Technicien(ne) en administration et gestion documentaire

Offre d'emploi à l'Union des producteurs agricole

L’Union des producteurs agricoles (UPA) c’est une grande famille qui place l’humain au cœur de ses valeurs et de ses actions. L’UPA regroupe 25 secteurs de productions spécifiques et 12 fédérations régionales, formant nos groupes affiliés. Par le biais des groupes affiliés, l’UPA est présente aux quatre coins du Québec. Apprenez-en plus

Vous aimez que l’information soit bien organisée, facile à retrouver, et que les opérations d’une équipe roulent rondement? Ce rôle polyvalent est fait pour vous!

Combinant à la fois le soutien administratif aux activités de la direction et la gestion documentaire, vous serez la personne-ressource qui veille à l’organisation, à la conservation et à l’accessibilité de la mémoire institutionnelle de l’UPA. Par votre rigueur et votre autonomie, vous contribuerez concrètement à la fluidité des opérations et à une gestion efficace de l’information.

Votre rôle :

• Participer au soutien administratif de la direction : gestion de la boîte courriel générale, des listes et groupes de diffusion, des demandes de prêt de matériel et des suivis requis;

• Épauler secrétaire de direction dans les activités administratives courantes, notamment les achats et le traitement des bons de commande et factures;

• Contribuer à l’élaboration, à la mise à jour et à l’amélioration des procédures administratives;

• Prêter main-forte à l’équipe pour les tâches logistiques (envois, rangement, organisation du matériel) et veiller au bon fonctionnement des espaces communs;

• Être la personne-ressource en gestion documentaire : accompagner vos collègues dans l’utilisation des outils et l’application des normes, et contribuer à la formation technique des nouveaux employés;

• Prendre en charge le logiciel de gestion des documents numériques : rédaction de procédures, numérisation, saisie de données, migration d’archives et mises à jour;

• Veiller au classement et au nommage des documents sur le serveur partagé, et gérer les archives papier (consultation, destruction des archives périmées) ainsi que les abonnements aux revues et journaux;

• Assurer le dépôt légal des documents officiels, dont les mémoires, auprès de BAnQ et de Bibliothèque et Archives Canada, et soutenir les usagers dans leurs recherches documentaires.

Votre profil :

• Vous détenez un DEC en techniques de la documentation et gestion de l’information, en administration, en bureautique ou dans un domaine connexe;

• Vous cumulez au moins 3 ans d’expérience dans un poste similaire, incluant un volet de gestion de système documentaire et d’archivistique;

• Vous maîtrisez la suite Microsoft 365 et êtes à l’aise avec les systèmes de gestion documentaire;

• Curiosité et facilité avec les technologies;

• Vous avez une bonne maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit, notamment pour rédiger des textes à caractère technique;

• Vous êtes reconnu(e) pour votre approche méthodique, votre sens de l’organisation et de la planification, votre jugement et votre discrétion;

• Vous savez établir vos priorités, gérer votre temps et vous adapter aux imprévus;

• Vous avez de l’aisance en communication et le sens du service, avec le souci de bien cerner les besoins des usagers;

• Vous êtes en mesure de soulever et de déplacer des boîtes d’environ 20 à 30 livres.

Caractéristiques du poste :

• Poste permanent à temps plein (35 h/semaine), avec un mode hybride qui concilie présentiel et télétravail;

• Poste syndiqué

• Classe salariale : 4

Quelques conditions de travail :

• Vacances et congés fériés;

• Avantages sociaux incluant un régime de retraite hybride, des assurances collectives

• Plateforme de santé intégrée (Dialogue) : télémédecine, programme d’aide aux employés et aux familles;

• Congés pour absence maladie et pour obligations familiales;

• Stationnement gratuit;

• Centre de la petite enfance Les Amiculteurs (au bureau de Longueuil uniquement).

Comment postuler :

Candidature externe : Déposez votre candidature en sélectionnant le bouton Postuler au haut de la page.

Candidature interne : Utilisez votre compte Workday-Employé afin de transmettre votre curriculum vitae et votre lettre de présentation.

Veuillez noter que le processus de sélection pourrait comprendre un (ou des) test(s) en complément de l’entrevue.

Les personnes intéressées ont jusqu'au 1er novembre 2026 pour déposer leur candidature.

Nous offrons des chances d’emploi égales à tous.