Company Bio
Legal Aid Ontario employees are committed to making a difference in the lives of our clients.
As an integral partner in the Justice system, working at Legal Aid Ontario is more than just a job. It's an opportunity to help people who need it the most; to ensure each client receives the access to justice afforded to them under the law.
If you are looking for a new challenge in your already meaningful career with a team dedicated to justice, and innovation in a flexible and supportive work environment consider this opportunity below.
Primary function
This position provides legal administrative support for all staff at the Refugee Law Office in Ottawa. We are seeking someone with the ability to work co-operatively as part of a team. The successful candidate will be highly organized, have strong attention to detail, and preferably have previous administrative experience in a law office. We are also seeking someone who has a demonstrated empathy towards vulnerable persons, including persons with precarious immigration status.
Home position: Ottawa - Refugee Law Office
Secondary Location: Not Applicable
Services are currently provided both virtually and on site, with minimal "on-site" supervision. Flexibility is required based on operational needs.
Reporting to: Manager, Legal Services
Key accountabilities
- Assists management and staff with intakes, summary legal advice, litigation files, and other office related tasks as required.
- Prepares client files using applicable client management software, including opening and closing files, distributing disclosures, docket and record keeping and reporting.
- Provides administrative support staff at the Refugee Law Office in Ottawa with various
tasks such as drafting correspondence, arranging interpreter or doctor appointments, arranging couriers and process servers, contacting clients and service providers, etc.
- Prepares litigation materials under the supervision of counsel, including compiling documents using PDF software and drafting affidavits.
- Liaises with clients and other service providers, internal and external, including private bar counsel, court-based services, doctors and psychiatrists, as required.
- Additional, specific duties as outlined by RLO management.
Required Skills & Experience
- Excellent verbal and written communication skills, research skills, and attention to detail.
- This position is a designated bilingual position, candidates must be able to provide services in both English and French.
- Ability to multi-task, to work collaboratively as part of a team, and to work well under pressure.
- Proven ability to learn, develop and adapt to new or modified policies and procedures in a changing environment.
- Intermediate to advanced skill level in Microsoft Office products such as Word, Outlook,Excel, and PDF software.
- Previous administrative, law clerk experience or experience in a law office an asset
- Experience in a client service role assisting vulnerable client groups an asset
- Lived experience as an immigrant and/or within immigrant and refugee communities is an asset
- Knowledge to communicate in additional languages is an asset
What do we offer?
At Legal Aid Ontario, we are committed to fostering a supportive and rewarding work environment for our employees. Our comprehensive benefits package reflects this commitment and is designed to enhance both professional and personal well-being.
We have a comprehensive health and wellness program that include dental, health and life insurance along with Basic Accidental Death & Dismemberment (AD&D) Insurance, Short-Term Disability (STD), and Long-Term Disability (LTD) coverage.
Employees at Legal Aid Ontario also enjoy generous paid time-off policy including vacation days, illness days, discretionary days and statutory holidays.
Employees are eligible to be enrolled to OPSEU Pension Plan, administered by OPSEU Pension Plan Trust Fund (OPTrust).
How to apply?
Submit a résumé and cover letter. Please clearly set out in your cover letter why you are interested in the Legal Aid Worker position, and highlight relevant experience, skills, and training that make you an ideal candidate.
Only those candidates selected for an interview will be notified.
Final candidates for this position will be required to undergo a criminal record check.
This position is represented by OPSEU and the employee will be governed by the provisions of the collective agreement and union dues will be deducted bi-weekly from date of hire.
Note: If a permanent employee, currently represented by OPSEU, is the successful candidate for this opportunity, they will return to their home position at the conclusion of this assignment, if the position continues to exist.
Please note that all applicants are encouraged to provide a valid email address for communication purposes. Applicants may receive written correspondence regarding this job posting directly to the email address provided on their résumé or to the one used to set up their Candidate Profile if applying on Njoyn.
As an applicant, it is your responsibility to ensure that you check your email regularly.
First time applying to a position with LAO?
You will need to create a profile AND then apply for the position.
Already have an Njoyn account? Just sign in and select "my jobs" to apply.
Once you have successfully applied you will receive a confirmation email.
Trouble applying? For telephone support please call 1-877-427-7717 or email support:candidate.njoynhelp@cgi.com.
