Adjoint administratif/adjointe administrative

Description de l'entreprise

Organisme communautaire Famille et Centre de ressource périnatales.

Description de l’offre d’emploi

Soutien administratif

• Organiser et soutenir les rencontres de comités, assemblées des membres, et au besoin y participer comme personne-ressource (convocation, préparer documents, prise de notes, rédaction du compte-rendu et suivis);
• Voir à la préparation des réunions d’équipe, prise de notes, compte-rendu et suivis;
• Assurer le suivi auprès des fournisseurs de l’organisme;
• Créer et assurer la mise à jour de documents internes (politiques, procédures, outils de travail);
• Gérer les inventaires (matériel et équipements);
• Produire différents rapports statistiques afin de documenter l’évaluation des activités et programmes et s’assurer de la compilation des résultats;
• Assister la direction dans les demandes de subventions et redditions de comptes.
  
  

Gestion informatique

• Coadministrer la base de données;
• Gérer l’arborescence informatique de l’organisme;
• Assurer la maintenance et la mise à jour du parc informatique (avec firme externe) et fournir une assistance technique aux membres de l’équipe;
• Soutenir la responsable des communications dans la gestion du site internet;
• Procéder aux installations techniques lors des événements;
  
  

Comptabilité

• Doit connaitre ce qu’est un cycle comptable complet et exécuter certaines tâches de comptabilité (facturation, dépôts, etc);
• Soutenir la direction dans la préparation des dossiers de fin d’année;
  
  

Accueil et événements

• Remplacer l’agente à l’accueil et aux inscriptions 1 journée par semaine et lors de ses absences.
• Participer aux événements de l’organisme et à divers événements externes (kiosques et autres) pour promouvoir les activités et services de l’organisme.
  
  

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen
  
  

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureau
  
  

Expérience2 à 3 ansCompétences

• Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
• Polyvalence
• Engagement