Milieu de travail
HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.
Les principaux champs d’activité du
Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.
Les
Directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité : analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l‘étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.
Rôle et responsabilités
L’agent ou l’agente à l’admission répond aux demandes de renseignement concernant l’admission et les programmes de certificats et les microprogrammes de 1er cycle, procède à l’analyse des demandes d’admission et émet les verdicts d’admission, d’admission conditionnelle ou de refus.
PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :
- Étudie les demandes d’admission provenant des systèmes d’éducation québécois et étrangers nécessitant une étude plus approfondie sans égard à l’expérience de travail, les recommandent aux autorités concernées s’il y a lieu et s’assure des réponses rendues avant d’en transmettre le contenu aux candidats :
- Établit le niveau du programme d’études suivi en regard de sa durée, sa structure, son contenu et ses conditions d’admission.
- Situe le diplôme dans le contexte du système d’enseignement où il a été obtenu et détermine sa place relative par rapport aux autres diplômes de ce système.
- Analyse les pièces soumises en regard des critères d’admission du programme concerné.
- Se réfère aux différentes ressources disponibles ou au coordonnateur du programme pour les cas spéciaux.
- Applique les verdicts d’admission, d’admission conditionnelle ou de refus.
- Assure le service à la clientèle de deuxième niveau pour les demandes de renseignements concernant l’admission et en assure la promotion.
- S’informe des nouveautés et des modifications relatives à l’ensemble des programmes d’études de certificats et de microprogrammes de 1er cycle ainsi que des autres programmes offerts à HEC Montréal.
- Confirme aux étudiants les informations relatives à leur demande d’admission dans le respect des principes et des règles concernant l’accès aux renseignements personnels.
- Au besoin, informe les candidats au dossier refusé des motifs justifiant cette décision.
- Étudie les demandes de reconsidération de verdict.
- Le cas échéant, informe les candidats au dossier toujours refusé des motifs justifiant cette décision; propose, au besoin, des solutions alternatives.
- Assure le suivi et le traitement des dossiers des candidats admis sous conditions.
- Sur présentation des pièces requises, met à jour les dossiers dans le système de gestion intégré.
- Relance les étudiants inscrits dont le dossier n’est pas conforme; les informe des conditions et des délais à respecter afin de pouvoir étudier à HEC Montréal.
- Applique les procédures appropriées (désinscription, refus) aux dossiers ne respectant pas les conditions d’admission.
- Participe à l’accueil des candidats et des étudiants lors des séances d’information et représente HEC Montréal lors des activités de recrutement et de promotion.
- Renseigne les clients potentiels sur les caractéristiques des programmes d’études de son secteur et en assure la promotion.
- Au besoin, supporte les agents-conseil aux études de son secteur dans leurs responsabilités.
- Agit comme personne-ressource lors de l’élaboration et de la révision des procédures administratives et pédagogiques. Suit les divers processus et calendrier opérationnel établis pour la gestion de l’admission.
- Rédige, vérifie ou tient à jour divers dossiers (lettres, statistiques, jurisprudence règlements, procédures et guides). Extrait des données, les valide, les traite et les transforme de manière à produire des listes.
- Soumet tout dossier requérant une attention particulière et soumet ses recommandations à sa supérieure; effectue toute autre tâche à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.
Profil recherché
- Diplôme d’études collégiales dans une discipline jugée pertinente et un minimum de six années d’expérience de travail pertinente
- Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
- Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
- Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
- Habileté dans les relations interpersonnelles, dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites.
- Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
- Capacité d’analyse et de synthèse, habileté pour la résolution de problèmes
- Sens de l’organisation et de la planification, initiative et autonomie
- Capacité à travailler en équipe, sur plusieurs dossiers en même temps et dans des délais restreints. Bonne gestion du stress
- Rigueur et équité dans l'application de règles
- Respect des règles d’éthique relative à la gestion de dossiers confidentiels
- Disponible pour effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier
- Connaissance du système d’éducation et du milieu universitaire
- Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex : PeopleSoft, SAP)
- Connaissance de logiciels Visio, Qualtrics, SharePoint et Adobe Pro
Avantages
- 23 jours de vacances annuelles après un an de service
- 16 jours fériés
- Horaire estival: 10 vendredis d'été
- Aménagement de temps de travail: mode hybride
- Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
- Programme d’assurances collectives
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Accès à un service de télémédecine
