Milieu de travail
Le Pôle D | Dirigeant, dirigeante et direction stratégique HEC Montréal est un centre de recherche et de transfert dont la mission est de mettre la science au service des dirigeants afin de soutenir le développement économique et social du Québec. Fondé il y a quatre ans, le Pôle D a pour objectif de devenir un centre de référence international sur les enjeux liés au leadership stratégique.
Fort d’une équipe pluridisciplinaire d’une quarantaine de contributeurs - professeurs, dirigeants, experts, chercheurs et étudiants - le Pôle D a connu un développement soutenu au cours des dernières années. Ses activités s’organisent autour de trois axes :
la recherche et l’innovation, la pédagogie, et le transfert de connaissances.
Inspiré du fonctionnement d’un cabinet de conseil, le Pôle D produit, structure et valorise des connaissances au bénéfice de ses partenaires. Son modèle d’affaires repose sur des partenariats structurants avec des donateurs privés et des organismes subventionnaires. Nous produisons de la recherche et du contenu à forte valeur ajoutée, dans une logique d’impact et de diffusion stratégique.
Rôle et responsabilités
L’agent ou l’agente aux activités assure un soutien administratif, documentaire, logistique et financier de premier niveau aux activités du Pôle D. La personne titulaire de l’emploi contribue au bon fonctionnement quotidien des opérations en appuyant la préparation et le suivi de documents, la coordination de rencontres et d’activités, la mise à jour de fichiers et de tableaux de suivi, la mise en ligne de publications, ainsi que le traitement administratif de certaines opérations courantes, notamment les comptes de dépenses, la facturation, les demandes de paiement, les achats et la compilation de pièces justificatives.
PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :
- Effectue des travaux de soutien administratif et documentaire liés aux activités du Pôle D.
- Prépare, met en forme, classe et archive les documents liés aux activités du Pôle D.
- Assure la mise à jour des fichiers, des listes, des tableaux de suivi et des dossiers administratifs.
- Compile des informations de base à partir de documents, de courriels ou de fichiers existants.
- Effectue les suivis administratifs courants auprès des membres de l’équipe, des partenaires et des collaborateurs.
- Prépare et transmet les informations, les documents et les pièces justificatives requis.
- Appuie le traitement administratif des opérations financières courantes du Pôle D.
- Prépare, vérifie et transmet les comptes de dépenses conformément aux procédures applicables.
- Participe à la préparation et au suivi des factures, des demandes de paiement, des bons de commande, des demandes d’achat et des autres documents administratifs liés aux dépenses.
- Compile et classe les pièces justificatives requises.
- Effectue les suivis administratifs auprès des fournisseurs, des partenaires, des membres de l’équipe et des services internes concernant les paiements, les remboursements, les achats ou les documents manquants.
- Met à jour les fichiers de suivi liés aux dépenses, aux paiements, aux achats et aux engagements administratifs.
- Signale à la direction toute information manquante, toute incohérence ou toute situation nécessitant une validation.
- Veille à l’organisation logistique et matérielle des rencontres et des activités du Pôle D.
- Coordonne l’organisation matérielle des rencontres, des comités, des événements et des activités publiques.
- Effectue les réservations de salles, les commandes, les invitations, les confirmations et les suivis logistiques.
- Prépare les listes de participants, les documents de réunion, les ordres du jour et les comptes rendus simples.
- Appuie la coordination avec les fournisseurs, les services internes et les partenaires concernés par les activités.
- Assure les suivis administratifs requis à la suite des rencontres et des événements.
- Contribue à la mise en ligne et à la diffusion des publications et des contenus du Pôle D.
- Appuie la mise en ligne des publications, des contenus et des documents sur les plateformes prévues.
- Prépare les fichiers, les visuels, les liens et les informations nécessaires à leur diffusion.
- Tient à jour les listes de publications, de contenus, de contacts et d’activités de diffusion.
- Collabore avec les personnes responsables des communications et de la production de contenu.
- Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.
Profil recherchéSCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE
- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugées pertinente
- Minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente
CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES À L’EMPLOI
- Bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
- Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant, notamment Word, Excel, Outlook, Teams et SharePoint
- Bonne connaissance des méthodes de préparation, de mise à jour et de classement de documents, de fichiers, de listes et de tableaux de suivi.
- Connaissance des procédures administratives liées aux comptes de dépenses, aux factures, aux paiements, aux achats et aux pièces justificatives.
APTITUDES ET QUALITÉS RECHERCHÉES
- Sens de l’organisation, rigueur et souci du détail.
- Autonomie et capacité à effectuer des suivis avec diligence.
- Discrétion et jugement dans le traitement de l’information.
- Esprit de service et capacité à collaborer avec différents interlocuteurs internes et externes.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à établir les priorités.
ATOUT
- Attestation d’études collégiales dans un domaine relié à l’administration, la bureaucratique ou la planification d’évènements
Avantages
- 23 jours de vacances annuelles après un an de service
- 16 jours fériés
- Horaire estival: 10 vendredis d'été (selon la politique en vigueur)
- Aménagement de temps de travail: mode hybride
- Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
- Programme d’assurances collectives
- Accès à un service de télémédecine
