Conseillère ou conseiller - Relations avec la clientèle

Mandat temporaire d'une durée approximative de 12 mois.Milieu de travail

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les Directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l'étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.

Rôle et responsabilités

La conseillère ou le conseiller – relations avec la clientèle propose et met en oeuvre un plan de communication destiné à la clientèle MBA, et effectue un ensemble d’activités de promotion et de recrutement avec la communauté du MBA.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

• Rédige et diffuse les communications hebdomadaires à l’intention de la clientèle desservie. Veille à l’utilisation efficace du système de gestion de la relation client. Met à jour différents documents d’information (guides, infolettres, courriels, etc.)
• Assure la mise à jour des outils Web (site Web, médias sociaux, sondage, etc.) et participe à la planification et création de contenus.
• Entretient des liens avec les candidats, étudiants. Répond aux demandes d’information relatives au programme, aux activités et événements du programme de MBA. Dirige les demandes vers les personnes appropriées au besoin.
• Recense et analyse les questions des candidats et des étudiants et soumet à son supérieur les éléments pouvant contribuer à l’amélioration du programme.
• Participe à la planification et à l’organisation des activités de représentation et de recrutement pour le programme de MBA (Portes ouvertes, séances d’information, salons d’affaires, webinaires, etc.).
• Représente le programme de MBA et HEC Montréal lors d’activités de représentation ou de promotion.
• • Renseigne les clients potentiels sur les caractéristiques du programme et en assure la promotion.
  • Assure le suivi des demandes d’information recueillies lors d’activités de représentation ainsi que la relance de ces candidats.
• Compile, organise et tient à jour les données et décisions relatives aux activités de son secteur. Extrait des données, les valide, les traite, les transforme, de manière à produire des listes, des indicateurs ou des graphiques, selon les besoins.
• Assure une veille sur les programmes de MBA offert dans les autres établissements d’enseignement.
• Effectue la cueillette, la synthèse et l’agencement de renseignements nécessaires à l’étude des dossiers d’admission.
• En tant que membre du comité de sélection, contribue à l’évaluation de certains éléments qualitatifs du dossier d’admission. À l’aide d’une grille d’évaluation, note son appréciation des différentes compétences des candidats.
• Soumet tout dossier requérant une attention particulière et présente ses recommandations à son supérieur; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

Profil recherché

• Baccalauréat en communications, relations publiques ou dans une discipline jugée pertinente et une (1) année d’expérience. L’absence de baccalauréat pourrait être compensée par un DEC jumelé à plusieurs années d’expérience de travail pertinentes
• Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
• Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
• Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
• Habiletés dans les communications orales et écrites
• Habiletés dans les relations interpersonnelles - Entregent, habiletés à entrer en relation avec les gens
• Sens de l’organisation et de la planification
• Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
• Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion de la relation client (ex : SalesForce, Desk.com)
• Capacité d’exercer un jugement éthique, notamment dans la gestion de l’information confidentielle ou issue de ressources organisationnelles
• Démontrer une volonté d’apprentissage, une ouverture au changement et une capacité à travailler dans un environnement en constante évolution
• Initiative et autonomie
• Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier
• Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
• Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire (atout)
  
  

Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival: 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail: mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Accès à un service de télémédecine