Equity Statement
Building a diverse workforce that represents the communities we serve while promoting a safe culture and work environment that dismantles systemic barriers, welcomes fresh perspectives and embraces differences as a priority is a core value at LAO. LAO encourages applicants from equity-seeking groups, including but not limited to individuals who are First Nations, Inuit or Métis, Black and racialized, as well as persons with disabilities, women and members of the 2SLGBTQ+ community.
We recognize the value of equity, diversity and inclusion and are committed to addressing systemic barriers, and prioritizing, attracting and retaining diverse staff. All interested and eligible people will be considered, with due consideration to all protected grounds under the Ontario Human Rights Code.
Legal Aid Ontario values integrity, respect, responsiveness, excellence, independence, accountability, openness and consistency. Our recruitment process reflects our commitment to equity, diversity and inclusion. Accommodations are available throughout the recruitment process as well as during employment at LAO. Please direct any accommodation requests to our recruitment team.
Auxiliaire de l’aide juridique bilingue (6 mois)
Information sur l'entreprise
Le personnel d’Aide juridique Ontario est déterminé à faire une différence dans la vie de ses clients.
En tant que partenaire à part entière du système de justice, Aide juridique Ontario (AJO) offre à ses employés plus qu’un emploi. Elle offre l’occasion d’aider les personnes qui en ont le plus besoin en faisant en sorte que chaque client reçoive l’accès à la justice que leur confère la loi.
Si Vous Cherchez à Ajouter Un Nouveau Défi à Une Carrière Déjà Enrichissante, Au Sein D’une Équipe Œuvrant En Faveur De La Justice Par Des Moyens Innovants Dans Un Milieu Positif Offrant Des Modalités De Travail Souples, Songez Aux Possibilités Énoncées Ci-dessous
Sommaire du poste
L’auxiliaire de l’aide juridique apporte un soutien administratif en matière juridique à tout le personnel du Bureau du droit des réfugiés à Ottawa. Nous recherchons une personne capable de travailler en collaboration au sein d’une équipe. La personne retenue fera preuve d’un grand sens de l’organisation et d’une solide attention aux détails et, de préférence, aura une expérience précédente de travail administratif dans un cabinet d’avocats. La personne que nous cherchons aura démontré de l’empathie envers les personnes vulnérables, y compris celles dont le statut d’immigration est précaire.
Lieu de travail principal : Bureau du droit des réfugiés à Ottawa
Lieu de travail secondaire : sans objet
À l’heure actuelle, les services sont fournis virtuellement et sur place, avec une supervision minimale « sur place ». Une certaine souplesse est nécessaire en fonction des besoins opérationnels.
Supervision immédiate : cheffe ou chef des Services juridiques.
Fonctions
- Apporte assistance à la direction et au personnel dans le cadre de l’accueil, des conseils juridiques sommaires, des dossiers contentieux et d’autres tâches administratives, au besoin.
- Prépare les dossiers des clients à l’aide du logiciel de gestion de la relation avec la clientèle approprié, y compris l’ouverture et la fermeture des dossiers, la distribution des documents, la tenue de bordereaux et de dossier ainsi que la rédaction de rapports.
- Fournit un soutien administratif au personnel du Bureau du droit des réfugiés à Ottawa pour plusieurs tâches comme la rédaction de la correspondance, la prise de rendez-vous avec les interprètes et les docteurs, l’organisation des services de messagerie et d’huissiers, la prise de contact avec les clientes et clients ainsi qu’avec les prestataires de service, etc.
- Prépare les documents liés aux affaires litigieuses sous la supervision d’une avocate ou d’un avocat, notamment la compilation de documents à l’aide du logiciel de gestion des fichiers PDF et la rédaction d’affidavits.
- Sert de liaison entre les clientes et clients et les autres prestataires de service, internes ou externes, y compris les avocates et avocats du secteur privé, les services offerts dans les tribunaux, les docteures et docteurs et les psychiatres, au besoin.
- Autres tâches spécifiques définies par la direction du BDR.
Exigences
- Excellente aptitude à la communication orale et écrite, bonne aptitude en recherche et attachement au détail.
- Il s’agit d’un poste désigné bilingue. Les candidates et candidats doivent être en mesure de fournir des services en français et en anglais.
- Capacité de mener plusieurs tâches de front, de travailler au sein d’une équipe et sous pression.
- Capacité démontrée à apprendre et à élaborer des politiques et procédures nouvelles ou actualisées et à s’y adapter dans un environnement en constant changement.
- Connaissance de niveau intermédiaire de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Excel) et du logiciel de gestion des fichiers PDF.
