Conseiller / Conseillère conformité et opérations

Chez Latitude, nous croyons qu’un milieu de travail sain, respectueux et inclusif n’est pas une destination, mais un engagement qui se construit chaque jour. Depuis près de huit ans, notre équipe de 52 professionnels accompagne des organisations de tous horizons dans la prévention et la gestion du harcèlement, de la violence et de la discrimination en milieu de travail.

Notre travail contribue concrètement à créer des environnements où les personnes peuvent travailler dans un climat de confiance, de respect et de sécurité. Chaque mandat est une occasion de faire évoluer les pratiques, de soutenir les organisations dans des situations complexes et, ultimement, de contribuer à des milieux de travail plus humains. En vous joignant à nous, vous ferez partie d’une équipe engagée, collaborative et profondément humaine, où l'expertise va de pair avec l’impact que nous avons auprès de nos clients et de leurs équipes!

LE RÔLE

Nous sommes à la recherche d’un(e) conseiller(ère) en conformité et opérations polyvalent(e), qui deviendra la personne de référence du cabinet sur une foule de sujets : conformité, technologies de l’information, gestion des locaux, assurances et relations avec nos fournisseurs. Une même journée pourrait commencer par la réponse à un questionnaire de conformité d’un client, se poursuivre par la préparation d’un ordinateur pour une nouvelle arrivée et se terminer par un suivi avec Redbourne pour des travaux dans nos bureaux!

Relevant du directeur principal, finance et opérations, vous agirez à titre de professionnel(le) autonome dans un rôle transversal qui vous amènera à collaborer avec l’ensemble du cabinet ainsi qu’avec nos fournisseurs externes. Ce rôle touche-à-tout vous permettra de prendre en charge des dossiers d’envergure, de structurer nos pratiques et de proposer de nouvelles façons de faire afin de soutenir la croissance de Latitude. Le poste est offert à raison de 4 ou 5 jours par semaine.

POURQUOI SE JOINDRE À LATITUDE?

Nous croyons qu'il est possible d'avoir une carrière stimulante sans compromettre son équilibre de vie. Voici ce qui distingue l'expérience Latitude :

• Une mission porteuse de sens : chaque jour, vous contribuerez au succès d'une organisation en croissance qui aide à créer des milieux de travail plus respectueux, sécuritaires et inclusifs.

• Une culture humaine, où votre voix compte : vous évoluerez au sein d'une équipe chaleureuse où l'entraide, le respect et la confiance font partie du quotidien. Nous favorisons un dialogue ouvert, sommes réceptifs aux nouvelles idées et cherchons continuellement à améliorer nos pratiques. Vous pourrez également vous impliquer dans nos différents comités selon vos intérêts (ESG, ÉDIA, SST ou social). 

• Un véritable équilibre travail-vie personnelle : formule hybride (2 journées de présence par semaine requises), journées personnelles, fermeture du cabinet durant quatre jours pendant le temps des Fêtes, possibilité de terminer à 13h tous les vendredis sous réserve de reprendre son temps, vacances concurrentielles et programme "Summer Fridays".

• Des avantages pensés pour votre bien-être : assurances collectives, REER collectif, programme d'aide aux employés, télémédecine, remboursement du cellulaire, vacances concurrentielles, accès à un gym dans l'immeuble, séance privée avec un entraîneur et remboursement de l'abonnement saisonnier à BIXI.

• Un environnement de travail distinctif : bureaux lumineux et modernes, terrasse extérieure, emplacement directement relié au REM et au métro McGill, ainsi qu'une vie d'équipe dynamique enrichie par des activités sociales tout au long de l'année.

LES RESPONSABILITÉS

Conformité et protection des renseignements personnels

• Prendre en charge l’ensemble des demandes de conformité internes.
• Mettre en place toutes les mesures liées à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels.
• Répondre aux demandes des clients visant à attester de notre conformité : questionnaires de sécurité, attestations, documentation de nos pratiques, etc.
• Réaliser un audit de conformité global du cabinet, identifier les écarts et élaborer un plan d’action priorisé.
• Proposer et mettre en place de nouvelles approches, politiques et procédures afin de nous rendre toujours plus conformes.
• Tenir à jour la documentation et les registres requis, et assurer une veille des obligations réglementaires et des meilleures pratiques.
• Sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques et les accompagner dans l’application de nos politiques au quotidien.

