Administrateur(trice) de baux

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Un rôle stratégique au cœur de la logistique

Responsabilités

Gestion et exécution des documents liés aux baux

• Préparer, coordonner et gérer l’ensemble des documents relatifs aux transactions locatives, notamment les offres de location, les contrats de bail, les prolongations, les renouvellements, les sous-locations, les ententes modificatives, les cessions de bail et les avis aux locataires.
• Superviser et réviser le travail des fournisseurs externes responsables de la documentation, en veillant à l’exactitude, à l’exhaustivité et au respect des délais établis pour l’ensemble du portefeuille immobilier.
• Coordonner la signature des documents de location avec les propriétaires, les sous-locateurs, les conseillers juridiques et les parties prenantes internes.
• Préparer et gérer les ententes de maintien dans les lieux après l’expiration d’un bail, ainsi que les ententes de location à court terme et temporaires, selon les besoins opérationnels.
• Examiner et annoter les documents de location transmis par les propriétaires, les sous-locateurs et les équipes juridiques, en signalant les clauses inhabituelles et les enjeux de conformité nécessitant une attention particulière.
• Participer aux discussions sur les conditions des baux avec les conseillers juridiques et signaler les risques juridiques ou commerciaux au spécialiste en stratégie et transactions immobilières ou à la direction de l’immobilier d’entreprise.
  
  
  

Certificats d'estoppel et documents de conformité

• Assurer la préparation et la signature des certificats d'estoppel pour l’ensemble du portefeuille immobilier, en veillant à leur exactitude, à leur exhaustivité et au respect des délais.
• Tenir à jour un registre de suivi des demandes de certificats d'estoppel en cours, des échéances de signature et des certificats finalisés.
• Veiller à ce que l’ensemble des documents juridiques, politiques et procédures liés à la conformité des baux soient à jour, exacts et respectés.
  
  
  

Administration des baux et intégrité des données du portefeuille

• Maintenir des dossiers de location exacts, complets et prêts à être audités pour l’ensemble des propriétés du portefeuille, incluant les contrats dûment signés, les modifications et les documents justificatifs.
• Analyser les contrats de bail afin d’en extraire et de consigner les principales dispositions financières, commerciales et juridiques dans les bases de données du portefeuille.
• Assurer le suivi des dates importantes des baux, notamment les options de renouvellement, les droits de résiliation, les options d’agrandissement, les ajustements de loyer et les délais de préavis.
• Garantir l’exactitude et l’intégrité des données du portefeuille dans les systèmes de gestion des baux, les plateformes de gestion intégrée des environnements de travail (IWMS) ou les bases de données immobilières.
• Saisir et mettre à jour avec précision les données relatives aux baux, aux renouvellements et aux transactions afin d’assurer leur exhaustivité et la fiabilité des systèmes.
  
  
  

Gestion des loyers et des coûts d’exploitation

• Effectuer le suivi des coûts liés aux baux, notamment les loyers de base, les frais d’exploitation récupérables et les frais d’entretien des espaces communs (CAM).
• Examiner et, au besoin, contester les rapprochements des frais d’entretien des espaces communs et les calculs des dépenses d’exploitation soumis par les propriétaires, en vérifiant leur conformité aux conditions des baux et en signalant toute anomalie.
• Soutenir l’équipe des finances dans le suivi des coûts du portefeuille, la préparation des budgets et l’analyse des écarts par rapport aux prévisions.
• Contribuer à la conformité aux normes IFRS 16 et ASC 842 en maintenant des données de location exactes nécessaires au calcul des actifs au titre du droit d’utilisation et des obligations locatives.
  
  
  

Soutien au suivi des transactions

• Tenir à jour un tableau de suivi des transactions comprenant les transactions locatives en cours, les documents en préparation, les signatures en attente et les échéances importantes à venir.
• Coordonner les échéanciers des transactions avec les courtiers, les propriétaires, les équipes juridiques et les parties prenantes internes afin d’assurer le respect des différentes étapes du processus documentaire.
• Soutenir les processus d’approbation internes en préparant les dossiers documentaires nécessaires à leur examen et à leur validation.
• Signaler les enjeux commerciaux, juridiques ou financiers relevés lors de l’examen des documents au spécialiste en stratégie et transactions immobilières ou à la direction de l’immobilier d’entreprise.
  
  
  

Coordination avec les parties prenantes

• Agir à titre de personne-ressource principale auprès des propriétaires, des sous-locateurs, des courtiers et des conseillers juridiques pour toute question liée à la documentation et à l’administration des baux.
• Collaborer avec les équipes internes, notamment les finances, les opérations et les affaires juridiques, afin de veiller à ce que les obligations locatives et les exigences de conformité soient bien communiquées et respectées.
• Fournir des mises à jour claires et régulières sur l’état d’avancement des documents, les éléments en suspens et les échéanciers de signature.
  
  
  

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales ou universitaires en droit, en administration des affaires, en immobilier ou dans un domaine connexe.
• Jusqu’à 2 ans d’expérience en administration de baux, en transactions immobilières ou en gestion immobilière dans un environnement commercial ou industriel léger.
• Bonne connaissance des documents relatifs aux baux commerciaux, de la terminologie juridique et des processus de transactions immobilières.
• Capacité démontrée à gérer simultanément un volume élevé de documents locatifs avec rigueur, précision et souci du détail.
• Expérience de collaboration avec des conseillers juridiques dans la préparation, la révision et la signature de contrats de bail.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et expérience avec des logiciels de gestion des baux, des plateformes IWMS ou des bases de données immobilières.
• Excellent sens de l’organisation, bonne gestion du temps et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique où le volume de travail est élevé.
• Excellentes aptitudes en communication et capacité à collaborer efficacement avec les propriétaires, les courtiers, les équipes juridiques et les parties prenantes internes.
• Capacité à travailler sous pression tout en maintenant un haut niveau de précision et de rigueur.
  
  
  

Atouts

• Bilinguisme français et anglais, à l’oral comme à l’écrit, compte tenu de la présence du portefeuille immobilier au Québec et des interactions avec des propriétaires et des partenaires francophones.
• Expérience dans la gestion ou la supervision de fournisseurs externes de documentation ou d’équipes d’administration des baux imparties.
• Connaissance des exigences comptables relatives aux contrats de location selon les normes IFRS 16 et ASC 842, ainsi que des données nécessaires à leur application.
• Expérience dans le soutien à la gestion de portefeuilles immobiliers dans les secteurs de la logistique, de la distribution ou de l’immobilier industriel.
  
  
  

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