- Une expérience préalable dans le domaine administratif, en tant qu’auxiliaire juridique ou au sein d’un cabinet d’avocats est un atout.
- Une expérience de poste en service à la clientèle auprès des clientes et clients vulnérables est un atout.
- Une expérience vécue comme immigrante ou immigrant et/ou au sein d’une communauté d’immigrants et de réfugiés est un atout.
- La capacité de communiquer dans des langues autres que l’anglais et le français est un atout.
Ce que nous offrons
À Aide juridique Ontario, nous nous engageons à favoriser un environnement de travail positif et gratifiant pour nos employés. Notre vaste éventail d’avantages sociaux reflète cet engagement et est conçu pour améliorer le bien-être professionnel et personnel.
Nous offrons un programme complet de santé et de bien-être qui comprend une assurance dentaire, une assurance maladie et une assurance-vie, ainsi qu’une assurance de base en cas de décès ou de mutilation par accident, une assurance invalidité de courte durée et une assurance invalidité de longue durée.
Les employés d’Aide juridique Ontario bénéficient également d’une politique généreuse en matière de congés payés, des jours de maladie, des jours discrétionnaires et des jours fériés.
Les employés sont admissibles au Régime de retraite du SEFPO administré par la Fiducie de pension du SEFPO (OPTrust).
Comment Postuler
Envoyer un curriculum vitæ et une lettre de motivation. Veuillez expliquer brièvement dans votre lettre de motivation les raisons pour lesquelles le poste d’auxiliaire de l’aide juridique vous intéresse et décrire l’expérience, les compétences et les formations pertinentes qui font de vous la candidate ou le candidat idéal.
Nous ne communiquerons qu’avec les personnes convoquées en entrevue.
Les candidates et candidats retenus pour ce poste devront se soumettre à une vérification du casier judiciaire.
Ce poste est syndiqué, représenté par le SEFPO et la candidate ou le candidat sélectionné devra se soumettre aux dispositions de la convention collective; les cotisations syndicales seront retenues à la source toutes les deux semaines à compter de l’entrée en fonction.
Remarque : Si une employée ou un employé permanent, actuellement représenté par le SEFPO, est la personne choisie pour cette occasion, elle retournera à son poste d’attache à la fin de l’affectation, si le poste existe toujours.
Les personnes désirant postuler à ce poste sont encouragées à fournir une adresse courriel qui servira pour la correspondance. Elles recevront une correspondance écrite concernant cette offre d’emploi directement à l’adresse électronique fournie sur leur CV ou à celle utilisée pour établir leur profil de candidature si elles ont posé leur candidature par l’entremise de Njoyn.
Il leur incombe de vérifier régulièrement leur courrier électronique.
S’agit-il de votre première demande d’emploi à AJO?
Vous devrez créer un profil AVANT de postuler.
Vous avez déjà un compte Njoyn? Il vous suffit d’ouvrir une séance et de sélectionner « my jobs » pour soumettre votre candidature.
Après que vous avez soumis votre candidature, vous recevrez un accusé de réception par courriel.
Éprouvez-vous des difficultés? Appelez au 1 877 427-7717 pour obtenir du soutien au téléphone, ou envoyez un courriel à : support:candidate.njoynhelp@cgi.com
Equity Statement
La mise en place d’un personnel reflétant la diversité des communautés que nous servons, tout en développant un lieu de travail axé sur la sécurité qui élimine les barrières systémiques, favorise de nouvelles perspectives et considère les différences comme une nécessité, constitue un pilier des valeurs fondamentales d’AJO.
AJO encourage les candidatures des membres des groupes en quête d’équité, notamment et sans s’y limiter, les membres des Premières Nations, les Métis, les Inuits, les Noirs, les membres des communautés racialisées ainsi que les personnes handicapées, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQ+.
Nous sommes conscients de la valeur de l’équité, de la diversité et de l’inclusion et nous sommes déterminés à lutter pour l’élimination des obstacles systémiques et à recruter et retenir un personnel diversifié. La candidature de toutes les personnes intéressées et qualifiées sera considérée, en prenant dûment en considération tous les motifs protégés par le
Code des droits de la personne de l’Ontario.
Aide juridique Ontario attache une grande valeur à l’intégrité, au respect, à la réceptivité, à l’excellence, à l’indépendance, à l’imputabilité, à la transparence et à la cohérence. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion. Des accommodements sont faits au long du processus ainsi que pendant l’emploi à AJO. Veuillez adresser toute demande d’adaptation à notre équipe de recrutement.