Conformité contractuelle

• Agir à titre de personne de liaison avec notre avocate interne pour les demandes de conformité contractuelle provenant des clients.
• Recevoir, analyser et prioriser les demandes, rassembler l’information requise auprès des équipes et assurer les suivis jusqu’à leur résolution.
• Contribuer à documenter nos engagements contractuels et veiller à leur respect dans nos façons de faire.

Technologies de l’information

• Agir à titre de personne responsable des TI à l’interne et de principale personne contact auprès de Resitek, notre fournisseur de soutien technique.
• Être la courroie de transmission entre les équipes et le fournisseur : approuver les demandes d’accès, prioriser les besoins, assurer les suivis, etc.
• Coordonner le volet technologique des arrivées et des départs : préparation des ordinateurs, ouverture et fermeture des accès, récupération du matériel, etc.
• Assurer le suivi de l’inventaire des équipements et des licences.
• Veiller, en collaboration avec Resitek, à ce que nos pratiques TI soutiennent nos exigences en matière de conformité et de sécurité de l’information.

Immeuble et aménagement des bureaux

• Agir à titre de personne contact auprès de Redbourne pour toutes les questions liées à l’immeuble.
• Coordonner, s’il y a lieu, les travaux réalisés dans nos bureaux : suivis auprès des fournisseurs, respect des échéances et communication aux équipes.

Assurances et fournisseurs

• Agir à titre de personne contact pour les assurances responsabilité du cabinet : renouvellements, mises à jour et demandes d’information.
• Gérer la relation avec nos fournisseurs : suivi des ententes, des renouvellements et de la qualité des services.
• Participer à l’évaluation des fournisseurs, notamment au regard de nos exigences de conformité et de protection des renseignements personnels.
• Proposer des idées d’outils ou de bonnes pratiques afin de continuer d’améliorer nos façons de travailler.

COMPÉTENCES

· Autonomie, sens des responsabilités et capacité à prendre des décisions éclairées

· Rigueur, jugement et souci du détail

· Intérêt marqué pour la conformité, la protection des renseignements personnels et la gestion des risques

· Connaissance de la Loi 25 et des enjeux de sécurité de l’information (un atout)

· Aisance avec les technologies et capacité à vulgariser des enjeux techniques

· Excellentes capacités d’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

· Esprit d’initiative et capacité à proposer des solutions concrètes

· Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit

· Capacité à établir des relations de confiance avec les collègues et les fournisseurs

· Discrétion et professionnalisme

Notre engagement envers l'équité, la diversité, l’inclusion et l'accessibilité

Nous sommes engagés à promouvoir l’équité, la diversité, l’inclusion et l’accessibilité au sein de notre équipe. Nous croyons que la richesse des perspectives, des expériences et des parcours contribue à créer un milieu de travail plus collaboratif et performant. Nous nous efforçons d’offrir un environnement accueillant, respectueux et accessible, où chaque personne bénéficie d’une égalité des chances et peut réaliser son plein potentiel. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous les horizons et mettons en place, au besoin, des mesures d’adaptation raisonnables tout au long du processus de recrutement afin de favoriser une expérience inclusive et accessible pour toutes et tous.

UNE PLACE VOUS ATTEND CHEZ lATITUDE!

Ce poste vous permettra de jouer un rôle important dans le bon déroulement des opérations du cabinet. Véritable point de repère pour nos équipes et nos fournisseurs, vous contribuerez concrètement à structurer nos pratiques, à renforcer notre conformité et à faire en sorte que nos opérations soutiennent pleinement notre croissance.

Nous recherchons une personne autonome, débrouillarde et à l’aise dans un environnement dynamique et en mouvement, qui aime prendre les choses en main, partager ses idées et bâtir des façons de faire durables. Si vous aimez les journées variées et les rôles où votre contribution a un impact sur l’ensemble de l’organisation, ce rôle est pour vous! Nous avons déjà hâte de faire votre connaissance!