards, cleanliness, safety protocols and overall presentation of the property.
- Supervise and coordinate vendor performance, ensuring cost-effective, contract-compliant service and escalating performance issues where required.
- Execute the preventative maintenance program and operating standards established for the portfolio, using scheduling tools and property data to minimize downtime and extend asset lifespan.
- Maintain an optimized inventory of critical parts and supplies to support rapid turnaround of maintenance and customer service requests.
- Monitor property operating expenses and budget performance, identifying service, operational and cost issues early and recommending corrective actions to the Portfolio Manager.
- Prepare monthly property performance reporting covering operational metrics, tenant feedback,recurring issues, work-order performance and budget alignment.
- Maintain accurate lease files, property records and documentation, ensuring compliance with internal policies, legal requirements and external audit standards.
- Support residential and commercial leasing efforts by showing available units or spaces, assisting with negotiations and coordinating lease execution in accordance with approved leasing parameters.
- Manage tenant move-ins and move-outs, ensuring a seamless onboarding and offboarding experience and clear coordination across internal teams and service providers.
REQUIRED EXPERIENCE & QUALIFICATIONS
- 5+ years of experience in commercial and residential property management, ideally within multifamily,mixed-use, luxury or new-construction properties.
- Strong understanding of lease administration, rent escalations and legal compliance.
- Good knowledge of Quebec property regulations and the Tribunal administratif du logement (TAL).
- Working knowledge of HVAC, fire life safety (FLS) systems and building infrastructure, with the ability to manage both preventative and corrective maintenance programs.
- Experience managing building operations, vendors, contractors, operating budgets and property-level performance metrics.
- Proficient in property management software, including Yardi, with a focus on operational efficiency and tenant engagement.
- Bilingual in English and French (spoken and written), with strong communication skills in both languages.
COMPETENCIES & APTITUDES
- Strong ownership mentality with a bias for action - proactively identifies operational, service and cost issues and drives them through to resolution.
- Hospitality- and service-driven mindset, approaching property management with a consistently high standard of customer care.
- Strong leadership skills with the ability to manage and hold an on-site operations team and external service providers accountable.
- Excellent interpersonal and conflict-resolution skills, with a tenant-focused approach to service and communication.
- Self-motivated and collaborative team player, able to work independently under pressure while contributing effectively within cross-functional teams.
- Strong analytical and organizational skills, with the ability to use operational data and recurring issue trends to improve property performance.
Living the Core Values:
At Scalia we stay humble and collaborate with a positive mindset.
We reinvent neighborhoods by working smart, getting things done and pushing boundaries.
We unlock the full potential of our employees, partners and projects.
www.scalia.ca
