Title: Executive Assistant
Salary: Competitive + Benefits
Status: Permanent, Full time
Location: Montreal, Quebec
KEY RESPONSIBILITIES
EXECUTIVE & BOARD SUPPORT
- Provide proactive administrative support to executives and board members, including calendar management, meeting coordination, scheduling, and travel arrangements.
- Coordinate and manage executive and board meeting logistics, including meeting invitations, venue arrangements, catering, materials preparation, and follow-up activities.
- Manage executive travel, including flights, hotels, ground transportation, itineraries, and expense reporting.
- Maintain confidential records, files, corporate records, and documentation related to Board and executive activities.
- Assist with planning and coordinating executive meetings, investor meetings, management offsites, and corporate events.
- Support senior management with special projects, research assignments, and administrative initiatives.
CORPORATE & TEAM SUPPORT
- Coordinate internal events, employee meetings, training sessions, and team-building activities.
- Support corporate communications and administrative initiatives across multiple departments.
- Coordinate meeting logistics, including facilities, catering, and hospitality arrangements for internal and external meetings.
- Assist with invoice processing, expense tracking, and vendor administration as required.
- Participate in special projects and contribute to process improvement initiatives that enhance organizational effectiveness.
OFFICE ADMINISTRATION & COORDINATION
- Help ensure the smooth day-to-day operation of the Montreal office.
- Welcome visitors and ensure a professional experience for clients, investors, and business partners.
- Coordinate relationships with local vendors, building management, service providers, and courier services.
QUALIFICATIONS & EXPERIENCE
- College diploma or university degree in Business Administration, Office Administration, Communications, or a related discipline.
- 7+ years of experience as an Executive Assistant, Senior Administrative Assistant, Office Manager, or similar role supporting senior executives.
- Experience within financial services, investment management, professional services, legal, accounting, or other executive-driven environments is preferred.
- Advanced proficiency in Microsoft Office, including Outlook, Word, PowerPoint, Teams, and Excel.
- Experience coordinating travel, board meetings, executive events, and complex scheduling requirements.
- Strong organizational, planning, and time-management skills.
- Exceptional attention to detail and ability to manage multiple priorities simultaneously.
- Strong interpersonal skills and a highly professional, client-focused approach.
- Demonstrated ability to handle confidential and sensitive information with discretion.
- Self-motivated, resourceful, and capable of working independently with minimal supervision.
- Strong judgment, problem-solving capabilities, and a proactive attitude.
KEY ATTRIBUTES
- Professional and polished presence.
- High degree of integrity, discretion, and confidentiality.
- Strong sense of ownership and accountability.
- Service-oriented mindset with a willingness to support a growing organization.
- Flexible, adaptable, and comfortable working in a dynamic environment.
- Collaborative team player with excellent relationship management skills.
We thank all candidates for showing interest in this role; however, only retained candidates will be contacted.
For more information on our recruitment service, please visit our website www.groomassocies.com
Titre: Adjoint(e) exécutif(-ive)
Salaire : Concurrentiel + Avantages sociaux
Statut : Permanent, temps plein
Lieu : Montréal, Québec
RESPONSABILITÉS CLÉS
SOUTIEN À LA DIRECTION ET AU CONSEIL D'ADMINISTRATION
- Offrir un soutien administratif proactif aux cadres et aux membres du conseil, incluant la gestion des calendriers, la coordination des réunions, la planification et les déplacements.
- Coordonner et gérer la logistique des réunions exécutives et du conseil d'administration, y compris les invitations, l'organisation des lieux, la restauration, la préparation des documents de réunion et les activités de suivi.
- Gérer les déplacements des cadres, y compris les vols, les hôtels, le transport terrestre, les itinéraires et la déclaration des dépenses.
- Tenir des registres, dossiers et documents confidentiels liés aux activités du conseil et de la direction.
- Aider à la planification et à la coordination des réunions exécutives, des rencontres avec les investisseurs, des rencontres stratégiques de direction et des événements corporatifs.
- Soutenir la haute direction avec des projets spéciaux, des missions de recherche et des initiatives administratives.
SOUTIEN CORPORATIF ET D'ÉQUIPE
- Coordonner les événements internes, les réunions d'employés, les séances de formation et les activités de consolidation d'équipe.
- Soutenir les communications corporatives et les initiatives administratives à travers plusieurs départements.
- Organiser la réservation de salles de réunion, la restauration et les arrangements d'hospitalité pour les réunions internes et externes.
- Aider au traitement des factures, au suivi des dépenses et à l'administration des fournisseurs au besoin.
- Participer à des projets spéciaux et contribuer à des initiatives d'amélioration des processus qui améliorent l'efficacité organisationnelle.
ADMINISTRATION ET COORDINATION DE BUREAU
- Aider à assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau de Montréal.
- Accueillir les visiteurs et assurer une expérience professionnelle pour les clients, investisseurs et partenaires d'affaires.
- Coordonner les relations avec les fournisseurs locaux, la gestion du bâtiment, les fournisseurs de services et les services de messagerie.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
- Diplôme collégial ou universitaire en administration des affaires, administration de bureau, communications ou discipline connexe.
- Minimum 7 ans d'expérience en tant qu'adjoint(e) exécutif(-ive), adjoint(e) administratif(-ive) principal(e), gestionnaire de bureau ou un rôle similaire en soutien aux cadres supérieurs.
- Expérience dans les services financiers, la gestion de placements, les bureaux de gestion de patrimoine familial, les services professionnels, le juridique ou le milieu corporatif est privilégiée.
- Maîtrise avancée de Microsoft Office, incluant Outlook, Word, PowerPoint, Teams et Excel.
- Expérience dans la coordination de déplacements, de réunions du conseil d'administration, d'événements exécutifs et d'exigences complexes en matière d'horaires.
- Solides compétences organisationnelles, en planification et en gestion du temps.
- Excellente attention aux détails et capacité à gérer simultanément de multiples priorités.
- Solides compétences interpersonnelles et une approche très professionnelle et centrée sur le client.
- Capacité démontrée à manipuler des informations confidentielles et sensibles avec discrétion.
- Autonome, débrouillard(e) et capable de travailler avec un minimum de supervision.
- Jugement solide, capacités de résolution de problèmes et attitude proactive.
ATTRIBUTS CLÉS
- Une présence professionnelle et soignée.
- Un haut degré d'intégrité, de discrétion et de confidentialité.
- Un fort sentiment d'appartenance et de responsabilité.
- Un état d'esprit orienté vers le service avec une volonté de soutenir une organisation en croissance.
- Flexible, adaptable et à l'aise de travailler dans un environnement dynamique.
- Esprit d'équipe collaboratif avec d'excellentes compétences en gestion des relations.
Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt pour ce rôle; cependant, seuls les candidats retenus seront contactés.
Pour plus d'informations sur notre service de recrutement, veuillez visiter notre site Web www.groomassocies.com
